Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar jaarlijks wordt er voor meer dan 10 miljard euro aan fraude gepleegd binnen bedrijven. Het eigen personeel blijkt vaak de dader. Nu ben je als werkgever verplicht om de identiteit van je werknemers te controleren, maar volgens Rene Reijenga van screenen.com is dat lang niet voldoende. Waar moet je op letten?

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Inhoudsopgave

‘Vaak bestaat de indruk bij bedrijven dat met het aanvragen van een verklaring van goed gedrag men er wel klaar mee is – dat een kandidaat dan gescreend is. Maar dat vormt slechts een onderdeel van een gedegen screening op betrouwbaarheid en integriteit.’ Aan het woord is Rene Reijenga. Onder de handelsnaam Screenen.com verzorgt zijn bedrijf screenings van personeel.

Reijenga is van mening dat bedrijven onvoldoende aandacht geven aan het vooraf controleren van personeel. Zeker in deze tijd. ‘Vaak denken ze dat de Identificatieplicht voldoende is, maar dat is slechts een onderdeel van waar je een screening mee start. Eigenlijk check je dan alleen de identiteit van iemand. Dat is niet voldoende.’

Wat is de identificatieplicht?

Werkgevers moeten een nieuwe werknemer vóór de eerste werkdag ‘identificeren’, volgens de Wet op de Identificatieplicht (WID). Dit houdt onder meer in dan dat een werknemer zijn paspoort of identiteitsbewijs laat zien. De werkgever moet de documenten allereerst verifiëren en een kopie van het origineel bewaren bij de loonadministratie.
De WID is ingevoerd om sociale misdrijven en overtredingen als sociale zekerheids- en fiscale fraude, illegaal verblijf en illegale arbeid in Nederland beter te kunnen bestrijden.

Welke gegevens?

De werknemer moet gegevens die van belang zijn voor de loonheffingen vóór de eerste werkdag aan zijn nieuwe werkgever verstrekken. Het gaat om naam en voorletters, geboortedatum, Burgerservicenummer (BSN), adres, postcode en woonplaats.

Verder heb je van de nieuwe werknemer een geldig identiteitsbewijs nodig. Dit kan zijn:

  • een geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)
  • een geldig paspoort of Europese identiteitskaart van een van de EER-landen
  • een geldig paspoort van een land buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen 
  • een paspoort van een niet EER-land mét verblijfsvergunning
  • een vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort
  • een diplomatiek of dienstpaspoort
  • een geldig verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV
  • een zogenaamd W-document voor asielzoekers 

Let op: een rijbewijs geldt bij indiensttreding niet als geldig identiteitsbewijs, omdat er niets over de nationaliteit en verblijfsstatus op staat.

Kopiëren en bewaren

Maak een kopie van het identiteitsbewijs (in elk geval van de bladzijden waar belangrijke gegevens op staan, zoals: informatie over de persoonlijkheidskenmerken, een handtekening of stempels. Ook moeten het documentnummer, de pasfoto en het Burgerservicenummer (BSN) goed zichtbaar zijn). De kopie van het identiteitsbewijs moet je bewaren tot tenminste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.

TIP: scan het document en sla het digitaal op, dan kun je het later gedetailleerd bekijken en eventueel als bewijsmateriaal gebruiken. Krijg je een boekenonderzoek? Zorg dan dat je direct kopieën van alle identiteitsbewijzen van je werknemers kunt laten zien. 

Controle van identiteitsbewijzen

De werknemer is verplicht om een geldig identiteitsbewijs aan je te tonen. Als werkgever ben je verplicht het identiteitsbewijs te controleren, de verificatieplicht. Hoe doe je dit? Alleen een kopie is niet voldoende: zorg dat je altijd het origineel te zien krijgt en zelf een kopie maakt. Op het moment dat je de kopie maakt, is het document tevens goed te controleren op echtheidskenmerken.  

Let op de volgende belangrijke aandachtspunten:

  • Correspondeert de foto met degene die je het document heeft overhandigd?
  • Komen geboortejaar, leeftijd, lengte en kleur ogen overeen?
  • Is het document nog wel geldig?
  • Klopt de handtekening (laat de werknemer zijn handtekening zetten)? 

Verder zijn er een aantal echtheidskenmerken van paspoorten en identiteitskaarten. Identiteitsdocumenten zijn voorzien van allerlei druktechnische snufjes, zoals watermerken, optisch variabele kleuren, piepkleine letters, vezeltjes en dergelijke. Veel van deze kenmerken staan op de houderpagina van het document, de pagina met de persoonsgegevens. Let erop of deze pagina intact is en niet beschadigd, of dat er lijmresten bij of rond de foto zitten. Mocht je twijfelen aan de echtheid, dan kun je het beste – na het maken van een kopie – contact opnemen met de politie.

Hoewel je als werkgever geen vergaande onderzoeksplicht hebt, moet je wel je best hebben gedaan bij het controleren van de echtheidskenmerken. Als je niet in de lijn van de Identificatieplicht voor werkgevers hebt gehandeld, loop je het risico op naheffingen. 

Via uitzend- of detacheringsbureau

Als je iemand in dienst neemt via een uitzendbureau of detacheringsbureau moet je ook het originele identiteitsbewijs controleren. Je hoeft het niet op te slaan, het bureau dat hem of haar in dienst heeft genomen is daarvoor verantwoordelijk. 

Pas op voor boetes!

De Belastingdienst controleert of je voldoet aan de wettelijke verplichtingen inzake de Wet op de identificatieplicht. Daarnaast controleert de Arbeidsinspectie werkgevers op naleving van de Wet arbeid en vreemdelingen. Deze wet verbiedt om personen die geen vrije toegang hebben tot de Nederlandse arbeidsmarkt te laten werken zonder tewerkstellingsvergunning. 

Als je een controle krijgt, ben je verplicht om je administratie te laten zien. Heb je deze niet op orde, dan ben je mogelijk in overtreding en loop je het risico op een boete. Ook kunnen medewerkers worden meegenomen naar het politiebureau om hun identiteit te achterhalen. De niet-gewerkte uren krijg je niet vergoed.

Als de Arbeidsinspectie je betrapt op illegale arbeid, krijg je een proces-verbaal voor het plegen van een economisch delict van € 8000 per illegale werknemer. 

Gerelateerd lezen:

• De Arbeidsinspectie
• voor arbeidscontracten
• Alles wat je moet weten over het concurrentiebeding.
• Beëindiging van een arbeidscontract

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
Bij De Zaak geloven we dat ondernemers de vrijheid moeten hebben om hun ondernemersdromen waar te maken. Ondernemers geven smaak aan de wereld en…
De dertiende maand is een magische term in de wereld van arbeidsvoorwaarden. Volgens onderzoek is het de meeste gewilde secundaire voorwaarde onder…
Nieuwe mensen nodig? Beperk jezelf dan niet tot traditionele kanalen voor werving en selectie. Sociale media hebben een gigantisch bereik en bieden…
Ben je op zoek naar een manier om extra aantrekkelijk te zijn voor werknemers? Het cafetariamodel is een flexibel systeem van arbeidsvoorwaarden dat…
Na het succesvol doorlopen van de sollicitatiegesprekken is dit het moment waarop je afspraken maakt over de voorwaarden waaronder iemand gaat werken….
Een vacature plaatsen en wachten tot de geschikte kandidaat naar je toe komt? Helaas, die tijd is voorbij. De krapte op de arbeidsmarkt maakt het…