Wat bijvoorbeeld enorme waarde heeft binnen je strategie is de zogeheten transactionele e-mail. Met dit soort mails binnen je email marketing software kun je je klanten namelijk écht laten binden aan je bedrijf. Maar: wat zijn transactionele e-mails precies en wat is het belang ervan binnen je bedrijf? We zochten het voor je uit in dit artikel.
Wat zijn transactionele e-mails precies?
Wanneer je het begrip ‘transactionele e-mails’ hoort, heb je misschien geen idee wat dit soort e-mails precies inhouden. Toch is de kans groot dat je er al eens mee te maken hebt gehad. Het zijn namelijk e-mails die automatisch worden gestuurd naar een klant of zakelijke partner op basis van een bepaalde handeling. Ze kunnen bijvoorbeeld worden verstuurd na een bestelling, dus als bestelbevestiging of juist als verzendbevestiging of trackinginformatie. Ook zijn e-mails die automatisch verstuurd worden rondom wachtwoordherstel of aanmeldingen voor bepaalde diensten of abonnementen vaak transactioneel.
Daar zit meteen het grootste verschil met ‘gewone’ marketingmails: bij een transactionele e-mail draait het om informatie geven. Ze zijn functioneel en worden niet verstuurd met als eerste of belangrijkste doel om iets te verkopen. De ontvanger heeft namelijk actie ondernomen, zoals zich ingeschreven op een nieuwsbrief of een product besteld, waarna hij of zij automatisch informatie krijgt via een transactionele e-mail. In andere woorden: in eerste instantie is zo’n e-mail dus zeker niet bedoeld als onderdeel van je verkoop, maar biedt het wel een unieke kans om je merk te versterken én om meer klanten te krijgen.
Waarom transactionele e-mails van belang zijn voor ondernemers
Dit soort e-mails hebben namelijk verschillende voordelen. Het belangrijkste voordeel is dat je vertrouwen op kunt bouwen bij je klanten. Wanneer iemand iets bestelt of zich aanmeldt voor je diensten verwachten ze, logischerwijs, duidelijkheid. Dat kun je geven met een duidelijke en kwalitatieve transactionele e-mail. Hiermee laat je namelijk zien dat je bedrijf te vertrouwen is. Het maakt niet uit of je een kleine ondernemer zoals een zzp’er bent of dat je een groot bedrijf runt: in beide gevallen kan dit ervoor zorgen dat een klant tevreden is en ook een volgende keer je dienst of product afneemt.
Dat is helemaal het geval als je in de desbetreffende e-mail gebruikmaakt van vriendelijke en toegankelijke taal, taal die de ontvanger aanspreekt. Zo lijkt het alsof ze persoonlijk geholpen worden, waardoor het gevoel van persoonlijk contact groter is. Omdat het puur om digitale en online communicatie gaat, is dat een extraatje dat je in je zak kunt steken, omdat dit ook weer bijdraagt aan een betere klantbeleving. Daarnaast bieden transactionele emails ook (meer) inzicht in waardevolle informatie over het gedrag van je klanten. Statistieken zoals open- en klikstatistieken geven je bijvoorbeeld duidelijkheid over wat je (mogelijke) klanten wel of niet interessant vinden. Daarmee kun je aan de slag gaan om processen en e-mails te verbeteren.
Zo maak je je transactionele e-mails écht effectief
De vraag is nu alleen: hoe zorg je ervoor dat zo’n transactionele e-mail écht effectief is? Het is immers wel een prettig idee als de e-mails daadwerkelijk werken. Wat hierbij in ieder geval van belang is, is om helder en compleet te zijn in de e-mails.
Zorg er bijvoorbeeld voor dat alle nodige informatie direct beschikbaar is zodat klanten niet hoeven te zoeken. Onduidelijkheid zorgt namelijk voor frustratie én ontevreden klanten en dat is absoluut niet waar je naar op zoek bent. Andere tips voor effectieve transactionele e-mails zijn onder andere de volgende.
Houd transactionele e-mails altijd persoonlijk
Veel ondernemers denken dat geautomatiseerde e-mails vooral informatief en zakelijk moeten zijn. Hoewel dat eerste klopt, kun je zo’n mail écht wel wat persoonlijker maken. Klanten vinden het vaak fijn als ze persoonlijk worden aangesproken. Dat zorgt voor minder afstand en een betere klantbeleving. Met speciale software is het heel simpel om dit soort mails persoonlijker te maken.
Voeg een beetje meerwaarde toe aan e-mail
Daarbij kan het geen kwaad om net dat beetje meer toe te voegen aan een transactionele e-mail. Denk bijvoorbeeld aan een paar tips of een korte handleiding, zodat klanten niet verder hoeven te zoeken. Een link naar een pagina met veelgestelde vragen doet het vaak ook goed in dit soort e-mails, omdat klanten dan direct weten waar ze naartoe moeten als ze vragen hebben.
Maak de e-mails visueel aantrekkelijk en overzichtelijk
Tot slot is het belangrijk om dit soort automatische e-mails visueel aantrekkelijk en overzichtelijk te maken. Een goed ontwerp verhoogt de leesbaarheid en zorgt ervoor dat de meest belangrijke informatie meteen opvalt. Met duidelijke koppen en voldoende witruimte zien transactionele e-mails er heel professioneel uit. Op die manier zijn dit soort e-mails een krachtig instrument om vertrouwen op te bouwen én klanten te informeren én passen ze heel goed in de belangrijkste technologische ontwikkelingen (automatisering) voor ondernemers van dit moment.
