Met timemanagement werkt u een stuk efficiënter. Steek er in het begin wat tijd en energie in en u zult flinke resultaten boeken. Een korte handleiding.

Scherpe doelen
Overzichtelijk werken begint met het stellen van scherpe doelen, oftewel weten wat u wilt.

  • Doelen voor uw bedrijf als geheel

    Het begint makkelijk, want als het goed is heeft u deze doelstellingen al op papier staan in uw ondernemingsplan. Pak dit erbij en scherp de doelen zonodig aan. Wat wilt u bereiken met uw bedrijf op de korte en lange termijn?

    Tip: Stel uw doelen op volgens de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Bereikbaar, Realistisch en Tijdgebonden.
  • Persoonlijke doelen voor het dagelijks werk

    Wat moet u doen om de doelen voor uw bedrijf te behalen? Wat wilt u binnen een week gedaan hebben? Wees realistisch met uw doelen, kijk naar wat u kunt en zeg bijvoorbeeld dat u per dag twee doelen voor uzelf wilt bereiken.

Plannen en prioriteiten stellen
Om overzicht te krijgen in uw plannen en ‘dingen die moeten gebeuren’ is het handig om deze op te schrijven. Noteer niet alleen afspraken in uw agenda, maar zet ook uw werkzaamheden in uw (Outlook) agenda. Ook zijn ‘ to-do-lijstjes’ erg effectief, zet ze bijvoorbeeld in uw takenlijst in Outlook. Het afwerken van de lijstjes en wegstrepen van de taken helpt bij het leegmaken van uw hoofd.

Maak een dag- of weekplanning (kies waar u zich het beste bij voelt en wat het meest relevant is voor uw werkzaamheden) en dwing uzelf aan de planning te houden.

ABC-Analyse
Een veelgebruikte manier om te bepalen welke zaken prioriteit hebben is de ABC-analyse.
A-taken:
zeer belangrijk, urgent, niet-overdraagbaar en van grote waarde voor de eigen functie. Hiervoor reserveert u 65 % van uw tijd.
B-taken:
belangrijk en betekenisvol zijn voor de organisatie en de eigen functie, maar minder urgent. Voor deze taken reserveert u 20 % van uw tijd.
C-taken:
minder belangrijk, niet specifiek voor de eigen functie. Dit zijn dus bij uitstek taken die u kunt uitbesteden. U reserveert maximaal 15 % van uw tijd voor deze taken.

Plan de A-taken bij voorkeur in die periode van de werkdag die doorgaans het meest rustig is, bijvoorbeeld de uren rond lunchtijd. Ook is het aan te bevelen om bij het plannen van de A-taken rekening te houden met uw persoonlijke dagritme. De belangrijkste taken verdienen immers uw volle aandacht en concentratie. Als u een ochtendmens bent doet u er dus goed aan uw A-taken in de eerste helft van de dag te plannen.

Tips voor het indelen van taken per dag/week:

  • Plan aaneengesloten uren en vaste tijdstippen voor bepaalde taken. Om niet teveel afgeleid te worden tijdens uw werk, is het slim om op een paar vaste tijden per dag uw e-mail te lezen en te beantwoorden en niet de hele dag door. Hetzelfde geldt voor telefoontjes.
  • Reserveer in de planning 60% van de tijd voor basistaken: reguliere taken, telefoontjes, besprekingen en terugkerende werkzaamheden. 
  • Bouw een marge in voor onvoorziene taken en/of storingen: 20 % van de werktijd.
  • En houd rekening met spontane activiteiten, spoedklussen en alles wat verder op uw pad komt: 20 % van de werktijd. Prop uw agenda niet vol, houdt ruimte over voor dit soort onverwachte zaken.
  • Plan realistisch (wat kan ik doen in welke tijd en wanneer?) en stel de lijst bij als er zaken verschoven moeten worden of er een uurtje overblijft.
  • Reserveer ook tijd voor het voorbereiden en uitwerken van bepaalde taken, zoals een vergadering of klantenbezoek. 
  • Bepaal welke taken gedelegeerd kunnen worden: als het niet noodzakelijk is zelf een taak uit te voeren, geef die dan uit handen.

