Wat is het doel van het feest?
Het geven van een personeelsfeest doe je vaak als werkgever met een reden. Dit kan zijn om iedereen te bedanken, maar ook om bijvoorbeeld de enorme groei te vieren die jullie als bedrijf hebben doorgemaakt in het voorbije jaar. Op het moment dat je namelijk een doel hebt voor je personeelsfeest, kun je bepaalde dingen bijvoorbeeld daar op afstemmen. Stel dat je iedereen wilt belonen met een bepaalde bonus voor zijn of haar inzet, dan is het wel leuk om dit op een originele manier te doen. Hoe leuk is het dan om bijvoorbeeld iemand als Gaston Starreveld verkleed te laten gaan en allemaal gouden enveloppen uit te laten delen. Dit is natuurlijk maar een voorbeeld, maar dan heb je een beetje een idee wat we hiermee bedoelen.
Wie nodig je allemaal uit?
Wanneer je een personeelsfeest gaat organiseren, is het wel handig goed na te denken over wie je allemaal wel of niet uitnodigt. Het is natuurlijk logisch dat je alle personeel een uitnodiging stuurt, maar hoe ga je om met bijvoorbeeld partners en zelfs de kinderen? Zo kun je bijvoorbeeld ook een open dag organiseren, zodat je de kinderen in ieder geval op een andere dag laat komen. Partners is wel serieus iets om over na te denken. Uit ervaring weten we namelijk dat het niet uitnodigen van de partners voor een deel van de mensen een reden is om niet te gaan. Omdat een personeelsfeest vaak in het weekend is, kiezen ze er dan toch voor om lekker thuis te blijven. Ons advies is dus om niet alleen het personeel, maar ook de partners uit te nodigen.
Wat is je budget
Een deel van de kosten voor een personeelsfeest zijn fiscaal aftrekbaar. Toch is het wel belangrijk om voor jezelf een budget vast te stellen, zodat je ook weet wat er allemaal mogelijk is. Wat daarbij wel belangrijk is, is dat je het budget opdeelt in bijvoorbeeld een x bedrag voor eten en drinken en de rest voor de andere zaken. Op deze manier krijg je namelijk een veel beter beeld van de kosten en kun je gericht bepaalde keuzes maken. Stel dat je graag een cateraar wilt laten komen, maar dit kost je tussen de 10 en 15 euro per persoon, dan is het misschien verstandiger om een frietkraam neer te zetten, die voor 5 euro onbeperkt patat bakt.
Kies de locatie en datum
Afhankelijk van je budget, is het tijd om de locatie te bepalen en een datum te prikken. Ons advies is om minimaal 3 maanden voordat je het feest daadwerkelijk wilt houden, in ieder geval de uitnodiging richten het persoon de deur uitdoet. Zo voorkom je dat mensen misschien al een dubbele afspraak hebben en er dus niet bij kunnen zijn. Op de achtergrond kun je als organisatie natuurlijk al een stuk eerder beginnen met organiseren. Sterker nog, dat is vaak wel verstandig.
Zorg voor de aankleding
Wanneer je een locatie hebt gevonden, is het tijd om eens goed na te denken over de aankleding. Hoe gaaf is het om bijvoorbeeld een soort festival te organiseren, waarbij je verschillende foodtrucks en tal van andere dingen die bij een festival horen inhuurt en neerzet. Zo kun je bijvoorbeeld verschillende ‘areas’ maken, waarbij je aan de ene kant van het terrein een plek maakt met allerlei foodtrucks en aan de andere kant een plek waar de mensen lekker kunnen loungen. Naast de vele mogelijkheden die er zijn, is het vooral belangrijk te zorgen om de juiste sfeer te creëren. Daarom begint het allemaal met de juiste voor de juiste verlichting. Zo doet een lang prikkabel lichtsnoer buiten met IP67 classificatie voor extra veiligheid het altijd ontzettend goed op festivals. Deze worden vaak tussen palen bevestigd, zodat je direct een gezellige sfeer creëert. Zo doen ook tenten en doeken het altijd goed, zodat je het gevoel hebt alsof je beschut staat. Kortom, mogelijkheden genoeg dus!
Programma en activiteiten
Wanneer je weet op welke locatie het feest wordt gehouden en hoe jij de boel wilt aankleden, is het tijd om na te denken over een programma. Wil je bijvoorbeeld als werkgever nog een dankwoord doen richting het personeel of laat je dit voor wat het is? In het geval je kiest voor een festival, is het leuk om bijvoorbeeld verschillende workshops te laten geven, bijvoorbeeld door een echte cocktailshaker. Daarnaast moet je ook nadenken over de muziek, wil je één groot podium waar alles zich afspeelt of wil je net zoals op een festivalterrein, verschillende plekken maken waar de mensen dus zelf kunnen bepalen waar ze naartoe gaan? Kies je voor iets totaal anders dan een festival, dan kun je ook altijd nog overwegen om wat spelletjes te doen. Dit is niet alleen ontzettend leuk, maar ook goed voor de teambuilding.
Zorg voor een warm ontvangst
Als alles is geregeld, kan het aftellen beginnen. Op het moment dat het dan zover is, is het belangrijk te zorgen voor een warm ontvangst. Dit kan bijvoorbeeld zijn met een welkomstdrankje bij de ingang, maar ook op allerlei andere manieren. Vaak doe je er als werkgever verstandig aan om bij de ingang te gaan staan, zodat je iedereen direct persoonlijk welkom kunt heten. Vaak wordt dit bij met name grote bedrijven, waar het contact met de directeur vaak net even iets anders is dan bij een klein bedrijf, enorm goed ontvangen. Vaak is het maar een kleine moeite, maar zorgt er wel voor dat je er direct (weer) goed opstaat bij het personeel.
