We mailen wat heen en weer. Hoe krijgt u alle berichten van dezelfde discussie (onderwerp) netjes bij elkaar?

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Deze tip is van toepassing op:

  • Microsoft Outlook 2010
Berichten zitten namelijk in Postvak in, Verzonden items en waarschijnlijk ook al in een map in uw archief. In Outlook zit een functie om alle berichten te tonen met hetzelfde onderwerp.

Werkwijze zoeken verwante items 

  • Selecteer een e-mailbericht bijvoorbeeld in Postvak in
  • Klik op de rechter muisknop om het snelmenu te openen
  • Kies voor de optie >> Verwante items zoeken
  • Kies voor >> berichten in deze discussie
  • Outlook zoekt nu in alle mappen naar e-mailberichten met hetzelfde onderwerp en toont deze in het scherm
  • In het scherm met de zoekresultaten wordt ook de map vermeld waar het bericht in staat
  • In ons voorbeeld zitten twee berichten in verzonden items en één bericht in Postvak in, terwijl een ander bericht al in de map van de klant zit
  • Door de e-mailberichten te selecteren die nog niet in de klantenmap zitten, kunt u deze in één keer naar de klantenmap verplaatsen
TIP: deze optie is dus ook heel handig om snel uw ” Postvak IN” op te schonen

Onderwerp gelijk houden

Het nadeel van deze optie is dat Outlook de berichten op basis van het onderwerp bij elkaar zoekt.
In ons voorbeeld hebben we een aanvraag beschreven van een Excel cursus. Na wat heen en weer mailen, komt er uiteindelijk een bevestiging. Bij die bevestiging is de oorspronkelijke mail wel beantwoord, maar is het onderwerp gewijzigd.
Outlook zal deze mail dus niet zien als berichten uit dezelfde discussie.

Oplossing wijzigen onderwerp

Door in Outlook een map te maken – bijvoorbeeld “Klanten” – met daarin een map per project/aanvraag houdt u uiteindelijk alles bij elkaar.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning

Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken.

Over de auteur

Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
Iedereen die in Word met nummering in documenten werkt voor hoofdstukken en paragrafen loopt er vroeg of laat tegenaan: de nummering geeft ‘ineens’ een…
Je hoeft geen glazen bol te hebben om te voorspellen dat kunstmatige intelligentie de manier waarop werken ingrijpend verandert. Als ondernemer is het…
Vrijwel iedereen gebruikt WhatsApp om berichten te sturen. Maar wist je dat je de app veel meer kunt personaliseren dan veel mensen doen? Zo kun je…
Hybride werken is in veel organisaties de norm geworden. Mensen werken op kantoor én vanuit huis. Dat kan voordelen opleveren op het gebied van…
Succesvolle organisaties leveren kwaliteit, werken graag efficiënt en zijn innovatief. Maar hoe zit het dan met het afval dat vrijkomt? Denk…