Alles over inkoop en inkoopbeleid

Scherp inkopen begint met de keuze voor de juiste leverancier(s). Welke overwegingen spelen daarbij een rol? Plus tips voor een beter inkoopbeleid en meer grip op uw voorraden.
Alles over inkoop en inkoopbeleid

Relatie ondernemer - leverancier

Als belangrijkste factor in de relatie tussen ondernemer en leverancier wordt betrouwbaarheid genoemd. Betrouwbaarheid zowel wat betreft de prijs - houdt een leverancier zich aan de afspraken of voert hij zonder vermelding vooraf prijsverhogingen door? - als betrouwbaarheid wat betreft het op tijd leveren. Wordt het product niet op tijd geleverd, dan stapt de gemiddelde ondernemer direct over op een andere leverancier.

Meerdere leveranciers of één?

Veel midden- en kleinbedrijven in de metaal- en bouwsector hebben meerdere leveranciers, omdat één leverancier niet alle benodigde materialen kan leveren. Ook de prijs - korting - kwaliteitsverhouding maakt dat een ondernemer van meerdere leveranciers afneemt. Hoe meer leveranciers, hoe meer kans op korting.

Kortingen kunnen worden bedongen door met collega-bedrijven in te kopen: grotere formule, goedkopere prijs. Leverancierbedrijven nemen al vaak contact met de ondernemer/inkoper op om hem te wijzen dat bepaalde producten en/of diensten over een bepaalde periode met korting te verkrijgen zijn. Een andere en meest gangbare manier is het sturen van kostenloze offertes voor een prijsvergelijk. Voor bedrijven die projectmatig werken is het moeilijker een korting te bedingen, omdat zij afhankelijk zijn van de opleverdatum en precieze orders moeten plaatsen.

Regionaal of landelijk?

De keuze voor een landelijke of een regionale leverancier is niet altijd een gestuurde. In de metaalsector bijvoorbeeld zijn veel bedrijven afhankelijk van landelijke leveranciers, omdat er geen regionale bestaan. Of het benodigde product is bij een regionale leverancier niet te krijgen. Landelijke leverancierbedrijven laten vaak vrachten door het land rijden die franco worden geleverd. Het voordeel van landelijke leveranciers is de eenheid in prijsstelling en betaling. Vooral als uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, is een landelijke leverancierinteressant. Het voordeel van een regionale leverancier is snelle en tijdige levering.

Inkoop en inkoopbeleid: wel of geen aparte functie?

De functie van inkoper is in het mkb, met name in de metaal- en bouwsector, vaak een ondergeschoven kindje. De functie van inkoper wisselt nogal eens van persoon en per week. Wie tijd heeft, regelt de inkoop. Dat is niet alleen voor het bedrijf in kwestie onduidelijk, maar ook voor de leverancier.

Toch zouden bedrijven die meer dan tien personen in dienst hebben, moeten overwegen om van de inkoop een aparte functie te creëren. Een aparte inkoopfunctie bespaart geld omdat een inkoper tijd heeft om meerdere prijzen op te vragen, de begroting kan bekijken, kan vergelijken en daarna een scherpe prijs kan vragen.

Bij een aparte functie Inkoop is het aan te bevelen dat er een duidelijke taakomschrijving op papier staat. Een bouwbedrijf formuleert het zo: 'De hoofdinkoper en de betreffende afdeling zijn bevoegd tot het selecteren van leveranciers/producten/diensten. De hoofdinkoper en de betreffende afdeling zijn bevoegd tot het opstellen van een offerte-aanvraag en het beoordelen van de offerte. Het hoofd van de betreffende afdeling is verantwoordelijk voor het opstellen van de eventuele benodigde technische specificaties en/of tekeningen.'
Door een dergelijke taakomschrijving blijven de werkverhoudingen helder en ongestoord.

