Personeelsdossier en bewaartermijnen

Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het bewaren, maar ook voor het op tijd vernietigen van gegevens. In een personeelsdossier staan veel medewerkergegevens en hiervoor gelden bepaalde regels en richtlijnen. De stelregel is: je mag gegevens niet langer bewaren dan nodig. Dit om de privacy van de (oud)medewerkers te kunnen garanderen. Maar welke termijnen hangen er aan de verschillende gegevens en waarom? Je lees het in dit artikel.

Bewaartermijn gegevens medewerkers

Er zijn in je bedrijf heel waarschijnlijk gegevens van drie typen personen aanwezig. De eerste, en meest voorkomende groep, zijn je medewerkers. Wanneer zij in dienst komen is het jouw taak een deugend personeelsdossier samen te stellen. De kans is groot dat jouw HR- en salarisadministratiesysteem veel werk uit handen kan nemen om het dossier bij te houden. Zo worden nieuwe documenten bijvoorbeeld automatisch toegevoegd aan het dossier.

Gegevens van oud-medewerkers bewaren

Gaat een medewerker uit dienst? Let dan op! In dit proces wordt namelijk wel actie van jou als werkgever verwacht. Je krijgt namelijk te maken met regels en wetgeving rondom bewaartermijnen. Alle gegevens die je twee jaar moet bewaren komen voort uit richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming, ook wel bekend als de AVG. De gegevens die je langer moet bewaren zijn uitzonderingen en documenten die je nodig hebt om aan bepaalde wetten (bijvoorbeeld de archief- en belastingwet) en fiscale verplichtingen te kunnen voldoen. Hieronder vind je alle aanbevolen bewaartermijnen, van lang bewaren naar kort bewaren.

Deze gegevens bewaar je tot 7 jaar na het einde van het dienstverband:

Basisgegevens van de medewerker
Datum van de indiensttreding
De arbeidsovereenkomst met salarisafspraken en inclusief arbeidsvoorwaarden
Afstandsverklaring woon-werkverkeer
De complete salarisadministratie

Tot 5 jaar na het einde dienstverband heb je deze gegevens nog in je bezit:

Loonbelastingverklaringen
Kopie van het identiteitsbewijs, welke bij aanvang van het dienstverband is gemaakt

Deze gegevens bewaar je tot 2 jaar na het einde van het dienstverband:

De sollicitatiegegevens zoals de motivatiebrief, cv en referenties
De arbeidsovereenkomst zonder salarisafspraken
VOG
Al het schriftelijk contact dat er met en rondom een medewerker is geweest tijdens de functie (denk hierbij aan rechtstreeks contact over de functie, maar ook het contact met een bedrijfsarts of het UWV)
Schriftelijke uitwerkingen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken
Verslagen rondom ziekteverzuim en bij langdurige ziekte rondom de wet verbetering poortwachter

Sollicitanten

Voor sollicitanten die je aanneemt gaan de medewerker richtlijnen en misschien uiteindelijk ook oud-medewerker richtlijnen gelden, maar voor sollicitanten die niet door de procedure komen gelden andere regels. Het is aan te raden de gegevens zoals de motivatiebrief en cv, maar bijvoorbeeld ook een assessment dat is afgenomen in het sollicitatieproces binnen 4 weken te vernietigen. Wil je ze langer bewaren omdat je verwacht dat je binnen een jaar wel een passende functie hebt, dan moet je dat specifiek vragen.

Is jouw pensioenpot al gevuld voor een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

Nanda den Hartog

Als redactiecoördinator bij De Zaak zorg ik ervoor dat er dagelijks interessante artikelen voor ondernemers op onze website staan en ben ik de drijvende kracht achter het weekoverzicht. Dat ik zelf ondernemer ben geweest komt daarbij goed van pas. Door deze ervaring en mijn redactionele skills begrijp ik op welke informatie en tips ondernemers écht zitten te wachten.