1. Geen geldige ontslaggrond
De wetgeving vereist een objectieve ontslaggrond. Deze zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek. Denk aan disfunctioneren, een verstoorde arbeidsrelatie of bedrijfseconomische redenen. Zonder goed onderbouwde reden krijg je van het UWV of de kantonrechter geen toestemming.
Bij bepaalde redenen voor ontslag moet je bij het UWV een ontslagvergunning aanvragen: ontslag na 2 jaar arbeidsongeschiktheid of ziekte, ontslag om bedrijfseconomische redenen en collectief ontslag.
Uitzonderingen: ontslag met wederzijds goedvinden en tijdelijk contract
Bij een ontslag met wederzijds goedvinden – vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst – is toestemming niet nodig. Net als bij een beëindiging van rechtswege, als een tijdelijk contract afloopt. En ook bij ontslag in de proeftijd niet. Lees hier meer over: Beëindiging van een arbeidscontract.
2. Slecht of geen personeelsdossier
Wil je iemand ontslaan wegens slecht functioneren? Dan moet je dat kunnen bewijzen aan het UWV of de kantonrechter. Een goed opgebouwd dossier is essentieel. Dat betekent: regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken houden, concrete verbeterafspraken en gespreksverslagen. In 2025 is digitaal vastleggen de norm, dus gebruik je HR-software optimaal. Zorg ook dat de betreffende medewerker de documenten in het dossier leest en (digitaal) ondertekent.
Let op: Ook waarschuwingen per WhatsApp kunnen onderdeel zijn van het dossier – als je ze goed archiveert.
3. Ontslag op staande voet zonder dringende reden
Ontslag op staande voet mag volgens de wetgeving alleen bij een ‘dringende reden’ zoals fraude, geweld of diefstal. Dat moet je meteen en duidelijk communiceren. Emotionele uitbarstingen of botsingen vallen daar niet onder. Bovendien: als de werknemer daarna toch weer aan het werk gaat, dan is het ontslag ongeldig.
Wees snel én zorgvuldig. Laat altijd een jurist meekijken voor je tot dit zware middel overgaat.
4. Werknemer ontslaan tijdens ziekte
Ook in 2025 is ontslag tijdens ziekte aan strikte regels gebonden. Je mag een zieke medewerker pas ontslaan als het re-integratietraject van twee jaar is doorlopen en herstel binnen 26 weken uitgesloten is. Laat altijd een bedrijfsarts en re-integratieverslag meekijken.
Vermijd dure fouten: check de spelregels rond langdurige ziekte op het UWV werkgeversportaal.
5. Discriminatie bij zwangerschap of ouderschap
Een zwangere werknemer geniet ontslagbescherming vanaf het moment van melden tot het einde van haar verlof. Dit geldt ook bij vaderschapsverlof of ouderschapsverlof. Ontslag in deze periode is alleen toegestaan bij uitzonderlijke situaties, zoals faillissement of ontslag op staande voet (zonder dat zwangerschap een rol speelt).
6. Vergeten van de opzegtermijn
Ook als werkgever moet je een wettelijke opzegtermijn in acht nemen. Meestal is dit één maand, maar de exacte duur hangt af van hoe lang de werknemer bij je in dienst is. Zie de tabel hieronder:
| Duur dienstverband werknemer | Wettelijke termijn werkgever |
|---|---|
| Korter dan 5 jaar | 1 maand |
| 5 tot 10 jaar | 2 maanden |
| 10 tot 15 jaar | 3 maanden |
| 15 jaar of langer | 4 maanden |
- In arbeidsovereenkomsten of cao’s kunnen afwijkende afspraken staan. Dit mag alleen als de werknemer daarmee akkoord is gegaan én je als werkgever daar iets voor teruggeeft.
- Moet je een ontslagprocedure volgen via het UWV of de kantonrechter? Dan mag je de duur van die procedure aftrekken, zolang er altijd minimaal één maand opzegtermijn overblijft. Voorbeeld: Duurt de UWV-procedure 3 weken en geldt normaal een opzegtermijn van 2 maanden? Dan hoef je nog maar 5 weken in acht te nemen.
Let op vergoeding bij beëindigen contract voor de opzegtermijn
Let op: als je als werkgever de opzegtermijn vergeet of te kort toepast, kan dat leiden tot een vergoeding die je ter compensatie aan je werknemer moet betalen. Die is meestal gelijk aan het loon wat je werknemer had ontvangen over de geldende opzegtermijn. Andersom heb jij als werkgever recht op schadevergoeding als je personeel zich niet aan de termijn houdt.
Whitepaper Controle Belastingdienst
7. Onduidelijkheid bij het vertrek van de medewerker
Een werknemer die ‘in een opwelling’ ontslag neemt, kan dat achteraf betwisten. Een mondelinge opzegging is niet voldoende. Leg afspraken altijd vast in een schriftelijke verklaring, ondertekend en vrijwillig. Wijs de werknemer ook op de mogelijke gevolgen – zoals verlies van WW-rechten.
Voorbeeldzin: ‘Ik verklaar hierbij uit vrije wil mijn arbeidsovereenkomst per [datum] op te zeggen.’
Conclusie: wees zorgvuldig, voorkom ellende
Ontslag hoort bij het ondernemerschap, maar is een juridisch mijnenveld. Door je goed voor te bereiden, een duidelijk dossier aan te leggen en de juiste procedures te volgen, voorkom je dure fouten. Twijfel je? Raadpleeg dan altijd een juridisch expert.
- Vergeet ook de transitievergoeding niet bij ontslag. De hoogte van de transitievergoeding die je aan je werknemer moet betalen is gebaseerd op het bruto maandloon en de duur van het dienstverband. Lees wat elke werkgever moet weten over ontslagvergoedingen.
- Maak een vaststellingsovereenkomst: waar moet je op letten?
