Stel de juiste persoon aan
Het is belangrijk om met een goede basis te beginnen. Verdiep je in de mogelijkheden voor een rechtsbijstandsverzekering om deze in te schakelen wanneer je te maken krijgt met een klant of opdrachtgever die na meerdere aanmaningen nog niet heeft betaald. Bedenk je wel dat dit een zakelijk en geen particuliere rechtsbijstandverzekering moet zijn. Stel vervolgens de juiste persoon aan die zich bezig gaat houden met debiteurenbeheer. Wanneer dit proces in handen is van iemand die goed bij je klanten ligt, worden de facturen sneller betaald.
Heb jij geen tijd voor het intern regelen van het debiteurenbeheer? Dan kun je dit uitbesteden door gebruik te maken van factoring. Hierbij neemt een factormaatschappij of bank het risico van je over dat een klant niet betaalt. Deze maatschappij doet onderzoek naar de kredietwaardigheid van klanten en stelt per klant het doorlopende kredietlimiet vast. Factoring is dus een manier om direct je liquiditeit te beschermen, continuïteit aan te brengen in je cashflow en sneller te groeien met je onderneming.
Maak duidelijke afspraken
Maak duidelijke afspraken over de uiterlijke betalingstermijn in de offerte, opdracht- of orderbevestiging. In het ideale geval bestaat de betalingstermijn uit maximaal 30 dagen. Alleen als er niets is besproken of afgesproken over de betalingstermijn tussen de koper en verkoper, dan is de wettelijke betalingstermijn van toepassing. Noteer de termijn die je hanteert, maak deze kenbaar in de offerte en andere bevestigingen en houd je hieraan. Ook is het verstandig om algemene voorwaarden op papier te zetten. Zo weten jouw klanten waar ze aan toe zijn.
Snelle facturatie
Wacht niet te lang met het verzenden van de factuur. Over het algemeen geldt: hoe sneller jij de factuur verzendt, hoe sneller de debiteur hieraan voldoet. Op een goede factuur staan de gemaakte afspraken en is overzichtelijk te zien welke dienst of product geleverd is en hoeveel dit kost. Uiteraard voldoet deze aan de eisen van de Belastingdienst.
Is je factuur niet betaald binnen de afgesproken betalingstermijn? Dan kun je gelijk beginnen met nabellen. Wanneer de factuur nog niet betaald is na het telefoontje kun je een zakelijke herinnering schrijven. Hierin vermeld je ieder geval het factuurnummer, de factuurdatum en de uiterlijke betalingsdatum. Als ook deze herinnering door de debiteur wordt genegeerd, is het tijd om serieuze stappen te nemen. Stuur een sommatiebrief per gewone post en aangetekend. Je klant kan dan niet ontkennen de brief ontvangen te hebben.
