Ja. Een eigen vestiging in het land waar je medewerker woont en werkt is niet altijd noodzakelijk. Je krijgt als werkgever wel te maken met de regels van het betreffende land. Denk aan arbeidsrecht, belastingen, sociale zekerheid en salarisadministratie. De belangrijkste vraag is daarom niet alleen wie je wilt aannemen, maar ook hoe je het werkgeverschap lokaal gaat organiseren.
Kun je als Nederlands bedrijf iemand in het buitenland aannemen?
Een Nederlands bedrijf kan personeel in het buitenland aannemen. Dat betekent alleen niet dat automatisch alle Nederlandse regels gelden.
Stel dat je een medewerker aanneemt die structureel vanuit Spanje werkt. Dan kan je bedrijf te maken krijgen met Spaanse regels en verplichtingen rond bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden, belastingen en sociale zekerheid.
Binnen de EU geldt voor sociale zekerheid als uitgangspunt dat iemand onder de wetgeving valt van het land waar diegene daadwerkelijk werkt. Voor bijvoorbeeld tijdelijk uitgezonden medewerkers en mensen die structureel in meerdere landen werken, bestaan aanvullende regels en uitzonderingen.
De precieze verplichtingen hangen daarom af van het land en de situatie van de medewerker.
Heb je daarvoor een buitenlandse vestiging nodig?
Niet altijd.
Je kunt ervoor kiezen om een eigen lokale onderneming op te richten en de medewerker daar in dienst te nemen. Maar dat is niet de enige mogelijkheid.
Een Nederlands bedrijf kan zich afhankelijk van het land en de situatie ook als buitenlandse werkgever registreren en vervolgens zelf de lokale werkgeversverplichtingen regelen.
Binnen de EU moet een werkgever zich in beginsel registreren bij de relevante instanties in het land waar werknemers werken, ook wanneer het bedrijf zelf niet in dat land gevestigd is.
Je hoeft dus niet automatisch een Spaanse onderneming op te richten omdat je één medewerker in Spanje wilt aannemen.
Dat betekent alleen niet dat er verder niets geregeld hoeft te worden.
Zelf het lokale werkgeverschap regelen
Wil je een medewerker rechtstreeks vanuit je Nederlandse onderneming in dienst nemen? Dan moet je onderzoeken welke lokale registraties en verplichtingen daarvoor gelden.
Denk bijvoorbeeld aan de registratie als werkgever, sociale premies, belastingen, het arbeidscontract en de salarisadministratie.
Bij één land kan dat nog overzichtelijk zijn. Maar wat als je na je eerste medewerker in Spanje ook iemand in Duitsland en Frankrijk wilt aannemen?
Dan krijg je mogelijk te maken met verschillende registraties, arbeidsregels en payroll processen.
Voor organisaties die zelf ervaring hebben met internationale payroll en lokale HR kan dat prima te organiseren zijn. Voor bedrijven zonder die kennis kan het al snel behoorlijk wat specialistisch werk worden.
Een medewerker aannemen via een Employer of Record
Wil je het lokale werkgeverschap niet volledig zelf organiseren? Dan kan een Employer of Record (EOR) een alternatief zijn.
Een EOR treedt in het betreffende land op als formele werkgever. De medewerker voert de dagelijkse werkzaamheden uit voor jouw bedrijf, terwijl het lokale werkgeverschap via de EOR wordt georganiseerd.
Daarbij kunnen onder andere het lokale arbeidscontract, payroll en verschillende verplichtingen rond belastingen en sociale premies worden geregeld.
Via een internationale HR-partij als RemotePeople kunnen bedrijven werknemers in verschillende landen in dienst nemen zonder daarvoor in ieder land eerst zelf een onderneming te hoeven oprichten.
Je bedrijf blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk en de aansturing van de medewerker.
Een EOR is daarmee niet de enige manier om iemand in het buitenland aan te nemen. Het is vooral een mogelijkheid wanneer je het lokale werkgeverschap niet zelf wilt opzetten en beheren.
Wanneer is een eigen buitenlandse vestiging interessanter?
