Gebruik je WhatsApp voor klanten, neem dan de gratis WhatsApp Business-app. Daarin zet je een afwezigheidsbericht, tot 50 snelle antwoorden, labels en een catalogus. Zet daarnaast verificatie in twee stappen aan, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens adviseert, en houd Meta AI buiten gesprekken met klanten. Blauwe vinkjes uitzetten voor één persoon kan niet: leesbewijzen staan voor iedereen aan of uit.
WhatsApp Business of gewone WhatsApp: wat is het verschil?
WhatsApp Business is een aparte app voor kleine bedrijven, voor Android en iPhone. Chatten, bellen en foto's sturen werkt hetzelfde als in de gewone WhatsApp (Messenger). Het verschil zit in de bedrijfsfuncties (WhatsApp Helpcentrum).
| Functie | WhatsApp (Messenger) | WhatsApp Business-app |
|---|---|---|
| Prijs van de app | Gratis | Gratis |
| Bedrijfsprofiel met adres, openingstijden en website | Nee | Ja |
| Afwezigheidsbericht en begroeting | Nee | Ja |
| Snelle antwoorden | Nee | Ja, maximaal 50 |
| Catalogus met producten of diensten | Nee | Ja |
| Lijsten om chats te ordenen | Ja | Ja, labels worden lijsten |
Je kunt één telefoonnummer niet in beide apps tegelijk gebruiken. Overstappen kan wel, de ene of de andere kant op. Ga je terug van Business naar Messenger, dan raak je je catalogus kwijt (WhatsApp Helpcentrum).
Je bedrijfsprofiel ziet iedereen die je nummer in zijn adresboek heeft. Ook iemand die je blokkeert, ziet je profiel en catalogus nog (WhatsApp Helpcentrum). De app biedt weinig koppelingen met andere software. Middelgrote en grote bedrijven met veel klantgesprekken gebruiken daarom het WhatsApp Business-platform, rechtstreeks of via een Business Solution Provider (WhatsApp Helpcentrum).
Welke zakelijke functies stel je meteen in?
De meeste functies hieronder vind je in de Business-app onder het tabblad Tools.
Afwezigheidsbericht
Klanten die je appen als je niet kunt, krijgen meteen een bericht van je terug. Zo stel je het in (WhatsApp Helpcentrum):
- Tik in het tabblad Tools op Afwezigheidsbericht.
- Zet Afwezigheidsbericht verzenden aan en pas de tekst aan.
- Kies bij Plannen: Verstuur altijd, Aangepaste planning of Buiten openingstijden. Die laatste werkt alleen als je openingstijden in je bedrijfsprofiel staan.
- Kies bij Ontvangers wie het bericht krijgt, bijvoorbeeld iedereen die niet in je adresboek staat.
- Tik op Opslaan.
Je telefoon moet internet hebben, anders gaat het bericht niet de deur uit. Hetzelfde geldt voor de begroeting: die gaat naar klanten die je voor het eerst appen, of na 14 dagen stilte in de chat (WhatsApp Helpcentrum).
Snelle antwoorden
Vragen die je tien keer per week krijgt, zet je klaar als snel antwoord. Je bewaart er maximaal 50, ook met foto of video. In een chat typ je "/" en kies je het antwoord. Vul je bedrijfsprofiel volledig in, dan maakt de app zelf standaardantwoorden met je adres en openingstijden (WhatsApp Helpcentrum).
Labels en lijsten
Met labels sorteer je chats, bijvoorbeeld op "nieuwe aanvraag", "offerte verstuurd" en "betaald". Je maakt er maximaal 20. WhatsApp vervangt labels stap voor stap door lijsten, dus het kan zijn dat je al lijsten ziet. Die open je door in het tabblad Chats omlaag te vegen (WhatsApp Helpcentrum).
Catalogus
Tik in Tools op Catalogus en daarna op Nieuw item toevoegen. Per product of dienst plaats je maximaal 10 foto's of video's, een video mag 50 MB zijn. Het land van oorsprong is verplicht, prijs en omschrijving zijn optioneel. WhatsApp keurt elk beeld eerst goed voordat klanten het item zien (WhatsApp Helpcentrum).
