Om structuur te geven is het aan te bevelen om een goed plan van aanpak op te stellen, dat duidelijkheid geeft over de verwachtingen aan elkaar. Maar wat staat daar dan in en hoe stel je dat op?
Hieronder de 5 belangrijkste tips voor een goed plan van aanpak.
Tip 1: Alles start met een duidelijke ‘WHY’
Voordat je met een project aan de slag gaat in jouw bedrijf is het belangrijk om aan alle betrokkenen duidelijk te maken waarom dit project moet gebeuren. Zonder duidelijke en transparante ‘WHY’ geen zingeving en grote kans op weerstand. Geef duidelijk aan wat de reden is. Is er een probleem? Zien we een nieuwe kans? Moeten we aanpassen door wet- en regelgeving? Zingeving. Nut. Als medewerkers het doel weten krijgen ze meer energie om een bijdrage te leveren aan het project.
Tip 2: Creëer draagvlak: stel het samen op
In een project zijn altijd 3 basisrollen: een opdrachtgever, een projectleider en een of meerdere projectmedewerkers. Geef als opdrachtgever duidelijke kaders over wat je verwacht aan resultaat, budget en tijdsduur. Stel een projectleider aan die het plan verder uitwerkt met de mensen die het gaan uitvoeren. Zo creëer je draagvlak bij alle betrokkenen.
Tip 3: Geef antwoord op de 8 belangrijkste vragen
Medewerkers die betrokken worden in een project hebben allemaal dezelfde vragen: Waarom dit project, wat is de reden? Wat gaan we opleveren? Welke activiteiten moet ik uitvoeren? Wie heeft welke rol en verantwoordelijkheden? Wanneer moet ik dat doen? Hoeveel tijd en geld gaat dat kosten? Waar gaan we het uitvoeren? Wat nou als…? En dit zijn precies de onderwerpen van een plan van aanpak. En ook in deze volgorde. Hiermee hebben we het verhaal compleet en zijn de verwachtingen aan elkaar vooraf duidelijk.
Tip 4: Kies een format wat bij het project en jouw cultuur past
Grote projecten vragen om een wat dikker plan dan kleine projecten. Maar dat gaat alleen nog maar over de grootte. Het gaat ook over de wijze van presenteren. Sommige bedrijven hanteren voor een project 1 A4-tje en anderen maken zelfs een visuele plaat. De basiselementen zijn altijd gelijk: de 8 vragen. De vorm en inhoud bepaal je zelf. Wat past het beste bij jouw organisatie? Om je te helpen vind je hier een template voor een plan van aanpak op 1 A4-tje.
Tip 5: Het is niet in beton gegoten. De wereld draait door.
Bijna geen één project is ooit uitgevoerd exact conform het eerste plan van aanpak. Projecten zijn geen vaste procedures maar kennen onzekerheid waardoor dingen altijd anders kunnen lopen dan gedacht. Pas het tussentijds aan indien nodig en maak dan weer nieuwe afspraken met elkaar. Dit voorkomt teleurstelling achteraf of zelfs de angst dat medewerkers ‘afgerekend’ worden. Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.
Meer templates nodig voor een project? Kijk hier.
Door: Ed Schouten
Entertrainer, auteur en oprichter van est09
