Inhoudsopgave
Waarom zou je overstappen?
Een (nieuw) boekhoudpakket kan je veel opleveren. Het kan vaak beter, sneller, veel uitgebreider of juist goedkoper dan je gewend bent. Overstappen loont dus. Dat geldt niet alleen voor je zorgverzekering of energieleverancier maar ook voor je boekhoudpakket.
Soms past je boekhoudpakket niet meer bij je situatie als ondernemer omdat je behoeftes veranderen. Om een goede keuze te maken, is het slim om eerst te inventariseren wat je nodig hebt. Welke applicaties of koppelingen wil je gaan gebruiken met het boekhoudpakket? Ofwel: in hoeverre wil je je boekhouding automatiseren? En ga je de boekhouding zelf doen of helemaal of (gedeeltelijk) uitbesteden? Vind je prijs of juist gebruiksgemak belangrijk?
Als je dit voor jezelf op een rijtje zet, kun je een betere keuze maken of je wilt overstappen. In feite is een boekhoudpakket niets meer of minder dan software waarmee je je administratie automatiseert en digitaliseert. Wanneer je goed weet wat je nodig hebt, kan een boekhoudpakket je veel zorgen, geld en tijd besparen.
Overstappen vanuit Excel
Excel is een goed programma om cijfers in te voeren en berekeningen te maken. Het is daarom ook een voor de hand liggende optie om je boekhouding in te doen. Veel ondernemers beginnen met hun administratie bij te houden in Excel. In de basis doet een Excelboekhouding wat het moet doen. En het is nog gratis ook.
Maar is deze manier van werken wel verstandig? Een foutje is zo gemaakt in Excel en op een foutje in je boekhouding zit je niet te wachten. De Belastingdienst kan namelijk boetes uitdelen wanneer je boekhouding niet op orde is. Daarnaast kost het in Excel veel moeite om foutjes te herstellen.
Daarbij zet Excel niet de btw-aangifte voor je klaar. Daar heb je nog aardig wat werk aan. Logisch dat je op een gegeven moment de overstap wilt maken. Wil je overstappen? Op ieder gewenst moment exporteer je je gegevens naar een online boekhoudpakket en vandaar uit ga je verder met je boekhouding.
Laat de kosten je niet weerhouden. Tegenwoordig is er zoveel keus in online boekhoudpakketten die goed en voordelig zijn. Op vergelijkingssites vind je overzichten met prijzen en functies van de meest gebruikte pakketten. Vaak hebben aanbieders voor startende ondernemers en zzp’ers een mooie aanbieding.
Overstappen vanuit een boekhoudpakket
Een online boekpakket is van vele gemakken voorzien. De pakketten zijn ingericht op het maken en bijhouden van een correcte boekhouding. Toch kan het zijn dat het gekozen boekhoudpakket niet bij je past. Zet voor jezelf de belangrijkste functies op een rij, zodat je kunt bepalen wat je nodig hebt. Vergeet niet om ook aan je toekomstplannen te denken. Fijn als het boekhoudpakket geschikt is voor de groei van je bedrijf.
Maar wees ook kritisch. Boekhoudpakketten bieden veel mogelijkheden. En hoe meer je boekhoudpakket kan, des te ingewikkelder en duurder het wordt. Focus je op de dingen die je er echt mee gaat doen en neem alleen extra modules als je ze nodig hebt. Zo blijft je boekhouding makkelijk en overzichtelijk en betaal je niet onnodig veel.
Het is vrij eenvoudig om vanuit een boekhoudpakket over te stappen. De meeste aanbieders hebben een overstapservice en regelen het voor je. Soms mag je het boekhoudpakket gratis uitproberen en is je administratie overzetten of importeren niet moeilijk. Door alle koppelingen – met onder andere je zakelijke betaalrekening – staat alles zo in het nieuwe boekhoudpakket.
Kies het juiste moment
In principe kun je op elk moment wisselen van boekhoudpakket. Maar omdat je voor de Belastingdienst verschillende stukken aanlevert, doe je er verstandig aan pas na een btw-aangifte of boekjaar over te stappen. Doe je dit eerder? Dan heb je wat dubbel werk met het invoeren van je administratie, maar dat heeft juist als pluspunt dat je kunt proeven en vergelijken.
Vaak denken ondernemers dat het einde van het jaar het geschiktste moment is om over te stappen van boekhoudpakket. Dat lijkt logisch, maar voor velen is dit juist een drukke periode en dan ben je liever met andere zaken bezig. Wanneer je je btw-aangifte hebt gedaan, kun je in het nieuwe boekhoudpakket makkelijk een frisse start maken en op tijd beginnen om alles aan te leveren voor de volgende btw-aangifte.
Zo pak je het aan
Je administratie doen met een boekhoudpakket is niet verplicht. Maar het kan je als ondernemer veel werk uit handen nemen. Vooral wanneer je ook gewerkte uren bijhoudt en factureert. Met een online boekhoudpakket bespaar je een hoop tijd op alle administratieve handelingen en sla je belangrijke documenten op (dit is verplicht voor de Belastingdienst).
Ook je btw-aangifte wordt een stuk eenvoudiger. Het programma berekent bijvoorbeeld automatisch wat je periodiek moet afdragen aan btw. Je betaalt een vast bedrag per maand en je kunt de boekhouding helemaal zelf doen en je hebt altijd inzage in hoe je ervoor staat.
Kies vooral een boekhoudpakket dat goed scoort in de markt. Kijk eens op verschillende vergelijkingssites om een juiste keuze te maken. Je doet er verstandig aan om te kiezen voor een boekhoudpakket dat veel doet aan ondersteuning. Denk aan uitlegvideo’s, webinars, een klantenservice heeft die goed bereikbaar is. Maak een proefaccount aan en neem de tijd om te wennen aan het (nieuwe) pakket.
Het inkloppen van cijfers kun je in een boekhoudpakket prima zelf doen, al dan niet met een koppeling. Zo heeft je boekhouder of accountant straks een meer strategische rol en kan hij jou beter adviseren over de koers en groei van je bedrijf.
