Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer (ook wel voorraadmanagement of inventarisbeheer) verwijst naar het proces van bestellen, opslaan, bijhouden en beheren van goederen die je bedrijf op voorraad houdt. Het gaat hier om grondstoffen, halffabricaten, eindproducten en ook verpakkingsmaterialen.
Waarom is optimaal voorraadbeheer zo belangrijk?
Enerzijds speelt het kostenplaatje van voorraden een grote rol, maar onderschat ook zeker niet de vraagkant van het verhaal.
Efficiënt voorraadbeheer is belangrijk om meerdere redenen:
Kostenbesparing
Voorraden wil je idealiter zo laag mogelijk aanhouden. Overtollige voorraden nemen fysieke ruimte in als ze in het magazijn liggen. Je hebt niet alleen te maken met opslagkosten (bijvoorbeeld huur van een loods), maar ook met kapitaal dat vastzit in de producten.
Geen nee verkopen
Een minimale voorraad aanhouden is dus een aanrader. Pas wel op dat je niet te weinig producten op voorraad hebt. Dan loop je het risico dat je nee moet verkopen. Ofwel, gemiste verkoopkansen.
Voorspellen van toekomstige vraag
Een ander belangrijk aspect van voorraadbeheer zit in het voorspellen van toekomstige vraag. Optimaal voorraadbeheer verschaft je belangrijke informatie waarmee je kunt anticiperen op de uitgaande goederenstroom in de toekomst verkoopvolumes. Zo kun je bijvoorbeeld tijdig je voorraden ophogen. Bijvoorbeeld als er een piekseizoen voor de deur staat in jouw branche en je met een hoge uitgaande goederenstroom te maken krijgt.
Klanttevredenheid
Optimaal voorraadbeheer leidt ook tot meer tevredenheid onder je klanten. Wanneer je het juiste product op het juiste tijdstip levert, vergroot je de kans op een positieve ervaring en klantreview.
Voor wat voor soort bedrijven is voorraadbeheer belangrijk?
Bijna elk bedrijf dat fysieke goederen koopt, produceert of verkoopt, heeft een vorm van voorraadbeheer nodig. Zonder voorraadmanagement is het onmogelijk om efficiënt en winstgevend te opereren. Hier volgen enkele soorten bedrijven waar voorraadbeheer een essentieel onderdeel van de logistiek is:
Fysieke retailers
Ben je eigenaar van een fysieke winkel en verkoop je producten aan eindconsumenten? Dan wil je je voorraden zo goed mogelijk afstemmen op de vraag van je klanten.
Ook hier is het belangrijk de voorraden zo laag mogelijk te houden. De truc is om zo min mogelijk kapitaal vast te houden in onverkochte items.
Overtollige voorraden kunnen namelijk leiden tot verlies en verspilling. Soms ben je genoodzaakt verouderde producten tegen dumpprijzen aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde producten die seizoensgebonden zijn, zoals kerstartikelen. Heb je te veel nieuwe producten ingekocht en is de kerstperiode voorbij? Dan kun je de voorraad een jaar lang bewaren tegen (vaak hoge) opslagkosten of snel tegen sterk gereduceerde prijzen aanbieden.
Incourante voorraad
Producten die je niet of nauwelijks meer kunt slijten, vallen onder incourante voorraad. Deze producten mag je in je boekhouding afwaarderen – een lagere waarde geven dan de kostprijs.
Fabrikanten
Ook als je werkzaam bent als industriële ondernemer is optimaal voorraadbeheer van vitaal belang. Je wilt immers voorkomen dat het productieproces stilvalt. De aanvoer van grondstoffen en halffabricaten moet dus op rolletjes lopen.
Just in time
Een bekende industriële techniek voor de rotatie van voorraden heet JIT (just in time). Het staat voor ‘net op tijd’ of ‘zo laat mogelijk’. De bedoeling van JIT is dat de productie en levering zo nauw mogelijk op elkaar aansluiten. Naast een flinke efficiëntieslag levert dit een aanzienlijk kostenvoordeel op.
E-commerce webshops
Webshops schieten nog steeds als paddenstoelen uit de grond. De concurrentie is vaak moordend, dus je moet je onderscheiden van de rest. Bijvoorbeeld met een snelle levering.
Een goede klantervaring is voor een handelsonderneming van levensbelang. Een slechte review heb je zo te pakken en is vaak direct online zichtbaar. Beloftes wil je dus nakomen. Wat je op je website aanbiedt en belooft, moet je dus kunnen waarmaken. Hoe bereik je dat? Onder meer met goed voorraadbeheer. Of je nu zelf voorraden aanhoudt of werkt met dropshipping: jij bent als webshopeigenaar eindverantwoordelijk naar de klant.
Restaurants en voedselbedrijven
Werk je met voedsel? Als restaurant of voedselbedrijf is optimaal voorraadbeheer nóg belangrijker. Koop je namelijk te veel in? Dan loop je het risico op bederf en kun je je voorraad (deels) afschrijven. Goed voorraadbeheer helpt je om deze risico’s te minimaliseren.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
6 tips om je voorraadbeheer te verbeteren
In welke branche je ook werkt, investeren in optimaal voorraadbeheer is essentieel. Je verhoogt hiermee niet alleen je omzet, maar je maakt ook je kosten beter beheersbaar. Een krachtige mix die leidt tot meer winstgevendheid van je onderneming.
Hier volgen enkele tips om je voorraadbeheer te verbeteren:
1. Kies snelle, betrouwbare leveranciers
Leveranciers zijn een belangrijke schakel in de logistieke keten. Kies deze daarom zorgvuldig uit. Zeker als je sterk afhankelijk bent van leveranciers (denk bijvoorbeeld aan dropshipment) wil je werken met betrouwbare partners en korte communicatielijnen.
2. Investeer in geavanceerde voorraadbeheersystemen
Laat slimme algoritmes het zware werk doen en investeer in een geautomatiseerd voorraadsysteem. Zo voorkom je menselijke fouten. Er bestaan diverse apps waarmee je voorraden makkelijk, visueel en intuïtief bijhoudt.
Warehouse Management System
Voor grote voorraden die in een magazijn staan (warehouse) kun je ook kiezen voor een WMS (Warehouse Management System). Dat is een uitgebreid informatiesysteem dat helpt met je magazijnbeheer. Een WMS ondersteunt je bij een aantal belangrijke taken: inkoop, locatiebeheer, voorraadstatus en het verwerken van orders.
ERP-systeem
Je kunt ook een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) overwegen. Een ERP-systeem biedt ondersteuning voor alle bedrijfsprocessen, waaronder dus ook voorraadbeheer.
3. Voorspel de vraag
Gebruik historische verkoopgegevens en markttrends om de toekomstige vraag te voorspellen. Zo kun je een nieuwe voorraad beter afstemmen op de verwachte vraag.
4. Kies voor efficiënte opslag
Heb je een eigen magazijn? Organiseer deze ruimte dan op een manier die het ophalen en opslaan van je producten ondersteunt. Overweeg het gebruik van barcodes of RFID-systemen voor een snelle en nauwkeurige orderverwerking.
5. Laat een externe partij eens naar je voorraadbeheer kijken
Weet je niet zeker waar kansen liggen om je voorraadbeheer verder te optimaliseren? Dan kun je een externe partij inschakelen die de logistiek eens goed onder de loep neemt. Een frisse blik van iemand van buitenaf levert vaak waardevolle inzichten op.
