8 May 2019

Voorkom onnodige misverstanden over verzonden mail

Outlook stelt tijdens het typen automatisch mailadressen voor. Vaak erg handig, maar niet als het om een e-mailadres gaat dat je niet meer nodig hebt. En helaas heeft Outlook de neiging om de oudste mailadressen als eerste te suggereren. Lees hier hoe je zo'n adres verwijdert.

Outlook heeft een handige functie waarbij het e-mailadressen voorstelt zodra je een naam in het adresveld toetst. Het probleem is dat deze e-mailadressen ook worden voorgesteld wanneer een adres niet meer wordt gebruikt.

Hieronder leggen we uit hoe je een dergelijk e-mailadres uit het geheugen verwijdert.

(Deze tip is van toepassing op Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010) 

Werkwijze

•    Maak een nieuw >> e-mailbericht
•    Klik op het witte vlak naast de knop >> Aan
•    Type de eerste letter van het e-mailadres
•    In ons voorbeeld zijn er twee e-mailadressen die met een e beginnen. Erik heeft een nieuwe baan en werkt nu bij Easy Learning. Het oude adres kan dus eruit, want je wilt niet per ongeluk een mail naar zijn oude werkmail sturen. Die ontvangt hij ook niet meer.
•    Selecteer met de pijltjestoetsen het adres dat niet meer geldig is en druk op de knop >> Delete
•    Het adres is verdwenen
•    Wanneer vervolgens een nieuwe mail wordt gemaakt en de letter e wordt ingetoetst, verschijnt alleen het nieuwe adres.

Voorkomen is beter dan genezen

Door met contactpersonen te werken, leg je het juiste e-mailadres vast. Klik bij een e-mailbericht op de knop >> Aan en kies de juiste contactpersoon.

Handig als iemand van baan is veranderd, maar ook als iemand privé een nieuw mailadres gebruikt.

Wanneer niet handig

Let er goed op dat iemand meerdere geldige adressen kan hebben. Gooi dus alleen weg als het zeker is dat het bewuste mailadres niet meer bestaat.

Doordat de geschiedenis van de e-mailadressen per gebruiker wordt opgeslagen, kun je hiermee niet de adressen centraal beheren. Het is daarom handig voor bedrijven om een exchange server met een centraal adresboek te gebruiken.

 

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

 

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…