Met collega's op één nummer
Op je bedrijfsaccount koppel je naast je telefoon tot vier apparaten, zoals een laptop met WhatsApp Web. Zo beantwoorden meer medewerkers klantvragen vanaf één nummer. Gebruik je de telefoon 14 dagen niet, dan worden de gekoppelde apparaten ontkoppeld (WhatsApp Helpcentrum).
Welke privacy-instellingen zet je zakelijk aan?
Standaard ziet iedere WhatsApp-gebruiker je profielfoto, je leesbewijzen en wanneer je online bent. Iedereen met je nummer kan je ook aan een groep toevoegen (WhatsApp Helpcentrum). Voor een zakelijk nummer wil je dat meestal anders. Op een iPhone tik je op Instellingen, op Android eerst op de drie puntjes. De paden hieronder komen uit het Helpcentrum van de gewone WhatsApp. De Business-app werkt volgens WhatsApp hetzelfde, maar een knop kan daar net anders heten.
| Instelling | Waar | Wat het doet |
|---|---|---|
| Verificatie in twee stappen | Instellingen > Account > Verificatie in twee stappen | Na je sms-code vraagt WhatsApp ook een wachtwoord. Dat vervangt de oude pincode van 6 cijfers. Een e-mailadres toevoegen kan ook (Helpcentrum). |
| Groepen | Instellingen > Privacy > Groepen | Kies Mijn contacten, dan zet een onbekende je niet meer zomaar in een groep. Hij kan je nog wel een uitnodiging sturen, die je zelf accepteert (Helpcentrum). |
| Laatst gezien en online | Instellingen > Privacy > Laatst gezien en online | Kies Iedereen, Mijn contacten, Mijn contacten behalve of Niemand. Deel je het zelf niet, dan zie je het van anderen ook niet. |
| Leesbewijzen | Instellingen > Privacy > Leesbewijzen | Uit betekent: geen blauwe vinkjes, en jij ziet die van anderen ook niet meer. In groepen en bij spraakberichten worden ze altijd verstuurd. |
| Onbekende bellers stilhouden | Instellingen > Privacy > Gesprekken | Je telefoon gaat niet over bij onbekende nummers. De oproep zie je wel terug in Gesprekken. |
| Verdwijnende berichten als standaard | Instellingen > Privacy, bij de standaardtimer | Berichten in nieuwe één-op-éénchats verdwijnen na 24 uur, 7 dagen of 90 dagen. Bestaande chats en groepen stel je per chat in (Helpcentrum). |
| Beperkte chat | Per chat: open de gegevens van het contact of de groep, alleen op je telefoon | Media gaan niet automatisch naar de galerij, de chat is niet te exporteren, Meta AI werkt er niet en gekoppelde apparaten krijgen de chat niet. |
| Chat vergrendelen | Houd de chat ingedrukt | De chat verdwijnt in een map achter de code van je telefoon, Face ID, vingerafdruk of een eigen geheime code (Helpcentrum). |
Beperkte chat vervangt de oudere instelling Geavanceerde privacy voor chats. Een chat die die oude instelling had, gaat niet vanzelf over (WhatsApp Helpcentrum). Let op: in een beperkte chat kan je collega op de laptop niet meelezen, want gekoppelde apparaten zijn daar uitgesloten. In een chat met één klant kan ook die klant Beperkte chat aanzetten. In een groep kan alleen een beheerder het.
Wil je weten of een klant je bericht heeft gelezen? Houd het bericht ingedrukt en tik op Info. Je ziet dan wanneer het is afgeleverd, gelezen of afgespeeld (WhatsApp Helpcentrum).
Wat zegt de AVG over WhatsApp met klanten?
Een klantgesprek in WhatsApp bevat persoonsgegevens: een naam, een nummer, soms een adres of een foto. De stappen staan in je bedrijf AVG-proof maken in 7 stappen.
- Geef je WhatsApp toegang tot je contacten, dan stuur je de nummers uit je adresboek regelmatig naar WhatsApp. Ook van mensen die geen WhatsApp hebben (privacybeleid WhatsApp). Staan je klanten in je privételefoon, dan deel je hun nummers dus ook.
