Een goede arbodienst helpt je niet alleen als je medewerkers ziek zijn, maar adviseert en begeleidt je ook gevraagd en ongevraagd bij de preventie, ofwel het voorkomen van verzuim. Ze helpt je ook bij het opzetten van een goed verzuimbeleid, dat je weer kan helpen om je verzuim te verlagen. Hierin staat beschreven hoe de organisatie omgaat met verzuim, welke stappen je zet bij een ziekmelding én de preventieve maatregelen die je als werkgever neemt om verzuim te voorkomen. Bijvoorbeeld door risico’s binnen de organisatie inzichtelijk maken via de Risico inventarisatie en -evaluatie en door gezondheidsrisico’s in kaart te brengen via een Preventief Medisch Onderzoek.
Niet de bedrijfsarts, maar de casemanager van de arbodienst is tegenwoordig bijna altijd je vaste aanspreekpunt. Hij of zij voert gesprekken met de werkgever en medewerkers, adviseert waar nodig en houdt hen op de hoogte van rechten en plichten. Je mag van de casemanager (en dus arbodienst) verwachten dat deze pro-actief is en dat deze op tijd aan de bel trekt wanneer het verzuim de spuigaten uit (dreigt) te lopen. Maar ook als er andere signalen zijn, bijvoorbeeld over veiligheid, of oplopende werkdruk.
1. Je kent de naam van je arbodienst niet
Als je de naam van je arbodienst niet weet, dan heb je waarschijnlijk al een tijdje geen contact met ze gehad. Heb je überhaupt wel een contract? En wat voor contract is dat dan? En wanneer er een medewerker ziek is, waar doe je dan je ziekmelding?
Als jij de naam van je arbodienst niet weet, dan is de kans groot dat je medewerkers die ook niet weten. Terwijl medewerkers recht hebben op vrije toegang tot de arbodienst en bedrijfsarts, dus zonder tussenkomst van de werkgever. Bijvoorbeeld wanneer de medewerker nog geen klachten heeft, maar bang is om deze te krijgen als de werkdruk te groot is of wanneer hij zich zorgen maakt om de werkomstandigheden.
De bedrijfsarts kan besluiten om de situatie op de werkvloer te komen bekijken en de problemen met de werkgever te bespreken, zonder hierbij te vertellen wat de aanleiding hiervoor is. De bedrijfsarts heeft beroepsgeheim en mag de werkgever niet laten weten dat een medewerker op het open spreekuur is geweest. En dus ook niet dat de medewerker zich zorgen maakt om zijn eigen gezondheid, de werkomgeving, welke klachten of ziekte een medewerker heeft.
En om terug te komen op de naam van je arbodienst; als jij die van je arbodienst niet kent, dan weet de arbodienst waarschijnlijk ook niet wie jij bent. En zelfs als je er nooit iemand ziek is, is het eigenlijk best raar als je nooit wat van je arbodienst hoort toch? Waarom dat alarmerend is, lees je hieronder.
2. Als je in vier maanden al drie nieuwe casemanagers hebt gekregen
Als je in de afgelopen vier maanden al drie nieuwe casemanagers bij je arbodienst hebt gekregen, gaat er hopelijk een alarmbel bij je af. Want je kunt je afvragen of alles wel goed gaat bij de arbodienst. Misschien is het geen fijne werkomgeving en lopen casemanagers gillende weer weg, of geven ze andere klanten voorrang.
Maar het is vooral irritant. Je bouwt een relatie op met je casemanager, ze moeten je echt leren kennen. Wanneer je telkens een andere contactpersoon hebt, lukt dat niet. Je hebt ook geen zin om elke keer opnieuw uit te leggen wie je bent, wat je doet en wat je problematiek is. Of dat bepaalde vormen van re-integratie binnen jouw organisatie gewoon niet werken.
Verder wil je ook direct telefonisch contact kunnen krijgen met de casemanager of bedrijfsarts. Heb je een vast contactpersoon of krijg je te maken met een callcenter dat meestal niet zoveel verstand heeft van verzuim en je bedrijf niet goed kent?
Kortom: kies voor een arbodienst die ervoor zorgt dat een casemanager of bedrijfsarts je bedrijf kent en waarmee de lijntjes kort zijn. Een die ook echt investeert in de relatie en niet wacht tot je een keer belt als er iemand ziek is.
3. Als je medewerkers niet op spreekuur bij de bedrijfsarts kunnen komen
Het verzuim in Nederland is hoger dan ooit en dat wordt onder andere veroorzaakt door het oplopende tekort aan bedrijfsartsen. Doordat wachttijden oplopen, start de verzuimbegeleiding ook steeds later en dat wil je niet. Want een verzuimende medewerker kost een werkgever gemiddeld 400 euro per dag aan loonkosten, niet gefactureerde omzet, werk dat blijft liggen of dure vervangers. Belangrijk dus, om bij verzuim snel de verzuimbegeleiding te starten. Maakt de arbodienst het voor jouw medewerkers onmogelijk om op spreekuur te komen bij de bedrijfsarts, dan is het tijd om razendsnel in actie te komen.