Een EOR of registratie als buitenlandse werkgever hoeft niet voor altijd de beste oplossing te zijn. Stel dat je begint met twee medewerkers in Duitsland. Dan kan het oprichten van een eigen Duitse onderneming relatief veel werk zijn ten opzichte van de omvang van het team.
Groeit dat team later naar twintig of dertig medewerkers en wordt Duitsland een belangrijke markt voor je bedrijf? Dan ziet die afweging er anders uit.
Een eigen entiteit kan bij een grotere en langdurige aanwezigheid meer controle geven en afhankelijk van de situatie financieel aantrekkelijker worden.
Kijk daarom niet alleen naar hoeveel mensen je vandaag wilt aannemen. Neem ook je groeiplannen voor de komende jaren mee.
Hoe regel je de salarisadministratie?
Een medewerker in het buitenland betalen gaat verder dan iedere maand het afgesproken salaris overmaken.
Afhankelijk van het land kunnen er verplichtingen gelden rond loonbelasting, sociale premies, pensioen en verzekeringen. Ook de manier waarop bedragen moeten worden aangegeven en afgedragen verschilt per land.
Met werknemers in meerdere landen krijg je daardoor al snel verschillende payroll processen naast elkaar.
Zorg daarom vooraf dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de lokale salarisadministratie en afdrachten.
Dat kun je zelf organiseren, uitbesteden aan een partij die internationale payroll verzorgt of laten meenemen als onderdeel van een EOR-dienstverlening.
Houd rekening met lokale arbeidsvoorwaarden
Niet alleen wettelijke verplichtingen verschillen per land. Ook wat werknemers van een werkgever verwachten kan anders zijn.
Een arbeidsvoorwaardenpakket dat in Nederland aantrekkelijk is, hoeft dat in een ander land niet automatisch te zijn. Denk bijvoorbeeld aan verschillen in pensioen, verzekeringen, bonussen en verlofregelingen.
Kijk daarom naast de wettelijke verplichtingen ook naar wat gebruikelijk is op de lokale arbeidsmarkt. Daarmee vergroot je de kans dat je aanbod aansluit bij de verwachtingen van kandidaten.
Kun je iemand ook als freelancer inhuren?
Voor een tijdelijke en daadwerkelijk zelfstandige opdracht kan samenwerken met een freelancer een goede oplossing zijn.
Maar iemand simpelweg freelancer noemen, maakt diegene nog geen zelfstandige.
Werkt iemand structureel voor je bedrijf en lijkt de samenwerking in de praktijk sterk op een dienstverband? Dan kan er afhankelijk van de lokale regels sprake zijn van misclassificatie.
Dat kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld belastingen, sociale premies en andere werkgeversverplichtingen.
Kijk daarom naar hoe iemand daadwerkelijk voor je bedrijf werkt en niet alleen naar wat er boven het contract staat.
Welke mogelijkheid past bij jouw bedrijf?
Personeel aannemen in het buitenland betekent dus niet automatisch dat je in ieder land een eigen vestiging moet openen. Je kunt je eigen buitenlandse entiteit gebruiken of oprichten, je Nederlandse onderneming lokaal als werkgever registreren waar dat mogelijk is, of het lokale werkgeverschap via een Employer of Record organiseren.
Globaal zijn er verschillende manieren om het werkgeverschap te organiseren. Je kunt je eigen buitenlandse entiteit gebruiken of oprichten, je Nederlandse onderneming lokaal als werkgever registreren waar dat mogelijk is, of het lokale werkgeverschap via een Employer of Record organiseren.
Welke optie het meest geschikt is, hangt af van het land, het aantal medewerkers, de beschikbare kennis binnen je organisatie en je plannen voor de langere termijn.
Begin daarom met een simpele vraag: waar gaat de medewerker daadwerkelijk werken?
Van daaruit kun je onderzoeken welke lokale regels gelden en welke manier van internationaal werkgeverschap het beste aansluit op de situatie.
Titel
Personeel aannemen in het buitenland zonder eigen vestiging: hoe werkt dat?
Branded keyword
RemotePeople
Secondary keyword
Personeel aannemen in het buitenland
Target URL
www.remotepeople.com/nl/
