Workforce management nader bekeken
Om een beter idee te krijgen van de invloed van workforce management op de financiële gezondheid van een bedrijf, is het goed om eerst iets dieper in te zoomen op wat workforce management precies is. Workforce management wordt ook wel afgekort met WFM en ‘strategische personeelsplanning’ genoemd. Het gaat verder dan alleen het maken van een rooster op papier met wie wanneer werkt.
Workforce management gaat om het matchen van vaardigheden van je personeel met hun werk. Je zou kunnen zeggen dat workforce management draait om het afstemmen van de behoeften van jouw onderneming op de capaciteitsbehoeften van je personeel. Om dat te illustreren, vind je hieronder een voorbeeld.
Stel dat je een magazijn runt waarbij je verschillende functies bijna 24/7 nodig hebt, zoals floormanagers, heftruckmedewerkers en andere functies. Een strak rooster maken is hierin cruciaal, maar het is ook belangrijk dat je beschikt over de juiste soort werknemers.
Misschien blijkt dat in je roosters de heftruckmedewerkers vaak afwezig zijn, of dat je juist een overschot hebt aan beschikbare medewerkers voor andere functies in het magazijn. In dat geval kan het handig zijn bijvoorbeeld een flexibele schil te maken van werknemers, zodat de capaciteit aan beschikbaar personeel beter kan worden aangepast aan de capaciteit van jouw bedrijf.
Je kunt je natuurlijk ook voorstellen dat het drukker is in je magazijn rond de feestdagen of rond Black Friday en dat je in een rustige maand als januari weer wat minder handen nodig hebt. Workforce management helpt je om dat zo strak mogelijk te regelen. Maar hoe gaat dat in zijn werk?
Online roosters maken met workforce management software
Hoewel workforce management verder gaat dan simpelweg het maken van een werkrooster, is workforce management software in principe gewoon een tool om een rooster te maken. Maar waarom is het dan meer dan enkel werkroostersoftware? Dat heeft vooral te maken met de verschillende aanvullende functies van deze software die een gewoon rooster op papier of in Excel niet heeft. Zo kun je met de software van Werkrooster.nl het volgende doen:
Beschikbaarheid in de software
Een werkrooster maken gaat in bedrijven vaak gepaard met vragen van de roostermaker in een WhatsAppgroep, zoals “Ik heb nog een gat in het rooster op dinsdagochtend, wie kan?”. Deze manier van een rooster maken is erg omslachtig. Als je namelijk van alle mogelijke werknemers weet wanneer ze precies beschikbaar zijn en wanneer niet, zou je dit zelf in kunnen vullen.
Met de workforce management software van Werktijden.nl ziet de manager of roostermaker in de software zelf wie mogelijk beschikbaar is en wie niet. Als deze beschikbaarheid verandert, door ziekte of iets anders, wordt dat ook meteen duidelijk in de software-app.
Werknemers kunnen hun beschikbaarheid zelf invoeren. Dit kunnen ze zowel doen door in te loggen via de desktopversie van de apps als via een mobiele app. Op die manier kunnen ze hun beschikbaarheid veel makkelijker aanpassen dan wanneer er een vast beschikbaarheidsoverzicht bestaat op aparte briefjes of in een Excelsheet.
Werktijden onderling ruilen
In dezelfde WhatsAppgroep kunnen werknemers elkaar soms ontlasten, maar als manager houd je dan niet meer het overzicht wie ook alweer welke dienst draaide. Door onderling uit te ruilen binnen het workforce management systeem behoudt de manager of roostermaker het overzicht en kunnen werknemers simpel uren uitruilen, met toestemming van hun leidinggevende.
Verschillende afdelingen creëren
Workforce management gaat verder dan alleen het maken van roosters voor een bepaalde locatie of afdeling. Je kunt in workforce management software van Werktijden.nl verschillende afdelingen aanmaken.
Het hele systeem geeft ook een overzicht van wie waar aanwezig is binnen de hele organisatie. Zo kun je als werkgever bijvoorbeeld de meest efficiënte combinatie van personeel maken per locatie. Met andere woorden: je kunt de behoefte van je bedrijf laten aansluiten op de beschikbaarheid van personeel in de app.
Automatisch rekening houden met contracturen
Een belangrijk obstakel dat je als roostermaker of manager wellicht over het hoofd ziet bij het inplannen van personeel is hoeveel uren je personeel in hun contract heeft staan. Zowel minimale contracturen als maximale uren worden door de software van Werktijden.nl geregistreerd, zodat je precies weet of personeel met een contract niet te veel of te weinig uren werkt volgens hun contract.
Voorbij het maken van roosters
Workforce management gaat verder dan alleen de planning op de werkvloer. In de wereld van workforce management wordt ook wel gesproken over forecasting. Forecasting gaat over het voorspellen van de capaciteit van je bedrijf. Wanneer ga je veel orders verwerken en wanneer denk je het druk te hebben? Dit is ook het onderdeel van workforce management waarbij de klant in het spel komt. Je kunt aan de hand van forecasting de klant informeren over de verwachte capaciteit van je bedrijf en personeel en aan de hand van het rooster bepalen of doelen haalbaar zijn.