Door capaciteitsproblemen zijn er arbodiensten waarbij de wachttijden oplopen naar meer dan de wettelijk toegestane zes weken. Of waarbij de taakgedelegeerde casemanager de honneurs waarneemt. Maar soms móét de medewerker gewoon een bedrijfsarts zien en dan is het belangrijk dat dit (binnen redelijke termijn en afstand) mogelijk is. Ook zijn er arbodiensten die alleen nog met digitale spreekuren werken. Vaak is dit prima, maar soms moet je iemand gewoon even écht in de ogen kijken om een juiste diagnose te stellen.
Een zieke medewerker moet binnen uiterlijk zes weken op een eerste spreekuur bij de bedrijfsarts komen om aan de Wet verbetering Poortwachter te voldoen. Wanneer jouw verzuimdossier niet aan de Wet verbetering Poortwachter voldoet, kun je hiervoor een sanctie krijgen. En die is fors, tot mogelijk een jaar extra loondoorbetaling.
4. Als je arbodienst gekoppeld is aan een verzuimverzekering
Het lijkt aantrekkelijk om wanneer je een verzuimverzekering afsluit, gelijk alles in één keer te regelen. Wanneer je zo’n verzuimverzekering afsluit, geeft de verzekeraar je daarom vaak de mogelijkheid om direct een contract bij een arbodienst af te sluiten.
Heel handig, maar toch is het verstandig om goed na te denken voordat je dit doet. Vaak heb je maar een beperkte keuze uit arbodiensten, soms zelfs maar een of twee. En dan is het de vraag of deze arbodienst wel echt bij jouw organisatie past. Want misschien hebben ze helemaal geen ervaring binnen jouw branche of is het een grote bulkaanbieder waar je niet veel meer bent dan een nummer. Soms ben je ook verplicht om een full servicepakket af te nemen en dat is niet altijd de beste keuze.
Deze koppelverkoop, want feitelijk is er sprake van gedwongen winkelnering, geeft je dus geen enkele keuzemogelijkheid. Omdat je contract gekoppeld is aan de verzekering, kent de arbodienst je ook niet persoonlijk en heeft er ook geen direct belang bij om echt goed samen te werken. Je hebt hen er immers bij de ziekteverzuimverzekering gekregen, wat voor hen een makkelijke manier is om klanten binnen te halen.
Zorg er altijd voor dat jij ook zelf de contacten met, en de regie over jouw arbodienst houdt. Want als zij je niet kennen, dan kunnen ze je nooit goed helpen bij de begeleiding van je verzuimende medewerkers. En dat wil je niet.
5. Als je arbodienst ineens met een volledig nieuw contract komt
Is jouw arbodienst overgenomen door een arboreus, dan kan je er op wachten dat ze je een nieuw contract aanbieden. Dat hoeft niet erg te zijn, maar als je bij je oude arbodienst een flexibel maatwerkcontract had en ineens een one-size-fits all-contract krijgt, is het vaak toch verstandiger om over te stappen.
Zie het een beetje alsof je eerst een lekkere, ambachtelijke pizza bij de Italiaan om de hoek bestelde, maar ineens zo’n te vette pizza van een willekeurige Amerikaanse keten op je bord krijgt. Of je krijgt ineens een ingewikkeld 4-sterrenmenu voorgeschoteld, terwijl je eigenlijk gewoon een simpele pizza wilde.
Kortom, het is belangrijk dat het contract dat je afsluit bij je arbodienst bij jou en je organisatie past.
Kies de beste arbodienst voor je organisatie
Je arbodienst is een belangrijke schakel wanneer het gaat om verzuim, veilig werken en het beperken van risico’s. Ze begeleiden medewerkers tijdens het verzuim en een goede en efficiënte re-integratie, ze helpen bij het opstellen van- en toetsen de RI&E, ze voeren gezondheidsonderzoeken uit en kunnen keuringen doen.
Je mag van je arbodienst verwachten dat ze je gevraagd en ongevraagd adviseren over je gezondheidsbeleid, hoe je risico’s op verzuim kunt verkleinen en hoe je je verzuimpercentage kunt verlagen. Behalve de wettelijke verplichtingen, zijn er natuurlijk ook nog je eigen behoeften om rekening mee te houden. Wil je bijvoorbeeld compleet ontzorgd worden of zoveel mogelijk zelf doen? Hoe wil jij samenwerken met je arbodienst, verwacht je een proactieve houding of wil je liever zelf aangeven wanneer je iets nodig hebt, vind je het belangrijk dat je arbodienst kennis heeft van jouw sector, organisatiegrootte en -cultuur?
Vraag nooit naar algemene brochures of standaard offertes. Richt je bij het zoeken altijd op jouw specifieke behoefte. Probeer er in de gesprekken met minimaal drie verschillende arbodiensten achter te komen of je aansluiting vindt tussen jouw behoeften, de desbetreffende dienst en de mogelijkheden die zij bieden.
