Toch is alleen zoeken naar het laagste stroom- of gastarief niet voldoende. Zakelijke energiecontracten verschillen ook in vaste kosten, kortingen, looptijd en voorwaarden. Bovendien is een zakelijk energiecontract voor een ondernemer niet in iedere situatie automatisch de beste keuze.
Vooral voor zzp’ers die vanuit huis werken, ligt dat genuanceerder.
Zakelijke energie is geen standaardproduct
Een kantoor, winkel, werkplaats en horecazaak gebruiken allemaal energie, maar op een heel andere manier.
Bij een kantoor wordt een relatief groot deel van de elektriciteit tijdens kantooruren gebruikt voor computers, verlichting en klimaatbeheersing. Een winkel heeft langere openingstijden en een horecabedrijf kan juist veel elektriciteit en gas gebruiken voor keukenapparatuur, koeling en verwarming.
Het verbruik bepaalt daardoor mede welk energiecontract financieel aantrekkelijk is.
Ook relatief kleine prijsverschillen kunnen bij een hoger verbruik aantikken. Een bedrijf dat jaarlijks 25.000 kWh elektriciteit gebruikt, is bij een prijsverschil van 2 cent per kWh op jaarbasis € 500 meer of minder kwijt. Bij 50.000 kWh gaat het bij hetzelfde prijsverschil om € 1.000.
Daarbij zijn eventuele verschillen in vaste kosten en kortingen nog niet meegenomen.
Vergelijken in plaats van onderhandelen
Voor veel zzp’ers en mkb-bedrijven is het niet nodig om afzonderlijk bij energieleveranciers offertes op te vragen of over tarieven te onderhandelen.
Kleinzakelijke energiecontracten kunnen rechtstreeks naast elkaar worden gezet. Via zakelijk energie vergelijken bij Energievergelijker.nl kunnen ondernemers beschikbare contracten vergelijken op basis van onder meer het adres en jaarverbruik van het bedrijf.
De zakelijke vergelijker is specifiek ingericht voor het mkb. Bedrijven met een elektriciteitsaansluiting groter dan 3 x 80 ampère vallen in de categorie grootzakelijk en kunnen geen gebruikmaken van zo’n reguliere kleinzakelijke vergelijker.
Voor het grootste deel van de zzp’ers en kleinere bedrijven is vergelijken daarmee vooral een kwestie van de juiste gegevens invoeren en vervolgens naar de totale kosten en voorwaarden kijken.
Dat is een wezenlijk verschil met grotere zakelijke energiecontracten, waarbij maatwerk en offertes een grotere rol kunnen spelen.
Kijk verder dan de prijs per kilowattuur
De meest voor de hand liggende manier om twee energiecontracten te vergelijken, is kijken naar de prijs per kilowattuur elektriciteit en kubieke meter gas.
Maar daarmee is nog niet duidelijk welk contract onderaan de streep het voordeligst is.
Een leverancier met een iets hoger stroomtarief kan bijvoorbeeld lagere vaste kosten rekenen of een korting aanbieden. Bij een andere leverancier kan precies het tegenovergestelde gelden.
Het werkelijke verschil wordt pas zichtbaar wanneer alle kosten over dezelfde periode worden berekend.
Voor ondernemers met een relatief hoog energieverbruik is dat extra relevant. Een klein tariefverschil wordt immers vermenigvuldigd met duizenden of tienduizenden kilowatturen.
De beste vergelijking is daarom niet: welke leverancier rekent het laagste tarief? Maar: wat zijn bij mijn bedrijfsverbruik de verwachte totale kosten?
Vast, variabel of dynamisch is ook een bedrijfskeuze
Naast de leverancier speelt de contractvorm een steeds grotere rol.
Met een vast energiecontract worden de leveringstarieven voor een afgesproken periode vastgelegd. Dat geeft een ondernemer meer zekerheid over een deel van de energiekosten.
Bij een variabel contract kunnen de tarieven tussentijds veranderen. Een dynamisch contract volgt de energiemarkt nog directer: elektriciteitsprijzen veranderen per uur en de gasprijs doorgaans dagelijks.
Welke constructie aantrekkelijk is, hangt niet alleen af van de energieprijs.
Voor een onderneming kan voorspelbaarheid bijvoorbeeld belangrijk zijn voor de begroting. Een ander bedrijf kan juist mogelijkheden hebben om het elektriciteitsverbruik te verschuiven.
Denk aan het opladen van elektrische bedrijfswagens, het gebruik van bepaalde machines of andere processen die niet noodzakelijk op een vast tijdstip hoeven plaats te vinden.
Daarmee wordt het energiecontract steeds meer onderdeel van de bedrijfsvoering.
Elektrificatie maakt het energiecontract belangrijker
Die ontwikkeling wordt versterkt doordat steeds meer bedrijfsprocessen elektrisch worden.
Een onderneming die een elektrische bedrijfsauto aanschaft en deze dagelijks op het bedrijf laadt, ziet het stroomverbruik toenemen. Hetzelfde geldt bij elektrische verwarming, warmtepompen of uitbreiding van machines en apparatuur.
Daardoor kan een energiecontract dat enkele jaren geleden prima bij het bedrijf paste inmiddels minder aantrekkelijk zijn.
Ook zonnepanelen veranderen de rekensom. Een bedrijf dat overdag veel van zijn eigen opgewekte elektriciteit direct gebruikt, heeft een ander energieprofiel dan een onderneming die een groot deel van de zonnestroom teruglevert.
Het loont daarom om opnieuw te vergelijken wanneer het energiegebruik van een bedrijf structureel verandert.
Voor een zzp’er aan huis ligt het anders
Niet iedere ondernemer heeft een afzonderlijk bedrijfspand. Nederland telt veel zzp’ers die vanuit hun eigen woning werken.
Voor hen is een zakelijk energiecontract niet vanzelfsprekend de beste oplossing.
Energievergelijker.nl wijst er in zijn informatie over een kantoor aan huis op dat particuliere en zakelijke contracten afzonderlijk moeten worden beoordeeld. Een particulier energiecontract kan voor een thuiswerkende ondernemer in bepaalde situaties gunstiger zijn.
Dat is logisch. Wie thuis voornamelijk een laptop, beeldschermen en andere kantoorapparatuur gebruikt, heeft een totaal ander verbruik dan een onderneming met machines, koeling of een groot bedrijfspand.
Het woord ‘zakelijk’ op een contract maakt een energiecontract dus niet automatisch voordeliger voor een ondernemer.
Ook fiscaal is zakelijk niet hetzelfde als aftrekbaar
Daar komt een tweede misverstand bij.
Het soort energiecontract en de fiscale behandeling van energiekosten zijn twee verschillende zaken. Het afsluiten van een zakelijk contract betekent niet automatisch dat de volledige energierekening als zakelijke kosten kan worden opgevoerd.
Voor ondernemers die vanuit huis werken gelden fiscale voorwaarden voor het toerekenen van kosten aan de onderneming. Welke kosten aftrekbaar zijn, hangt onder meer af van de situatie en het gebruik van de werkruimte.
Daarom is het verstandig om bij een energiecontract voor een kantoor aan huis niet alleen naar de tarieven te kijken, maar ook onderscheid te maken tussen de contractkeuze en de fiscale verwerking van de kosten.
Bij twijfel over die fiscale behandeling is een boekhouder, fiscalist of de Belastingdienst uiteindelijk de aangewezen bron.
Wanneer is het verstandig opnieuw te vergelijken?
Een energiecontract hoeft niet iedere maand opnieuw onder de loep te worden genomen. Er zijn wel momenten waarop opnieuw vergelijken logisch is.
Het aflopen van een bestaand contract is het meest voor de hand liggende moment. Maar ook een verhuizing, uitbreiding van het bedrijf of een duidelijke verandering van het energieverbruik kan aanleiding zijn.
Denk aan extra personeel, langere openingstijden, nieuwe apparatuur, elektrische bedrijfswagens, een warmtepomp of zonnepanelen.
In al die gevallen verandert het verbruiksprofiel van de onderneming. Een contract dat bij het oude verbruik aantrekkelijk was, hoeft dat bij de nieuwe situatie niet meer te zijn.
Niet ingewikkelder maken dan nodig
Voor ondernemers is energie uiteindelijk gewoon een inkoopkostenpost.
Het verschil met veel andere zakelijke inkopen is dat het product zelf niet verandert wanneer een bedrijf van leverancier wisselt. De elektriciteit en het gas blijven via hetzelfde netwerk binnenkomen.
Wat wel verandert, zijn leverancier, prijs, contractvorm en voorwaarden.
Juist daarom hoeft het beoordelen van een energiecontract geen ingewikkeld inkooptraject te zijn. Voor zzp’ers en mkb-bedrijven met een kleinzakelijke aansluiting kunnen beschikbare contracten rechtstreeks met elkaar worden vergeleken.
De belangrijkste stap is daarbij niet onderhandelen, maar rekenen.
Wat gebruikt het bedrijf? Wat zijn de totale kosten? Welke looptijd past bij de onderneming? En hoeveel prijszekerheid is gewenst?
Wie die vragen periodiek opnieuw stelt, behandelt energie zoals iedere andere serieuze bedrijfskostenpost: niet als een gegeven, maar als iets waarop een ondernemer zelf invloed kan uitoefenen.
