Begin bij het doel van je evenement

Een evenement voor relaties vraagt om een andere opzet dan een interne kennissessie of een personeelsfeest. Wil je vooral dat mensen netwerken en elkaar spreken, dan werkt een staande opstelling beter dan rijen stoelen. Staat er een presentatie, een lezing of een prijsuitreiking op het programma, dan heeft iedereen een zitplek nodig met goed zicht op de spreker. Veel zakelijke evenementen combineren beide: eerst een inhoudelijk deel, daarna een borrel.

Schrijf daarom eerst het programma uit, met tijden en per onderdeel het verwachte aantal gasten. Dat is de basis voor alles wat volgt, van het meubilair tot de catering en de verlichting.

Huren of kopen, de afweging voor ondernemers

Voor een eenmalig of jaarlijks evenement is kopen zelden logisch. Je hebt opslagruimte nodig, je moet het meubilair zelf vervoeren en na een paar jaar is het verouderd of beschadigd. Huren geeft meer flexibiliteit: je kiest per evenement precies wat je nodig hebt en past het aantal aan op het aantal aanmeldingen.

Een praktisch voordeel van huren is dat je ook kunt variëren in stijl. Voor een formele relatieavond past een andere uitstraling dan voor een zomerse barbecue met het team. Wie bijvoorbeeld stoelen huren overweegt, kan kiezen uit verschillende typen, zoals stapelbare kuipstoelen, klapstoelen, congresstoelen voor een presentatie en dinerstoelen voor een zittend diner. Zo sluit het meubilair aan op het karakter van de bijeenkomst.

Zitten, staan of allebei

Bij een presentatie met rijen stoelen is het belangrijk om voldoende ruimte tussen de rijen te laten en een middenpad of zijpaden vrij te houden. Gasten moeten tussendoor kunnen opstaan zonder de hele rij te laten opschuiven. Houd er rekening mee dat de locatie eisen kan stellen aan vrije vluchtwegen. Overleg daarom altijd met de beheerder van de ruimte over het maximale aantal personen en de opstelling.

Voor het netwerkdeel zijn statafels het uitgangspunt. Ze geven gasten een plek om een glas of bord neer te zetten en zorgen dat groepjes ontstaan zonder dat mensen vastzitten aan één tafel. Zet ze verspreid door de ruimte, niet allemaal langs de wand, zodat gasten vanzelf rondlopen. Een paar zitplekken aan de rand zijn welkom voor wie niet de hele tijd wil staan.

Buffet, registratie en werkplekken

Naast stoelen en statafels heb je bij een zakelijk evenement vaak tafels nodig voor specifieke functies. Denk aan een registratietafel bij de ingang waar gasten zich melden en een badge ophalen, een buffettafel voor de catering en eventueel een tafel voor de techniek bij een presentatie. Ook een tafel voor folders of productdemo's is handig bij een open dag of opening. Bij tafels huren kun je die functies los invullen, met klaptafels in verschillende maten, buffettafels en statafels met een bijpassende rok.

Let bij het plannen op de looproutes. De registratie moet direct bij de ingang staan, het buffet op een plek waar rijen geen doorgang blokkeren en de bar niet in een hoek waar gasten zich ophopen.

Plan de logistiek vooraf

Wat vaak wordt onderschat, is de logistiek rond levering en ophalen. Spreek vooraf af wanneer het meubilair wordt afgeleverd, wie het opbouwt en hoe laat het weer wordt opgehaald. Controleer of de locatie een laadplek heeft, of er een lift is en hoeveel tijd je hebt tussen het openen van de zaal en de komst van de eerste gasten. Wijs intern één aanspreekpunt aan dat op de dag zelf beschikbaar is voor de leverancier.

Met een helder programma, een plattegrond en duidelijke afspraken over levering wordt meubilair een van de makkelijkste onderdelen van je evenement. Dan houd je tijd en aandacht over voor waar het eigenlijk om draait, het gesprek met je gasten.