Behaal voordeel met inkoop en voorraadbeheer

“Je kunt op twee manieren naar de inkoop kijken, als een kostenpost en als een belangrijke toegevoegde waarde. Inkoop behoort tot je core business. Het succes en de kwaliteit van je bedrijf leunt voor een deel op de kwaliteit van je leveranciers. Een goede leverancier vormt een back-up voor je bedrijf en is iemand die meedenkt, loyaal is en in staat om snel te reageren.

Wees daarom kritisch bij de keuze van je leveranciers. Maak een duidelijke selectie, niet alleen op product, maar ook hoe een leverancier zijn zaken heeft georganiseerd: de snelheid waarmee kan worden geleverd, digitaal verwerkt et cetera.

Stel daarnaast bij de keuze van je leverancier de vraag hoe belangrijk deze is voor het bedrijfsproces. Sommige producten en diensten zijn makkelijk vervangbaar. Maar bij inkoop die het verschil maakt, moet je een volwaardig alternatief achter de hand hebben.

Evalueren en bijsturen

De basis van je voorraad ligt aan de inkoopkant. Dat vraagt om een duidelijke focus en een inkoopbeleid, waarbij je vastlegt waar je je op richt, zonder dat je voortdurend van links naar rechts schiet. Inkoop en voorraadbeheer is een doorlopende cyclus: beleid maken, uitvoeren, evalueren en bijsturen. Als je keuzes nooit evalueert, dan kun je de bedrijfsresultaten ook nooit verbeteren en leiden inkopen tot winkeldochters en een grote voorraad.

1. Korting vs. kosten

Soms is een hogere prijs beter dan een grote voorraad. Probeer bij een inkoopkorting bij grote bestellingen uit te rekenen of het voordeel wel opweegt tegen de bankkosten (rente) voor het voorraadbeheer.

2. Voorraaddagen

Oplopende voorraden zijn een signaal dat de omzet achterblijft. Kijk naar de gemiddelde voorraaddagen ten opzichte van de omzet. Is dat redelijk en wat is gebruikelijk in de eigen sector?

3. Omloopsnelheid

Omloopsnelheid is iets wat veel ondernemers niet als kengetal voor ogen hebben. Ketens als HEMA en H&M sturen op omloopsnelheid en vernieuwen wekelijks hun assortiment. Dat is misschien te veel gevraagd, maar wat je in elk geval moet weten, is welke producten lopen. Dat moet je wekelijks voor ogen hebben. Zodat je je assortiment daarop kunt aanpassen. Bij producten die lang op de plank liggen, moet je je afvragen of dit komt omdat er weinig vraag naar is of omdat je een populairder, beter product voert. In het eerste geval is het verstandig minder in te kopen, in het tweede geval is het raadzaam zo snel mogelijk van de voorraad af te komen.

4. Categoriemanagement

Door te sorteren op assortiment, (seizoens)acties, productintroducties en productcategorieën kun je veel sneller en beter inspelen op de wensen en behoeften van de klant.

Tip

Onverkochte voorraad moet weg. Producten die niet lopen leggen beslag op de ruimte en het kapitaal. Vaak zie je dat een winkelier bijvoorbeeld de onverkochte kerstvoorraad opslaat. Die kun je veel beter verkopen of in één keer afschrijven. In het in en uit de opslag halen zit arbeidstijd en kapitaal vast. Soms is het beter om tegen of onder de inkoopprijs te verkopen. Daarmee komt weer kapitaal vrij dat kan renderen.

Grotere keuze kost geld

Een elementaire vraag van elke winkelformule luidt ‘wat wil je op voorraad hebben?’ Daarbij moet je verder kijken dan je omzet en verkoop. Neem de boekhandel als voorbeeld. Een branche die het moeilijk heeft. En voor moeilijke keuzes staat. Een uitgebreide collectie kost geld. Je hebt ongetwijfeld boeken ertussen die al een jaar in de winkel staan. Die boeken kosten alleen maar geld en brengen steeds minder op. Met een rentevoet van 6 à 7 procent, ben je al heel snel je winst kwijt. Bovendien zit je geld vast.”

Dit artikel is een passage uit hoofdstuk 6 van het boek ‘Van factuur tot aangifte‘ van Hans Pieters, een praktische, laagdrempelige leidraad voor het opzetten van de boekhouding tot en met de belastingaangifte.