Maak uw eigen digitale visitekaartje in Outlook

Door redactie De Zaak

Dagelijks worden visitekaartjes uitgewisseld. En hoe gaat dat doorgaans? Bij thuiskomst voert u de contactgegevens handmatig in Outlook in. U kunt uzelf - en anderen! - heel wat werk besparen met digitale visitekaartjes. Hoe u zelf een digitaal visitekaartje maakt en verstuurt, staat in deze Outlook tip van Easy Template.

Ben je bewust van de werkelijke kosten per gewerkt uur binnen jouw onderneming? Ontdek hoe deze waardevolle inzichten je kunnen helpen je winst te verhogen en je bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Een goede indruk bij uw (nieuwe) klanten

Door van uw eigen gegevens een contactpersoon aan te maken, kunnen deze gegevens worden verzonden naar (nieuwe) relaties. Die relaties hoeven dan niet meer te doen dan uw gegevens op te slaan. Dit bespaart een hoop tijd en maakt bovendien een professionele indruk bij een (mogelijk toekomstige) klant. Maar ook in een privésituatie krijgt u positieve reacties.

Werkinstructie Microsoft® Outlook

De uit te voeren handelingen bestaan uit 3 stappen:

Aanmaken eigen contactpersoon
Verzenden van gegevens
Ontvangen van gegevens

Aanmaken eigen contactpersoon

Maak in het adresboek een contactpersoon aan met uw eigen gegevens, zoals u deze wilt verzenden naar relaties. Wanneer u bijvoorbeeld niet wilt dat het mobiele nummer standaard wordt meeverstuurd, vult u dat gewoon niet in.
Sla dit visitekaartje op in een aparte map onder de contactpersonen, bijvoorbeeld de map >> Digitale visitekaartjes

TIP 1: In deze map kunnen natuurlijk meer visitekaartjes worden opgenomen.
TIP 2: zorg in ieder geval dat uw website wordt vastgelegd, dan kunnen uw klanten direct naar de website.

Verzenden van gegevens

selecteer uw contactpersoongegevens in het adresboek;
open de contactpersoon gegevens;
kies op het lint >> Contactpersoon. Klik op >> Verzenden;
u ziet een keuzemenu;
kies voor >> Verzenden als visitekaartje;
Outlook maakt een nieuw bericht aan met als bijlage het visitekaartje.
Selecteer geadresseerde. Klik op “aan” en selecteer de contactpersoon aan wie de informatie moet worden verzonden. Of type het e-mail adres handmatig in.

Ontvangen van gegevens

Uiteraard ontvangt u op bovenstaande manier ook gegevens van andere personen. Het opnemen van deze gegevens is vrij eenvoudig.

Wanneer een e-mail bericht wordt ontvangen met adresgegevens zal dit worden getoond in Outlook als een gewoon bericht met een bijlage. Voor dit bericht geldt dus hetzelfde als voor andere berichten met een bijlage. Open deze trouwens alleen wanneer de contactpersoon bekend is en als de bijlage bekend is.

Open het e-mail bericht.
Open de bijlage.
Afhankelijk van de instellingen staat deze in het bericht of is als een bijlage toegevoegd aan het bericht.
De contactpersoon wordt geopend.
Sla de contactpersoon op door te kiezen voor >> opslaan en sluiten.

Voeg je bij de vele ondernemers die al de voordelen zien van een duidelijk inzicht in hun bedrijfskosten en start vandaag nog met het transformeren van jouw bedrijfsstrategieën en winstgevendheid.

Boost je winst met de juiste uurprijs

Voeg je bij de vele ondernemers die al de voordelen zien van een duidelijk inzicht in hun bedrijfskosten en start vandaag nog met het transformeren van jouw bedrijfsstrategieën en winstgevendheid.