Hoe goed workforce management uiteindelijk geld oplevert
Workforce management helpt je bedrijf verder te groeien en te voldoen aan de vraag van je klanten. Maar op welke manier levert deze manier van roosters maken en planning uiteindelijk geld op voor je bedrijf? In principe spreekt het voor zich dat een betere planning zorgt voor efficiënter werken en daardoor voor het besparen op kosten. Maar dat geeft niet duidelijk aan hoe workforce management geld oplevert en bovendien zijn niet alle besparingen meteen even duidelijk.
Hieronder vind je een aantal redenen waarom workforce management gezien mag worden als een bespaartip in een bedrijf:
Je hebt geen planners meer nodig
Als je een groot bedrijf runt, heb je veel afdelingen, veel managers en veel personeel. Het plannen van al dit personeel kost tijd. Ieder bedrijf organiseert deze tijd op een andere manier. Het ene bedrijf stelt speciale roostermakers of planners aan en het andere bedrijf laat de planning over aan de afdelingsmanagers of ander leidinggevend personeel.
Uiteindelijk steken de managers of de roostermakers ontzettend veel tijd in de planning. Deze tijd kan ook besteed worden aan andere zaken of de functie van de planner kan zelfs worden geschrapt als je speciale workforce management software gebruikt. In beide gevallen zal het zorgen voor een enorme kostenbesparing.
Nog meer besparen op personeel
Workforce management laat beter zien waar de pijnpunten zitten van je planning dan een planning in Excel of op papier. Je weet beter waar flexibiliteit nodig is en waar misschien een overschot aan personeel is. Dat zie je als werkgever of manager bijvoorbeeld als werknemers maar nauwelijks hun minimale contracturen behalen en weinig extra uren draaien. Dat betekent dat je misschien beter kunt inzetten op een flexibele schil van zelfstandigen zonder personeel om pieken op te vullen dan duur betaald personeel onder contract.
Meer omzet draaien
Een betere planning zorgt niet alleen voor simpelweg meer efficiëntie op de werkvloer. Een strakkere organisatie heeft altijd als uiteindelijk doel om meer omzet te draaien. Je kunt het aanschaffen van workforce management van Werkrooster.nl daarom zien als een investering in je bedrijf. Door beter te plannen, beter vooruit te kunnen kijken en te besparen op personeel en kosten voor planning, draai je ook meer omzet. Je kunt anticiperen op drukke periodes en zo op de beste manier er alles aan doen om die periodes zoveel mogelijk winst te maken.
Verbeter werktevredenheid en productiviteit
Je kunt ook meer omzet draaien omdat productiviteit en tevredenheid worden verbeterd. Een rooster maken in een WhatsAppgroep of roosters maken zonder duidelijk overzicht wie aan zijn of haar tax zit qua uren, kan ook zorgen voor uitgeblust en weinig gemotiveerd personeel. Door het rooster te stroomlijnen met workforce management software verhoog je de werktevredenheid, gaat de productiviteit op de werkvloer omhoog en bespaar je op de kosten die gepaard gaan met uitval van personeel.
Verlies geen klanten met onrealistische doelen
Klanten maken je omzet en je kunt klanten verliezen als je onrealistische doelen stelt. Als je belooft een bepaalde order klaar te hebben op een bepaalde datum, dan wil de klant ook graag dat je je daaraan houdt. Zonder goed workforce management systeem heb je een minder duidelijk beeld over je capaciteit en kun je klanten daardoor iets beloven dat in de praktijk onhaalbaar blijkt of simpelweg de verkeerde planning maken voor een bepaalde order, omdat je niet uit ervaring kunt putten hoeveel personeel of welke flexibele schil ervoor nodig is.
Door je workforce management beter te stroomlijnen wordt het makkelijker om te voldoen aan de vraag van je klant en op tijd en in de juiste kwaliteit of kwantiteit te leveren die je beloofde. Je raakt klanten niet kwijt door onrealistische doelen te stellen en zo onbetrouwbaar over te komen.
Conclusie: workforce management bespaart tijd, geld en gedoe
Werknemers inroosteren, planningen maken en al het personeel de juiste taken geven is een flinke klus waar veel tijd in gaat zitten als je dat handmatig doet. Software voor workforce management neemt deze taken uit handen en automatiseert de planning door een overzicht te geven van wie wanneer beschikbaar is, wanneer er piekuren zijn en welke contracturen personeel minimaal en maximaal hebben.
Door tijd te besparen op het maken van roosters en in te spelen op onverwachte gebeurtenissen, piekmomenten en de klantvraag wordt een bedrijf efficiënter gerund, is het personeel tevredener en bespaar je veel geld. Bovendien kan het zelfs leiden tot meer omzet omdat je meer orders kunt verwerken en meer klanten aantrekt omdat je ze tevreden houdt en altijd realistische doelen stelt.
