Als werkgever ben je verplicht je medewerkers te voorzien van alle spullen die zij nodig hebben om hun werk goed uit te kunnen voeren. Dat kan bijvoorbeeld een laptop zijn, maar soms ook een auto of mobiele telefoon. Het gaat vaak om spullen die waardevol zijn. Het is goed om te bekijken of iemand iets nodig heeft en wat dan precies. En wanneer je dat duidelijk hebt: of je een (schriftelijke) bruikleenovereenkomst moet laten tekenen.

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Inhoudsopgave

Wat hebben je medewerkers nodig: een laptop, telefoon of bedrijfsauto? 

Om erachter te komen wat iemand precies nodig heeft, moet je kijken naar de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Een callcentermedewerker heeft bijvoorbeeld een bureau, stoel, computer met belsysteem, vaste telefoon en headset nodig. Daarnaast misschien wel een notitieblok en een pen. 

Een salesmedewerker zal soortgelijke spullen nodig hebben om vanuit kantoor te kunnen werken. Maar het kan ook zo zijn dat een verkoper op pad moet. Dan is een auto belangrijk. En een mobiele telefoon.

De spullen die nodig zijn, verschillen sterk per functie of bedrijf. Een fabrieksmedewerker zal aan bovenstaande spullen niets hebben. Ga dus goed na wat iemand gebruikt in zijn functie. Zitten daar waardevolle spullen bij? Dan is het slim om het een en ander vast te leggen en een bruikleenovereenkomst op te stellen. Jij als werkgever blijft eigenaar, maar maakt de spullen beschikbaar voor de medewerker om te gebruiken (lenen). 

Wat is een bruikleenovereenkomst tussen een werkgever en een werknemer? 

Een bruikleenovereenkomst is een overeenkomst van het in bruikleen geven van goederen door de werkgever (de uitlener) aan de werknemer (de lener), zonder dat daar een tegenprestatie voor gevraagd wordt. Erin staan de voorwaarden waaronder een werknemer de spullen mag lenen van de werkgever.

Zo’n overeenkomst kan overigens ook betrekking hebben op een onroerende zaak als een woning of bedrijfsruimte. 

Onderdeel van arbeidscontract

Het kan al bij aanvang van het werkverband duidelijk zijn dat een nieuwe medewerker bepaalde kostbare spullen nodig heeft voor zijn functie. Dan zal een bruikleenovereenkomst al direct onderdeel zijn van het arbeidscontract. Het kan er later ook nog aan toegevoegd worden. Voor auto’s wordt over het algemeen een autoregeling overeengekomen. 

Heb je een (schriftelijke) bruikleenovereenkomst nodig? 

Een bruikleenovereenkomst laten tekenen is niet verplicht, aangezien in de wet staat dat de lener die een zaak ontvangt als een ‘goed huisvader’ voor de geleende zaak moet zorgen. Daarnaast is een overeenkomst zowel mondeling als schriftelijk overeen te komen. Maar wanneer het gaat om zeer waardevolle spullen, zoals een laptop of auto, is een bruikleenovereenkomst zeker aan te raden.

Verplichtingen bruiklener

Met een bruikleenovereenkomst voorkom jij als uitlener bijvoorbeeld problemen wanneer iemand een zaak in bruikleen niet of niet in de oorspronkelijke staat retourneert. Een bruikleenovereenkomst geeft duidelijkheid aan de medewerker over de verplichtingen en wat de gevolgen zijn als iets kapot gaat of niet terugkomt. Het kan je veel gedoe besparen.

Wanneer heb je een bruikleenovereenkomst nodig?

Een bruikleenovereenkomst is dus aan te raden bij kostbare spullen zoals een tablet of smartphone en zeker bij een auto. Het helpt duidelijkheid te scheppen in de afspraken die zijn overeengekomen en in de gevolgen bij oneigenlijk gebruik. Als er nog andere (kostbare) spullen zijn, die bijvoorbeeld in het kantoor, en een medewerker maakt daarvan gebruik, kijk dan eens of dat ook een schriftelijke overeenkomst verdient.

Wat moet er in een bruikleenovereenkomst staan?

Wat moet er precies worden afgesproken? In een bruikleenovereenkomst zet je altijd

  • Een omschrijving van de zaak
  • Waarvoor de in bruikleen gegeven zaak gebruikt mag worden
  • De inwerkingtreding en de looptijd van de bruikleenovereenkomst (indien er een einddatum is)
  • De gevolgen indien de in bruikleen gegeven zaak tijdens de bruikleenperiode verloren gaat of beschadigd raakt.

Het is ook verstandig om te vermelden onder welke omstandigheden jij als uitlener het recht hebt om de bruikleenovereenkomst weer in te trekken. En wat de overeengekomen voorwaarden zijn waaronder je een zaak ter beschikking stelt en wat de gevolgen zijn van beschadiging of verlies.

Hoe een bruikleenovereenkomst werkt

Wanneer je als uitlener je medewerker een zaak in bruikleen geeft, betekent dat dat die medewerker daar geen tegenprestatie voor hoeft te leveren. Zodra er een tegenprestatie voor nodig is, bijvoorbeeld in de vorm van geld of iets anders, is er sprake van een huurovereenkomst. Zo’n juridisch document als een huurovereenkomst kan je eenvoudig op maat afmaken, zodat de afspraken op papier staan.

Kosten voor de zaak of de lener?

De lener is bij bruikleen altijd verplicht goed voor de zaak te zorgen en deze weer terug te geven bij het einde van de bruikleenovereenkomst. Bij normaal gebruik zal er sprake zijn van normale slijtage. In dat geval zullen eventuele kosten voor rekening van de uitlener komen, evenals eventuele onderhoudskosten. Wanneer een lener niet goed met een zaak omgaat of deze gebruikt voor iets waarvoor de zaak niet bedoeld is, mag de uitlener de lener om een passende vergoeding vragen.

Weten hoe je al je aankopen en kosten bijhoudt in je administratie? Check dan eens onze pagina Boekhouding eens. Daar vind je allerlei tips over het bijhouden van een goede boekhouding.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
De verschillen tussen zakelijke laptops en consumentenlaptops zitten vooral in de specifieke eisen waaraan de apparaten bij zakelijk gebruik moeten…
ChromeOS is een besturingssysteem voor je computer. Net als bijvoorbeeld Windows van Microsoft of macOS van Apple. Maar dan minder bekend, zeker in de…