Naast het lezen van mail is het archiveren wellicht nog wel het meeste werk. Met de optie Snelle stappen is het archiveren een fluitje van een cent.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Deze tip is van toepassing op:

  • Microsoft Outlook 2010

Met snelle stappen kun je instellen wat er met een emailbericht moet gebeuren. Wanneer ?je voor een bepaalde snelle actie kiest door er op te klikken, wordt de actie uitgevoerd op het geselecteerde bericht. Hierin worden de volgende acties onderscheiden:

  • Naar map verplaatsen
  • Categoriseren en verplaatsen
  • Markeren e-mail naar:
  • Doorsturen naar:
  • Nieuwe vergadering met:
  • Aangepast

Werkwijze

  • Selecteer tab >> Start
  • Ga naar groep snelle stappen
  • Klik de knop rechtsonder in die groep
  • Outlook heeft standaard al een paar snelle stappen aangemaakt
  • Wij kiezen er altijd voor om deze stappen te verwijderen
  • In ons voorbeeld maken we een actie aan om een bericht te verplaatsen naar de map van een bepaald project
  • Klik op >> Nieuw
  • Vul bij naam de naam van de snelle stap in
  • Zorg dat deze kort is, maar je wel weet wat hij doet, bijvoorbeeld >> Project 1 Archief
  • Kies naar welke map het bericht moet worden verplaatst
  • Kies voor >> Voltooien
  • Maak eventueel nog een aantal nieuwe snelle stappen aan of druk op OK om te bevestigen
  • De snelle stappen zijn nu klaar voor gebruik

Snel archiveren in Outlook toepassen

  • Selecteer een mailbericht bijvoorbeeld in >> Postvak IN
  • Klik bovenin de groep >> Snelle stappen op de snelle stap
  • In ons voorbeeld is dat het verplaatsen van het bericht naar >> Project 1234

Snelle stappen bij geopend bericht

  • Wanneer een e-mailbericht is geopend, zijn de opties van >> Snelle stappen ook beschikbaar
  • Je hoeft dus niet eerst het bericht te sluiten
  • Selecteer tab >> Bericht (e-mail moet wel geopend zijn)
  • Klik op de gewenste snelle actie
  • In ons voorbeeld is dat de mail toevoegen aan het archief van project 1234.

Over de auteur

Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
Succesvolle organisaties leveren kwaliteit, werken graag efficiënt en zijn innovatief. Maar hoe zit het dan met het afval dat vrijkomt? Denk…
Iedereen die in Word met nummering in documenten werkt voor hoofdstukken en paragrafen loopt er vroeg of laat tegenaan: de nummering geeft ‘ineens’ een…
Hybride werken is in veel organisaties de norm geworden. Mensen werken op kantoor én vanuit huis. Dat kan voordelen opleveren op het gebied van…
Vrijwel iedereen gebruikt WhatsApp om berichten te sturen. Maar wist je dat je de app veel meer kunt personaliseren dan veel mensen doen? Zo kun je…
Je hoeft geen glazen bol te hebben om te voorspellen dat kunstmatige intelligentie de manier waarop werken ingrijpend verandert. Als ondernemer is het…