Inhoudsopgave
Wat is hybride werken?
Hybride werken is een combinatie van fysiek op kantoor werken en werken op een andere locatie. Het is een vorm van Het Nieuwe Werken, waar werktijden en werkplek onderschikt zijn aan het resultaat. Het kan dus zijn dat je personeel niet meer tussen 9 en 5 uur komt opdraven naar kantoor, maar dat ze meerdere dagen thuis werken op tijden die zowel hun als jou goed uitkomen. Voor een betere werk privébalans. Als het werk maar gedaan wordt.
Digitalisering is essentieel om goed op afstand te kunnen werken. In de praktijk betekent het dat je je werknemers voorziet van de juiste tools voor communicatie, samenwerken en vergaderen. Ook het oprechte vertrouwen van jou als manager in je medewerkers is nodig om hybride werken tot een succes te maken.
Hybride werken in het mkb zit in een stroomversnelling
Dat hybride werken zo belangrijk is geworden heeft vooral te maken met de coronapandemie. Die heeft de werkcultuur bij kleine en grote bedrijven blijvend veranderd. Thuiswerken is niet meer ‘alleen maar uit je neus peuteren’, werkend Nederland bleef grotendeels gewoon functioneren tijdens de lockdowns in 2020 en 2021. Aan het begin was het natuurlijk een grote uitdaging, maar werkplek en -tijd bleken minder belangrijk dan gedacht. Er was zelfs sprake van verhoogde productiviteit tijdens het volledig thuiswerken. En daarmee werd na de Coronapandemie het hybride werken al snel de nieuwe norm.
De mix tussen werken op kantoor en een andere locatie is blijvend. Natuurlijk geldt dat niet voor iedereen. Werken op afstand is in sommige gevallen, vanwege het type werkzaamheden, helemaal niet mogelijk. Dat is het geval in heel wat sectoren, zoals in de horeca of specialistische zakelijke dienstverlening, of in de zorg.
Hebben werknemers nu recht op hybride werken?
Werknemers hebben in veel gevallen nu al recht op hybride werken. Volgens de Wet flexibel werken (WFW) mogen werknemers die een halfjaar (26 weken) in dienst zijn bij een bedrijf een verzoek indienen om hun werklocatie aan te passen.
Je werknemers kunnen dit bijvoorbeeld doen als zij (deels) thuis willen werken. Je mag een verzoek voor thuiswerken alleen afwijzen als je daar een zwaarwegende reden voor hebt. Bijvoorbeeld als het niet mogelijk is voor het type werk dat gedaan moet worden of er een minimale bezetting op de werkvloer nodig is.
Afweging hybride werken
Twijfel jij nog om hybride werken in te voeren binnen je bedrijf? Waar moet je rekening mee houden als je jouw personeel structureel laat thuiswerken? Lees hier hoe je een goede hybride werkplek organiseert voor je medewerkers. Heb jij het hybride werken al omarmd? Zorg dan dat je de zaken goed geregeld hebt voor je medewerkers.
Stappenplan hybride werken in 2024
Onderstaande tips helpen je het hybride werken vorm te geven in je organisatie:
- Creëer een visie op hybride werken. Onderzoek welke manier van hybride werken het beste werkt binnen jouw bedrijf?
- Creëer richtlijnen en randvoorwaarden voor welk werk waar wordt uitgevoerd, en geef werknemers hierin voldoende vrijheid en autonomie.
- Pas kantoorruimtes aan de nieuwe behoeftes die er ontstaan door de hybride manier van werken, zoals meer behoefte aan ontmoetingsplekken, of delen van creativiteit.
- Faciliteer een goede thuiswerkplek voor je werknemers. Denk hierbij aan een goede ergonomische thuiswerkplek.
- Denk aan een thuiswerkvergoeding.
- Maak als werkgever gebruik van de werkkostenregeling (WKR) waarmee je belastingvrij deze uitgaven voor thuiswerken kunt doen.
- Draag zorg voor het welzijn van je werknemers, zowel op het vlak van fysieke als mentale gezondheid en werkplezier.
- Voorkom arbeidsconflicten en maak duidelijke afspraken en leg die vast in een thuiswerkovereenkomst.
- Zorg voor sociale verbinding en houdt werknemers betrokken. Stimuleer onderling contact tussen werknemers die regelmatig thuiswerken.
- Zorg voor functioneringsgesprekken op zijn tijd en blijf in gesprek over groei en ambitie. Hoe het hybride werken bevalt en de hybride werkplek nog beter kan. Het is mooi als werknemers efficiënter werken thuis, maar zorg ook dat ze werkgeluk bewaken.