Delegeren
Draag taken over aan anderen waar u zelf niet aan toe komt, waar u zelf niet goed in bent of die eigenlijk niet tot uw bevoegdheid horen, oftewel delegeer! U kunt, wanneer u personeel in dienst heeft, uw personeel hiervoor inschakelen of er iemand voor inhuren. Bijvoorbeeld het onderhouden van uw website door een (interne of externe) webbeheerder, het verzorgen van uw boekhouding of het inhuren van een mediabureau voor uw advertenties.

Ook voor de te delegeren taken is het handig een planning te maken, met het oog op tussentijdse controle en eindcontrole.

Planning model

De inhoud: wat moet er gedaan worden?
De persoon: wie moet het doen?
De termijn: wanneer moet het af zijn?
De details: op welke manier moet hij/zij het doen?
De motivering: waarom moet hij/zij het doen?

Houd er rekening mee dat er ook altijd tijd gaat zitten in het uitleggen van zaken, controleren en bij te sturen. Zeker in het begin, maar als het goed is zal het op een gegeven moment alleen maar tijd opleveren. En uitbesteden kost ook geld, maar misschien minder dan wanneer u het zelf zou doen. Maak daarom goed de afweging hoeveel tijd en geld het kost en wat het oplevert, wanneer u denkt aan uitbesteden.

Archiveren
Er wordt veel tijd verspild aan het opzoeken van niet vlot vindbare informatie. Een logisch systeem om te archiveren (zowel digitaal als fysiek) kan u veel tijd besparen. Haal een bezem door uw opbergsystemen en richt ze opnieuw in. Plan dit ook in, bijvoorbeeld op een rustige vrijdagmiddag. Denk verder aan het regelmatig opschonen van uw e-mail, maar ook aan het maken van back-ups, zodat cruciale bedrijfsinformatie niet verloren gaat. Zorg ervoor dat uw financiële administratie op orde is. Voor het archiveren van de financiële documenten zijn wettelijke bewaartermijnen vastgesteld. Heeft u daar zelf een broertje dood aan, denk dan ook hier aan delegeren en huur een goede boekhouder of accountant in.

Evalueren
Ga regelmatig terug naar de basis en controleer of u op schema ligt. Worden uw doelen gehaald, zijn uw taken gedaan? Het voordeel van al uw lijstjes en planningen is dat u achteraf makkelijk kunt nakijken of u uw doelen gehaald heeft. En in dat geval kunt bijstellen.

Aan de hand van de (schriftelijke) planning kunt u ook tussentijds al controleren of u (en uw bedrijf) op schema ligt. Op die manier kunt u tijdig ingrijpen in geval van problemen. Timemanagement houdt automatisch een soort zelfcontrole in: door het plannen en documenteren van activiteiten, krijgt u een beter inzicht in uw sterke en zwakke punten. Als u ziet dat u de komende tijd volgepland zit, neem dan een tijdje geen nieuwe klussen aan. Handel uw lopende zaken af en bekijk wanneer er ruimte is voor iets nieuws. Ook komt u misschien tot het inzicht dat u bepaalde opdrachten of werkzaamheden zult moeten afstoten.

Meer weten?
Goed timemanagement is niet makkelijk. Er zijn niet voor niets vele boeken over geschreven en allerlei methodes voor ontwikkeld. Een van de meest populaire methodes is de laatste jaren ‘Getting things done’ van de Amerikaan David Allen. Ook worden er door het hele land cursussen gegeven over timemanagement en zijn er coaches gespecialiseerd in begeleiding op dit gebied. Komt u er zelf niet uit of wilt u meer advie? Neem dan contact op met een van onze adviseurs op 023-5535510.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…