Waarom een relatiegeschenkenbeleid nodig is
Voor veel ondernemers is het vanzelfsprekend om klanten en leveranciers iets te geven rond de feestdagen. Andersom krijgen werknemers ook geschenken terug. Maar wanneer mag iemand een cadeau aannemen? En hoe voorkom je dat de ontvanger onbedoeld in een lastige positie terechtkomt?
Heldere afspraken voorkomen gedoe, beschermen de integriteit van je bedrijf en laten werknemers met een gerust hart keuzes maken. Leg als werkgever de afspraken over relatiegeschenken vast in een gedragscode of arbeidsvoorwaardenreglement, zodat je werknemers weten hoe te handelen.
Praktische tips bij beleid relatiegeschenken:
Houd relatiegeschenken klein en transparant
De belangrijkste regel: een relatiegeschenk is een aardigheidje. Denk aan een taart, bos bloemen of een fles wijn. Spreek een duidelijke waardelimiet af. Veel organisaties hanteren een richtlijn van ongeveer € 50. Een effectieve manier om te voorkomen dat een geschenk als een tegenprestatie wordt gezien.
Komt een cadeau boven de afgesproken waarde uit? Zorg dan dat werknemers dit melden bij hun leidinggevende of HR. Leg vast wat er met zulke geschenken gebeurt: terugsturen, gezamenlijk gebruiken of verloten.
Voorkom de schijn van belangenverstrengeling
Een cadeau mag nooit de onafhankelijkheid van jou of je personeel beïnvloeden. Worden er op dat moment contracten gesloten binnen je onderneming, of offertes beoordeeld? Dan is ieder cadeau – hoe klein ook – ongelukkig. Ook bij leveranciers die meedingen naar opdrachten is het aannemen van geschenken uit den boze.
Bij organisaties waar integriteit zwaar weegt (zoals bij overheidsfuncties of commerciële functies met grote budgetten) geldt vaak een totaalverbod. Dat is logisch: zelfs de schijn van beïnvloeding kan al schadelijk zijn.
Houd rekening met cultuurverschillen
Internationaal zakendoen vraagt om extra gevoeligheid. In sommige landen is het weigeren van een geschenk ronduit beledigend. Een geschenk terugsturen kan relaties beschadigen. Maak daarom afspraken over hoe medewerkers hiermee omgaan en wie ze kunnen raadplegen bij twijfel.
Zorg voor openheid in je bedrijfscultuur
Werknemers moeten zich vrij voelen om gemelde geschenken te bespreken. Als ze bang zijn dat ze bij een misstap direct een zware sanctie krijgen, blijven ze eerder stil. Dat werkt averechts.
Bij lichte overtredingen past een waarschuwing vaak beter dan direct zware maatregelen. Alleen bij ernstige gevallen of herhaling kan een relatiegeschenk aanleiding zijn voor ontslag – al oordelen rechters niet altijd dat er sprake is van een dringende reden. Een voorbeeld is de bekende zaak van een Praxis-filiaalmanager die een cadeaubon aannam, waarbij ontslag op staande voet te zwaar werd bevonden.
Eerlijke verdeling binnen je organisatie
Accountmanagers en collega’s met intensief klantcontact krijgen nu eenmaal vaker cadeaus dan medewerkers op kantoor. Dat voelt al snel oneerlijk. Een praktische oplossing: verzamel álle ontvangen relatiegeschenken binnen het bedrijf en verloot deze eenmaal per jaar onder het hele team. Veel bedrijven doen dit met Sinterklaas of kerst. Een ander alternatief is om de geschenken te doneren aan een goed doel.
Wanneer neem je een relatiegeschenk wél aan?
Een relatiegeschenk is passend als:
- het past bij de samenwerking
- het geen verplichting schept
- het niet rond een belangrijk beslismoment wordt gegeven
- het onder de waardelimiet blijft
Twijfelt iemand? Adviseer je personeel altijd om het eerst te bespreken. Openheid voorkomt dat jullie met misverstanden te maken krijgen.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Wat zet je in een reglement?
Een duidelijk relatiegeschenkenbeleid bevat in ieder geval:
- De maximale waarde van toegestane geschenken.
- Een meldplicht vanaf een bepaald bedrag.
- Wat werknemers moeten doen met te dure geschenken.
- Afspraken over het weigeren of terugsturen van cadeaus.
- Hoe de organisatie omgaat met cultuurverschillen.
- Wie toezicht houdt op de naleving.
- De gevolgen bij overtreding van de regels.
Een korte interne toelichting of infographic helpt medewerkers om het gedragscode-stuk snel te begrijpen.
Populaire relatiegeschenken in 2025:
Milieuvriendelijke producten
Milieuvriendelijke, lokaal geproduceerde en ethisch verantwoorde items met duurzame verpakkingen zijn de nieuwe standaard in het assortiment. Duurzaamheid is dé trend.
Persoonlijk
Individuele namen of persoonlijke boodschappen bedrukken op een relatiegeschenk – in plaats van alleen bedrijfslogo’s die je merk versterken – om een unieke, emotionele band te creëren.
Betekenisvolle Ervaringen
De voorkeur gaat uit naar kwalitatieve, functionele geschenken of belevenissen (zoals workshops of wellness), in plaats van massa-items met een scherpe prijs.
