Wat is de tijd-voor-tijd regeling?
Tijd voor tijd is een regeling waarbij werknemers die in een bepaalde loonperiode meer werken dan het contractueel overeengekomen aantal uren, worden gecompenseerd met extra vrije tijd. De overuren betaal je als werkgever dus niet uit, maar geeft ze terug aan je werknemer in de vorm van extra uren verlof.
Als een werknemer bijvoorbeeld 45 uur in een week werkt, terwijl in het contract 40 uur staat, kunnen de 5 uren overwerk opgenomen worden als vrije tijd op een later moment.
Het gevolg van uitbetalen in extra vrije tijd is dat het feitelijk gewerkte aantal uren van een werknemer in een loonperiode hoger is dan het salaris dat hij/zij ontvangt. Hierdoor gaat het feitelijk uurloon omlaag, en daarom is er de regel om werknemers te beschermen: een werknemer moet voor de daadwerkelijk gewerkte uren minimaal het wettelijk minimumloon krijgen, tenzij er cao-afspraken zijn gemaakt over de compensatie van overwerk.
Tijd-voor-tijd regeling: hier moet je op letten
Dit zijn de belangrijkste regels van de tijd-voor-tijd regeling:
- Schriftelijke overeenkomst: De tijd-voor-tijd regeling moet in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd worden.
- Registratie van uren: Het is belangrijk om de extra uren nauwkeurig te registeren.
- Aanpassen contracturen: Als een medewerker structureel overwerkt, kan het verstandiger zijn om het contractueel overeengekomen aantal uren aan te passen.
- Geldigheidsduur van de uren: Neem op hoe lang de gecompenseerde uren geldig blijven. Dit kan anders zijn als er een cao van toepassing is.
Tijd voor tijd en cao-afspraken
Volgens de wet minimumloon bepaalt de cao of een tijd-voor-tijd regeling is toegestaan en hoe die eruit komt te zien. Als er cao-afspraken gemaakt zijn, volg je die. Werkgevers moeten echter nog steeds schriftelijke afspraken maken met werknemers.
Is tijd voor tijd in de cao geregeld? Dan moeten werknemers hun extra vrije tijd verplicht voor 1 juli van het daaropvolgende jaar opnemen. Gebeurt dat niet, moet de werknemer de overuren alsnog uitbetalen. Ook als iemand ontslag neemt en de uren nog niet zijn opgenomen, moet de werkgever de uren optellen en het restant alsnog uitbetalen.
Is het niet in de cao geregeld? Dan mag compensatie in tijd alleen als het loon niet onder het wettelijke minimumloon uitkomt. Hierbij geldt het bruto-uurloon en moet je uitgaan van het aantal feitelijk gewerkte uren tezamen.
Het is belangrijk om een goede administratie van de gewerkte uren per werknemer bij te houden, aangezien er flinke boetes staan op overtreding van de regels van de wet minimumloon.
Wettelijk minimumloon
Het wettelijk minimumloon speelt een cruciale factor bij het toepassen van de tijd-voor-tijd regeling. Die kan niet worden ingezet als je medewerker hierdoor onderbetaald wordt, dat wil zeggen dat het loon onder het wettelijke minimumloon uitkomt. Volgens de wet heeft iedere werknemer recht op een eerlijke vergoeding voor hun werk. Het wettelijk minimumloon zorgt hiervoor. Per 1 januari 2025 bedraagt het minimumloon voor iemand van 21 jaar en ouder € 14,06 en sinds 1 juli is € 14,40 het geldende minimumloon per uur.
Als je overwerkende werknemers compenseert in vrije tijd, moet het loon van de regulier gewerkte uren nog steeds aan de wettelijke minimumloon normen voldoen.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Bruto uurloon volgens de wet minimumloon: een voorbeeld
Hoe de bescherming tegen onderbetaling werkt, is makkelijker te begrijpen via onderstaand voorbeeld:
Sophie is 24 jaar en heeft bij jouw bedrijf een overeengekomen arbeidsduur van 36 uur voor een bruto-uurloon van € 12,87. Er zijn geen cao-afspraken gemaakt in de branche waar jouw onderneming valt en je betaalt het loon wekelijks uit. Volgens de normale arbeidsduur verdient Sophie € 463,32 per week.
Stel dat Sophie door personeelstekort 14 extra uren maakt en in een week het aantal feitelijk gewerkte uren 50 uur is. Dan komt het bruto uurloon uit op € 9,27 (€ 463,32 gedeeld door 50, het totale aantal gewerkte uren tezamen). Volgens de regels die per 1 januari 2019 zijn ingegaan is dit niet toegestaan, aangezien het wettelijk minimumloon voor iemand van ouder dan 21 jaar met een 36-urige werkweek boven de € 14 is vastgesteld. In dit geval ben je verplicht om de overuren uit te betalen.
Registratie van extra gewerkte uren
Het is belangrijk om een nauwkeurige registratie van de extra gewerkte uren bij te houden. Dit zorgt voor transparantie, voorkomt misverstanden of geschillen achteraf en bespaart jou als werkgever veel tijd en geld.
In de praktijk betekent dit dat je als werkgever een betrouwbaar systeem moet hebben voor urenregistratie. Dit kan een digitaal systeem zijn of een andere methode die past bij de grootte en aard van je bedrijf.
Hoe wordt tijd voor tijd berekend?
Door het aantal gewerkte overuren bij te houden en deze om te zetten in extra verlofuren. De berekening is vaak één-op-één, wat betekent dat één gewerkt overuur gelijkstaat aan één extra verlofuur.
In sommige cao-afspraken wordt tijd voor tijd gecompenseerd met een hogere factor, afhankelijk van wanneer en hoe de overuren worden gewerkt. Dit wordt vaak gedaan om onaantrekkelijke werktijden (zoals avond-, nacht- of weekenddiensten) extra te belonen. Overwerk op zaterdag: tijd voor tijd met 150% (1,5 uur verlof per uur gewerkt) of op zon- of feestdagen: tijd voor tijd met 200% (2 uur verlof per uur gewerkt).