- De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) adviseert meerfactorauthenticatie op zakelijke chatdiensten zoals WhatsApp (AP). In WhatsApp is dat verificatie in twee stappen.
- Een kwijtgeraakte telefoon kan een datalek zijn. De AP noemt het verlies van een apparaat met onversleutelde persoonsgegevens als voorbeeld van een datalek (AP). Een schermvergrendeling en chatvergrendeling verkleinen dat risico. Meer maatregelen staan in cybercrime voorkomen in 5 stappen.
- Houd Meta AI uit klantchats. Berichten die je met Meta AI deelt, gebruikt Meta om die AI te trainen, en bezwaar maken lijkt niet mogelijk. Gewone chats tussen mensen gebruikt Meta daar niet voor, zolang Meta AI niet in het gesprek zit (AP, 24 april 2025).
- De AVG kent geen vaste bewaartermijn, maar je mag persoonsgegevens niet langer houden dan nodig voor je doel (AP). Verdwijnende berichten na 90 dagen helpen daarbij. Een back-up die je maakt voordat een bericht verdwijnt, bewaart dat bericht wel. Staat er een bestelling of afspraak in die je voor je administratie moet bewaren, leg die dan eerst ergens anders vast.
Eén ding mag in WhatsApp niet zomaar: foto's van winkeldieven delen met andere winkeliers. Dat mag alleen met een werkwijze die de AP heeft goedgekeurd (AP). Maak je via WhatsApp afspraken met personeel of klanten, lees dan of een afspraak via WhatsApp rechtsgeldig is. Geef je medewerkers een toestel, kijk dan wat je regelt bij een telefoon van de zaak.
Advies van De Zaak: Doe klantcontact in de WhatsApp Business-app op een apart zakelijk nummer, niet in je privé-WhatsApp. Dan staan klantnummers niet tussen die van je familie, en kan een collega meelezen via een gekoppeld apparaat. Zet op de eerste dag verificatie in twee stappen aan en zet groepen op Mijn contacten.
Meer praktische tips over je bedrijf ontvang je met de nieuwsbrief van De Zaak.
Veelgestelde vragen
Kun je blauwe vinkjes uitzetten voor één persoon?
Nee. Leesbewijzen zet je in WhatsApp voor al je chats tegelijk aan of uit, via Instellingen > Privacy > Leesbewijzen. Zet je ze uit, dan zie je ook niet meer of anderen jouw berichten hebben gelezen. In groepschats en bij spraakberichten gaan leesbewijzen altijd mee. Per persoon verbergen kan wel bij je profielfoto, info en laatst gezien: kies daar Mijn contacten behalve.
Kun je zien wie je WhatsApp-profielfoto bekijkt?
Nee. WhatsApp laat niet zien wie je profiel of profielfoto heeft bekeken. Wel bepaal je wie je foto ziet: kies bij Instellingen > Privacy > Profielfoto voor Iedereen, Mijn contacten, Mijn contacten behalve of Niemand.
Kan iemand zien dat je op zijn WhatsApp kijkt?
Bekijk je iemands profiel, dan ziet die persoon dat niet. Lees je zijn bericht, dan krijgt hij wel twee blauwe vinkjes, tenzij een van jullie leesbewijzen uit heeft staan. Ook ziet hij dat je online bent als je WhatsApp open hebt, tenzij je dat afschermt bij Instellingen > Privacy > Laatst gezien en online.
Kun je zien wie je WhatsApp-status heeft bekeken?
Ja. Tik op Updates, dan op Mijn status en op je status: je ziet wie hem heeft bekeken en wanneer. Dat werkt alleen als jij en de kijker allebei leesbewijzen aan hebben staan.
Kun je WhatsApp en WhatsApp Business tegelijk gebruiken?
Ja, op voorwaarde dat elke app een eigen telefoonnummer heeft. Hetzelfde nummer in beide apps tegelijk kan niet. Heb je twee nummers op één telefoon, met een dubbele simkaart of een eSIM, dan gebruik je privé WhatsApp en zakelijk WhatsApp Business op hetzelfde toestel.