Tips


Tips voor een goed inkoopbeleid

  • Let op 'stiekeme' prijsverhoging.
  • Bestel niet blind, maar vraag een offerte aan. Een offerte biedt u al enige vorm van bescherming.
  • Hou ogen en oren open: blijf de markt afzoeken en informatie verzamelen.
  • Wat heeft u aan buizen voor een zacht prijsje als u ze nog moet schuren? Anders gezegd, een goede koopman maakt nog geen goed inkoopbeleid.
  • Leg eventuele problemen onmiddellijk en eenduidig uit.
  • Probeer met andere bedrijven uw inkopen te doen, daardoor kunt u hogere kortingen bedingen.
  • Probeer bij kortingen niet het onderste uit de kan te halen: zowel verkopen als inkopen is geven en nemen.
  • Werken met een checklist voor leveranciers of werken met een inkoophandleiding is aan te bevelen bij bedrijven die meer dan tien personen in dienst hebben. De checklist kost tijd, maar die wordt ook weer terugverdiend.
  • Startende ondernemers kunnen ook op het internet producten en diensten vergelijken.
  • Voor 'referenties' van leveranciers kunnen (startende) ondernemers bij de Kamer van koophandel terecht.
  • Kies altijd voor een ISO - 9002 gecertificeerde leverancier. Dergelijke leveranciers leveren altijd goederen met een keurmerk (KIWA; etc.)
  • Laat zoveel mogelijk materiaal rechtstreeks op de werkplek leveren, dat spaart tijd, geld en opslagruimte.
  • Startende ondernemers kunnen na het aanvragen van een offerte een proefleverantie laten doen. Bijvoorbeeld aan de hand van onderstaande beoordelingslijst. Een bezoek van de nieuwe leverancier kan gewenst zijn.
  • Laat uw inkoophandleiding nooit een doel op zichzelf zijn. De handleiding moet uitgaan van het bestaande inkoopproces en gebruiksvriendelijk zijn.

 

De belangrijkste betalingsvoorwaarden

Blanco betalingDe blanco betaling is een goedkope manier om buitenlandse betalingen te verrichten en vooral geschikt voor kleine bedragen. U levert een betalingsopdracht aan, de bank voert die uit. Het is de eenvoudigste en goedkoopste betalingsmethode bij internationale transacties.

Documentair incassoDocumentair incasso (documents againts acceptance) is een betalingsinstrument, waarbij de buitenlandse leverancier via zijn bank en met inschakeling van een bank in het land van de inkoper, documenten laat uitleveren aan de inkoper tegen acceptatie van een wissel.

Deze wissel moet op de vervaldag bij de inkoper ter betaling worden aangeboden. De documenten zijn het bewijs dat de goederen verstuurd zijn naar de inkoper. Leveranciers beschouwen documentair incasso soms als een risico, omdat de inkoper de aangeboden documenten kan weigeren of omdat de wissel op de vervaldag niet wordt betaald door de inkoper.

Letter of CreditEen Letter of Credit ook Accreditief of Documentair Krediet genoemd, is een leverings- en betalingsconditie die voornamelijk gebruikt wordt bij buitenlands betalingsverkeer. Op verzoek van de opdrachtgever/inkoper opent zijn bank een Documentair Krediet ten gunste van de leverancier. Een Documentair Krediet is een betalingsverplichting van de bank van de inkoper t.o.v. de leverancier.

De leverancier moet wel aan de in het Documentair Krediet genoemde voorwaarden voldoen: binnen de looptijd van het Documentair Krediet moet de leverancier bepaalde documenten overleggen, die de goederen vertegenwoordigen zoals vrachtbrief, verzekeringspapieren, factuur, e.d. Daardoor vindt betaling pas plaats, als de goederen naar het adres van de inkoper zijn verstuurd.

Buitenlandse leveranciers nemen doorgaans geen genoegen met een betaalbaarstelling aan de kas van de bank van de inkoper in het land van de inkoper. Zij verlangen dat zij de documenten ter honorering kunnen aanbieden bij een bank (adviserende bank) in eigen land.
Soms gaan buitenlandse leveranciers nog verder en eisen zij als betalingsconditie dat de adviserende bank niet alleen als betaalkantoor fungeert, maar bovendien de verplichting tot betaling op zich neemt bij aanbieding van de documenten. Dit wordt ook wel confirmeren genoemd. Voor de buitenlandse leverancier heeft dit het voordeel, dat nu zowel de bank van de inkoper (kredietopenende bank) als de confirmerende bank een betalingsverplichting hebben.
Mocht de kredietopenende bank failliet gaan of het importland geen deviezen meer hebben, dan honoreert de confirmerende bank in zijn eigen land toch zijn documenten.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming