1. Welke faciliteiten heb je nodig?
Bepaal hoeveel werkplekken je nodig hebt, voor nu en in de nabije toekomst. Bedenk daarna welke faciliteiten je nog meer nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Denk aan internet, vergaderruimtes, opslagplek, parkeerplekken, keukenfaciliteiten, receptiediensten en beveiliging.
2. Bereken hoeveel ruimte (m²) je nodig hebt
Bereken de ruimte die je wilt huren op basis van je inrichting. Reken voor een werkplek minimaal 4 m², dit is volgens richtlijn de ‘NEN 1824’. Dan is er ruimte voor een bureau, bureaustoel en circulatieruimte. Voor (lade)kasten kun je 1 m² rekenen en voor vergadervoorzieningen 2 m²per persoon.
3. Bepaal de locatie en ligging
Welke locatie heb je in gedachten? Bedenk naast de plaatsnaam of regio, ook aan welke omgeving je voorkeur heeft. Past een rustige omgeving in de natuur of juist een drukke winkelstraat bij jouw bedrijf? Wil je goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, fiets of auto?
4. Wat is je budget en ideale contractduur?
Stel een realistisch budget op voor de huur van je kantoorruimte en kosten zoals inrichting, servicekosten, onderhoud en eventuele aanpassingen aan de ruimte. Denk ook na over je gewenste contractduur. Voor welke periode wil je de ruimte huren? Een korte periode biedt flexibiliteit, terwijl een langere termijn vaak financieel voordeliger is.
5. Vind jouw ideale kantoorruimte op Huurbieding.nl
Nu je precies weet wat je zoekt, is het tijd om de perfecte kantoorruimte te vinden. Op Huurbieding.nl heb je toegang tot een uitgebreid aanbod van meer dan 650 verhuurders door heel Nederland. Of je nu op zoek bent naar een vaste kantoorruimte, een flexibele werkplek, self storage, of een praktijkruimte, bij ons vind je eenvoudig een ruimte die bij jouw bedrijf past.
Met gebruiksvriendelijke zoekfilters kun je snel je voorkeuren instellen op basis van locatie, grootte, budget en faciliteiten. Zodra je een geschikte ruimte hebt gevonden, kun je direct en kosteloos contact opnemen met de verhuurder. Dit geeft je de mogelijkheid om snel vragen te stellen en een afspraak te maken voor een bezichtiging, zonder tussenkomst van derden.
6. Plan een bezichtiging en proef de sfeer
Heb je een ruimte gevonden die aan jouw wensen voldoet? Plan dan een bezichtiging om de ruimte in het echt te ervaren. Dit is het moment om de sfeer te proeven en te beoordelen of de ruimte praktisch en inspirerend genoeg is voor jouw bedrijfsactiviteiten. Let tijdens de bezichtiging op de staat van het pand, de aanwezige faciliteiten en de omgeving. Maak foto’s en notities, zodat je later goed kunt vergelijken en een weloverwogen keuze kunt maken.
7. Onderhandel over de huurprijs en voorwaarden
Een goede onderhandeling bespaart je niet alleen geld, maar zorgt ook voor gunstige voorwaarden. Lees het voorstel en de huurvoorwaarden kritisch door. Let daarbij op de huurprijs en betalingsvoorwaarden, onderhoudsverplichtingen, verzekeringen en eventuele beperkingen van gebruik van de ruimte.
Onderzoek dan marktprijzen in de omgeving en vergelijk die met de gevraagde huurprijs. Bepaal wat voor jou belangrijk is en onderhandel dan over de huurprijs, duur van het huurcontract, opzegtermijn, servicekosten of renovaties. Wellicht kun je verbeteringen aan de ruimte of een opstartvrije maand bedingen. Leg alles schriftelijk vast, dat voorkomt misverstanden.
8. Teken je huurcontract
Heb je een akkoord bereikt met de verhuurder? Dan is het tijd om het huurcontract te tekenen. Neem het contract zorgvuldig door en stel vragen als iets onduidelijk is. Zo weet je precies waar je aan toe bent. Na ondertekening ontvang je een kopie voor je eigen administratie. Dit is ook het moment waarop je de borg en de eerste huurtermijn betaalt. Vanaf nu is het officieel: je hebt jouw nieuwe kantoorruimte gevonden!
9. Plan je verhuizing
Nu begint het leuke gedeelte: je verhuizing plannen! Kies een verhuisdatum die goed past binnen je bedrijfsplanning en begin op tijd met de voorbereidingen. Zorg dat je IT-apparatuur, meubels en andere benodigdheden klaarstaan voor de overstap.
Huurbieding.nl helpt je graag verder met praktische ondersteuning, zoals hulp bij de inrichting, beveiliging en verzekeringen. Vergeet niet om je nieuwe adres door te geven aan leveranciers, klanten en andere relevante instanties. Met een goed georganiseerde verhuizing kun je binnen de kortste keren aan de slag in je nieuwe kantoor!
Stap voor stap heb je nu je ideale kantoorruimte gevonden. Tijd voor een feestje! Hoe je het ook wilt vieren, van een feestelijke post op social media tot een grote housewarming. Doe wat bij jou en je bedrijf past.