- Regel de communicatiemiddelen die nodig zijn voor de communicatie tussen medewerkers en het bedrijf en zie hoe je die werkgeverslasten kunt berekenen.
- Zorg voor een flexibel beleid dat aansluit op de individuele behoeften van de werknemer en in lijn is met de organisatiedoelen.
- Zorg ervoor dat het leiderschap aansluit bij de hybride manier van werken. Denk aan:
- Heldere communicatie. Kies het juiste medium bij het type informatie.
- Betrokken en empathisch op afstand.
- Duidelijke verwachting en afspraken.
- Scheppen van de juiste cultuur en werkprocessen.
Hybride werken. De voor- en nadelen
Natuurlijk heeft het hybride werken voor- en nadelen. Het is goed om daar rekening mee te houden.
Voordelen hybride werken
Hogere productiviteit
Medewerkers die regelmatig thuiswerken blijken productiever te zijn gaan werken en kunnen zich vaak beter concentreren. Ze hebben geen reistijd en dus geen tijdverlies en vergaderen via Google meet of een ander online communicatiemiddel blijkt effectiever dan vergaderen op kantoor. Thuiswerkers werken per saldo meer dan hun collega’s op kantoor.
Meer autonomie
Een werknemer die zijn werktijden zelf kan indelen en zijn eigen werkomgeving kan kiezen, of thuiswerkt, ervaart verantwoordelijkheid omdat hij zelf werk en privé kan combineren. Even de kinderen van school halen of een boodschapje doen. Een dag thuis werken resulteert vaak in meer werkplezier.
Duurzaamheid
Reizen voor woon-werkverkeer kost tijd, uitstoot en energie. Hybride werken betekent ook minder kantoorruimte, wat automatisch leidt tot een lager energieverbruik.
Nadelen hybride werken
Verstoorde balans tussen werk- en privézaken
Wanneer je thuis werkt, loopt de ruimte tussen werk en privé door elkaar. Daardoor bestaat het risico dat je werknemer altijd bezig is met werk. Dat kan gaan opbreken. Het is belangrijk dat je als werkgever meedenkt met een goede balans tussen werk en privé van je medewerkers.
Geen sociaal contact
Het sociale aspect met collega’s gaat vaak verloren in een digitale setting, wat kan leiden tot disbalans. Bovendien ontstaan veel ideeën uit korte contacten die collega’s hebben op de werkvloer.
Strakkere organisatie
Hybride werken vraag om een andere structuur. Je zult strakker moeten plannen als je werknemers veel vanuit andere locaties werken. Communicatie moet helder zijn. Iedereen moet weten wat er verwacht wordt.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Financiële voordelen hybride werken voor de werknemers
Thuiswerken kost geld. De verwarming gaat aan, de lichten branden. Je hebt digitale apparatuur nodig. Een werkplek met een goede bureaustoel. Om de kosten van thuiswerken te compenseren is er de thuiswerkkostenvergoeding.
Werkgevers kunnen bepaalde werkkosten belastingvrij vergoeden vanuit de werkkostenregeling. Denk hierbij aan aanschaf van digitale middelen zoals een laptop of een goede bureaustoel. Sinds 1 januari 2022 is daar de thuiswerkkostenvergoeding aan toegevoegd.
De thuiswerkkostenvergoeding is een gerichte vrijstelling voor het onbelast vergoeden van thuiswerkkosten van € 2,35 per thuiswerkdag. Werkgevers zijn niet verplicht een thuiswerkkostenvergoeding uit te keren en het bedrag staat niet vast. Meer mag dus ook, maar alleen de eerste € 2,35 per dag is belastingvrij.
Thuiswerken als zzp’er
Ben je zzp’er en is je kantoor officieel thuis, met een aparte toegang? Daar zijn andere regelingen voor. De thuiswerkkostenvergoeding is dan niet van toepassing.
Zakelijke uitgaven aftrekken
Het is niet altijd duidelijk welke kosten zakelijk zijn. Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een privé voordeel. Denk bijvoorbeeld aan internet, energiekosten of het gebruik van je telefoon. Je mag voor de belasting het deel aftrekken wat je zakelijk gebruikt.
Hybride werken iets voor jou?
Alles draait dus om een goede balans tussen werken op kantoor of vanuit huis. Maar het resultaat mag er zijn: tevreden medewerkers, resultaatgericht werken en continuïteit in je bedrijfsvoering.
