Valkuil 1: vergeten afspraken schriftelijk vast te leggen
Maak je afspraken met een werknemer over de arbeidsvoorwaarden? Zet ze allemaal op papier en laat die werknemer er ook voor tekenen. Afspraken zoals een proeftijd zijn bijvoorbeeld alleen schriftelijk geldig. Beland je door een geschil in de rechtszaal, dan kan de rechter mondelinge afspraken niet-bewezen verklaren.
Verder kan het verstandig zijn om in een arbeidsovereenkomst te verwijzen naar afspraken die je ergens anders hebt vastgelegd. Zo kun je het internetprotocol van je bedrijf noemen. Daarin kun je dan onder meer vastleggen of medewerkers hun privémail mogen openen en welke regels gelden voor het gebruik van sociale media.
Valkuil 2: standaardcontracten zijn verouderd
Standaardcontracten gaan niet oneindig mee. Gebruik je ze om nieuwe arbeidsovereenkomsten te maken? Vergeet dan niet om ze regelmatig te actualiseren. Zo moet je medewerkers met een tijdelijk contract minimaal 1 maand voor het afloopt laten weten of ze mogen blijven of niet. En tijdelijke contracten die 6 maanden of korter lopen mogen geen proeftijd bevatten.
Valkuil 3: een vaag concurrentiebeding
Het zit er dik in dat nieuwe medewerkers jouw bedrijf op een bepaald moment weer verlaten. Met een concurrentiebeding voorkom je dat ze je beconcurreren of er met belangrijke relaties vandoor gaan. Bedenk dat zo’n beding waardeloos is als je het niet zorgvuldig omschrijft. Geef aan welke werkzaamheden een werknemer niet meer mag doen, hoe lang en op welk gebied. Neem je ook een relatiebeding op? Geef dan duidelijk aan welke klanten de oud-werknemer niet mag benaderen.
Let op: sinds 1 januari 2015 mag je geen concurrentiebeding meer opnemen in arbeidscontracten voor bepaalde tijd. Dit mag alleen nog als je daar een zwaarwegend belang voor hebt.
Valkuil 4: arbeidsvoorwaarden kan ik altijd wijzigen
Heb jij een overeenkomst gesloten met een medewerker, dan moet je je daar beiden aan houden. Wil je iets wijzigen? Bijvoorbeeld de beloning of de looptijd van het contract? Dan kan dit alleen met toestemming van de werknemer. Een arbeidsovereenkomst wijzigen is iets eenvoudiger wanneer je een (eenzijdig) wijzigingsbeding opneemt. Hier kun je dan een beroep op doen wanneer het voor je bedrijf noodzakelijk is om de arbeidsvoorwaarden aan te passen, bijvoorbeeld bij een dreigend faillissement.
Valkuil 5: een personeelsdossier is overbodig
Dat een personeelsdossier en niet toe doet, is een grote misvatting. Het is juist erg belangrijk om personeelsdossiers bij te houden. Wat leg je vast? Natuurlijk de persoonlijke gegevens, maar denk ook aan verslagen van beoordelingsgesprekken, afspraken over opleidingen en eventuele waarschuwingen. Eigenlijk alles wat belangrijk is voor de ontwikkeling van jouw personeel.
Overigens is het voor jezelf ook belangrijk om de personeelsdossiers op orde te hebben. Dien je bijvoorbeeld een ontslagaanvraag in vanwege disfunctioneren, dan wil de rechter de functionerings documenten inzien. Is het dossier niet op orde? Dan is de kans groot dat de rechter het ontslag afkeurt.
Gerelateerd lezen:
• De identificatieplicht: weet wie er bij je werkt!
• De Arbeidsinspectie
• Alles wat je moet weten over het concurrentiebeding.
• Beëindiging van een arbeidscontract
