Om veranderingen, verbeteringen, innovaties of implementaties structuur te geven in jouw bedrijf is een projectmatige aanpak een van de beste aanvliegroutes. Een project geeft structuur, grip en duidelijkheid aan alle betrokkenen. Soms noemen we het wel een project, maar schieten we al heel snel in de doe-modus met alle gevolgen van dien.

Inhoudsopgave

Om structuur te geven is het aan te bevelen om een goed plan van aanpak op te stellen, dat duidelijkheid geeft over de verwachtingen aan elkaar. Maar wat staat daar dan in en hoe stel je dat op?

Hieronder de 5 belangrijkste tips voor een goed plan van aanpak.

Tip 1: Alles start met een duidelijke ‘WHY’

Voordat je met een project aan de slag gaat in jouw bedrijf is het belangrijk om aan alle betrokkenen duidelijk te maken waarom dit project moet gebeuren. Zonder duidelijke en transparante ‘WHY’ geen zingeving en grote kans op weerstand. Geef duidelijk aan wat de reden is. Is er een probleem? Zien we een nieuwe kans? Moeten we aanpassen door wet- en regelgeving? Zingeving. Nut. Als medewerkers het doel weten krijgen ze meer energie om een bijdrage te leveren aan het project.

Tip 2: Creëer draagvlak: stel het samen op

In een project zijn altijd 3 basisrollen: een opdrachtgever, een projectleider en een of meerdere projectmedewerkers. Geef als opdrachtgever duidelijke kaders over wat je verwacht aan resultaat, budget en tijdsduur. Stel een projectleider aan die het plan verder uitwerkt met de mensen die het gaan uitvoeren. Zo creëer je draagvlak bij alle betrokkenen.

Tip 3: Geef antwoord op de 8 belangrijkste vragen

Medewerkers die betrokken worden in een project hebben allemaal dezelfde vragen: Waarom dit project, wat is de reden? Wat gaan we opleveren? Welke activiteiten moet ik uitvoeren? Wie heeft welke rol en verantwoordelijkheden? Wanneer moet ik dat doen? Hoeveel tijd en geld gaat dat kosten? Waar gaan we het uitvoeren? Wat nou als…? En dit zijn precies de onderwerpen van een plan van aanpak. En ook in deze volgorde. Hiermee hebben we het verhaal compleet en zijn de verwachtingen aan elkaar vooraf duidelijk. 

Tip 4: Kies een format wat bij het project en jouw cultuur past

Grote projecten vragen om een wat dikker plan dan kleine projecten. Maar dat gaat alleen nog maar over de grootte. Het gaat ook over de wijze van presenteren. Sommige bedrijven hanteren voor een project 1 A4-tje en anderen maken zelfs een visuele plaat. De basiselementen zijn altijd gelijk: de 8 vragen. De vorm en inhoud bepaal je zelf. Wat past het beste bij jouw organisatie? Om je te helpen vind je hier een template voor een plan van aanpak op 1 A4-tje. 

Tip 5: Het is niet in beton gegoten. De wereld draait door.

Bijna geen één project is ooit uitgevoerd exact conform het eerste plan van aanpak. Projecten zijn geen vaste procedures maar kennen onzekerheid waardoor dingen altijd anders kunnen lopen dan gedacht. Pas het tussentijds aan indien nodig en maak dan weer nieuwe afspraken met elkaar. Dit voorkomt teleurstelling achteraf of zelfs de angst dat medewerkers ‘afgerekend’ worden. Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.

Meer templates nodig voor een project? Kijk hier.

Door: Ed Schouten 

Entertrainer, auteur en oprichter van est09

Is jouw pensioenpot al gevuld voor een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

Lees ook…
Het vinden van geschikte werkschoenen kan soms een uitdaging zijn. Zo moeten de schoenen voldoen aan de veiligheidseisen op je werk én passen bij je…
De aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt maakt het voor ondernemers nog altijd lastig om vacatures ingevuld te krijgen. Hoewel de krapte iets lijkt af…
Wil jij de huisstijl van je bedrijf ontwikkelen, maar weet je niet goed waar te beginnen? Het hebben van een huisstijl is onmisbaar voor jouw bedrijf….
Linkbuilding is langzaam maar zeker een benodigdheid geworden als je als bedrijf veel bezoekers naar je website wil trekken en hierdoor diensten of…
Staat er een grondige verbouwing van jouw zakelijke bedrijfspand op de planning? Of ben je druk in de weer met nieuwbouw? In dat soort gevallen zijn er…
Zoek je naar mogelijkheden om je bestaande online aanwezigheid te verankeren, of ben je pas net actief op het internet? Ongeacht waar je staat, heb je…