Hoe groot is de vrije ruimte?
Jaarlijks wordt er gekeken naar de vrije ruimte en welke percentages daarbij passend zijn. Voor 2022 zijn de percentages vastgesteld op:
- 1,7% over de totale loonsom tot en met €400.000,-
- 1,18% boven de €400.000,-.
In 2020 en 2021 waren er hogere percentages van toepassing, zodat werkgevers hun medewerkers extra tegemoet konden komen in de lastige periode. Let er dus altijd, maar vooral ook dit jaar, goed op dat je hier niet overheen gaat. Over het bedrag dat je buiten de vrije ruimte besteed aan vergoedingen en verstrekkingen betaal je namelijk een eindheffing van maar liefst 80%. Die eindheffing wil je natuurlijk voorkomen!
Tip: gebruik je software voor je salarisadministratie en HR? Dan heb je daarin vaak gemakkelijk inzicht in de vrije ruimte. Ook kun je deze opvragen bij je salarisadviseur.
Waar moet ik aan denken?
Binnen de WKR is veel mogelijk. Je verwacht misschien dat alle uitgaven direct gelinkt moeten zijn aan werkzaamheden, maar dat is niet zo. De vergoedingen mogen juist bijdragen aan de extraatjes waarmee jij jouw personeel in het zonnetje kunt zetten, en je waardering kunt laten blijken. In het kader van goed werkgeverschap en gemotiveerde medewerkers, is het heel belangrijk om hier bewust mee bezig te zijn én dus gebruik te maken van de mogelijkheden binnen de WKR. Denk eens aan opties als:
- (Bijdrage aan een) sportschoolabonnement
- Een personeelsfeest buiten de werkplek
- Teamuitjes
- Een mobiele telefoon, laptop of tablet die niet noodzakelijk is voor het werk
- Gereedschap
- Een fiets van de zaak
- Reiskosten die boven de standaard van €0,19 per kilometer vallen
- Een netto bonus
- Het kerstpakket
Waar moet ik op letten?
Als je dit zo leest, dan lijkt het misschien gemakkelijk om misbruik te maken van de WKR om minder belasting te hoeven betalen. De netto bonus is daar een mooi voorbeeld van. Daarom stelt de WKR een belangrijke regel: de vergoedingen die je als werkgever verstrekt, mogen niet meer van 30% afwijken dan in jouw branche gebruikelijk is. Naast die 30%-regel is er ook de stelregel dat een vergoeding maximaal €2400,- per medewerker per jaar mag zijn. Daarnaast is het natuurlijk slim om binnen de bovengenoemde percentages te blijven, wil je een boete voorkomen.
Wat valt er buiten de vrije ruimte?
Er zijn verschillende vergoedingen die regelmatig verwarring opleveren. Want wat hoort nu binnen de vrije ruimte, en wat erbuiten? We leggen het je graag uit.
Je hebt binnen de WKR naast de vrije ruimte ook nog de:
- Gerichte vrijstellingen, dit zijn vergoedingen zoals de reiskosten tot €0,19 per kilometer, maar ook kosten van maaltijden wanneer medewerkers lange diensten draaien of OV-kosten die gemaakt worden.
- Nihilwaarderingen, dit zijn kosten die gemaakt worden voor voorzieningen van de werkplek. Een computer, een vaste telefoon of bijvoorbeeld (beschermende) werkkleding.
Wanneer je vergoedingen en verstrekkingen doet binnen deze categorieën, gaat dit niet ten koste van je vrije ruimte. Voor werkkleding gelden nog wel aanvullende richtlijnen. Je mag namelijk alleen werkkleding verstrekken vanuit de nihilwaarderingen wanneer dit jouw eigendom blijft, er voldoende bedrukking op staat en de kleding ook niet meegaat met de medewerkers naar huis maar gewassen wordt op locatie. Houd hier dus rekening mee!
