Zo werkt het met algemene voorwaarden

• Soorten algemene voorwaarden
• Wat staat in algemene voorwaarden?
• De regels
• Als u via internet verkoopt
• Branchevoorwaarden of eigen voorwaarden?
• Deponeren

Algemene voorwaarden zijn bedoeld om ondernemen makkelijker te maken. Ze maken duidelijk welke bepalingen gelden voor alle zakelijke overeenkomsten die u met afnemers sluit, bijvoorbeeld over de manier waarop er betaald kan worden en hoe u een product aflevert. U moet echter wel zorgvuldig omgaan met uw algemene voorwaarden. Bij het opstellen ervan heeft u niet de vrije hand en ze moeten aan bepaalde eisen voldoen om ook van toepassing te kunnen zijn.

Soorten algemene voorwaarden

Er bestaan geen standaard algemene voorwaarden. Welke algemene voorwaarden u hanteert, hangt sterk af van het soort onderneming dat u heeft, in welke branche u werkzaam bent en welke klanten u bedient. Grofweg zijn er drie soorten algemene voorwaarden: voor diensten, voor consumentenproducten en voor niet-consumentenproducten.

Wat staat in algemene voorwaarden?

Er zijn zaken die in alle algemene voorwaarden thuishoren. Zoals:

• • Betalingsvoorwaarden
    : geef duidelijk aan hoe uw klanten kunnen betalen. Wanneer u de voorkeur geeft aan een bepaalde betaalwijze, bijvoorbeeld contant, dan kunt u hiervoor een korting geven. Vermeld ook duidelijk binnen welke termijn betaald moet worden. Bij betaling in termijnen kunt u het beste een datum vaststellen, bijvoorbeeld iedere eerste van de maand.
  • Leveringsvoorwaarden: vermeld in de voorwaarden binnen welke termijn u tot levering overgaat. Dat kan bijvoorbeeld zijn na tekening van de overeenkomst, op de eerste van de maand of na betaling van de nota. Deze termijn is ‘fataal’, dat wil zeggen dat u de einddatum niet mag overschrijden. Doet u dat wel dan pleegt u wanprestatie. Het is daarom aan te raden om in uw voorwaarden vast te leggen dat de termijnen bij benadering zijn aangegeven. Vermeldt u niets over de kosten van aflevering, dan zijn deze kosten voor uw rekening. Wilt u dat de leveringskosten door de klant betaald worden, dan moet dit duidelijk in uw algemene voorwaarden staan.
  • Klachten: vermeld waar de afnemer terecht kan met klachten over de geleverde goederen en/of diensten en hoe de procedure verloopt. Maak ook duidelijk binnen welke termijn eventuele klachten over de nota kunnen worden ingediend: de zogenoemde ‘termijn van reclame’. Geef uw klanten wel de tijd om de nota te bestuderen. Wanneer u een termijn aanhoudt van ongeveer twee weken dan hebben uw klanten genoeg tijd en weet u binnen een redelijke termijn of uw klanten tevreden zijn.
  • Garantie: geef altijd een garantietermijn aan. Tijdens de garantieperiode staat u ervoor in dat een verkocht artikel aan zijn doel beantwoordt en dat u eventuele fouten gratis herstelt of – zo nodig – het geleverde vervangt. Vermeld ook duidelijk in welke gevallen de garantie niet geldt.

• Aansprakelijkheid: u kunt niet elke vorm van aansprakelijkheid uitsluiten, maar u kunt uw aansprakelijkheid via uw algemene voorwaarden wel beperken. Wijs bijvoorbeeld op de gebruiksaanwijzing of een bewaar- of behandelvoorschrift en voeg eraan toe dat u niet aansprakelijk bent als de afnemer zich hier niet aan houdt. Verder kunt u uw aansprakelijkheid beperken tot bijvoorbeeld het factuurbedrag of het leveren van een nieuwe, vervangende hoeveelheid van uw product.

• Schadevergoeding: vermeld in welke gevallen u tot uitbetaling van een schadevergoeding overgaat. Als u besluit ook vervolgschade te vergoeden, dan is het aan te raden het schadebedrag te beperken tot wat redelijk en billijk is. Dit voorkomt torenhoge rekeningen achteraf. U kunt ook omschrijven welke schade u uitsluit, zoals gederfde winst of gemiste besparingen. Kijk ook altijd naar uw eigen verzekeringsvoorwaarden en overleg waar nodig met uw verzekeringsadviseur.
• Ontbinding van de overeenkomst: in de voorwaarden omschrijft u in welke gevallen en op welke wijze u of de afnemer de overeenkomst mag ontbinden. Dat kan bijvoorbeeld als één van beiden de verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt of bij faillissement.
• Verlenging en einde van de overeenkomst: als u abonnementen of langlopende contracten aanbiedt, dan neemt u in de voorwaarden ook op hoe deze worden verlengd (meestal stilzwijgend), onder welke voorwaarden en hoe het abonnement of het contract kan worden beëindigd. Denk daarbij aan opzegtermijn en wijze van opzeggen.

De regels

Waar moeten algemene voorwaarden aan voldoen?

• Uw voorwaarden moeten op schrift staan.
• Informatieplicht: u moet uw klanten de mogelijkheid geven om van uw voorwaarden kennis te nemen vóórdat de overeenkomst tot stand komt. Dit kan bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden mee te sturen met een offerte. Vermeld op uw briefpapier duidelijk waar uw algemene voorwaarden opvraagbaar zijn. Algemene voorwaarden alleen afdrukken op uw nota’s heeft geen zin, uw klant krijgt de voorwaarden dan te laat!
• Algemene voorwaarden mogen niet ‘onredelijk bezwarend’ zijn: dat betekent bijvoorbeeld dat u niet zomaar uw prijzen mag verhogen en tegelijkertijd de klant het recht ontzeggen van de koop af te zien.
• De voorwaarden mogen geen bepalingen bevatten over de prijs. soort en te leveren hoeveelheden van een product. Dat soort zaken neemt u op in de individuele overeenkomst.

Als u via internet verkoopt

Wanneer klanten iets via internet willen kopen, moeten zij ook de mogelijkheid krijgen om – voordat de koop wordt gesloten – de algemene voorwaarden in te zien. Dit gebeurt veelal door het tonen van de voorwaarden in een pop-up scherm: de koper moet deze dan eerst accepteren voordat het bestelproces kan worden voortgezet. Maar: het tonen van de algemene voorwaarden alleen is niet voldoende: ze moeten ook kunnen worden opgeslagen. Het is ook slim om uw ‘kleine lettertjes’ niet alleen via de homepage van uw website toegankelijk te maken, maar op alle webpagina’s verwijzingen te maken. Klanten kunnen immers op meerdere manieren op uw website terecht komen, bijvoorbeeld als ze gebruik maken van zoekmachines.

Branchevoorwaarden of eigen voorwaarden?

Veel ondernemers maken gebruik van standaardvoorwaarden van hun brancheorganisatie. Een voorbeeld daarvan zijn garagebedrijven die de voorwaarden van de BOVAG hanteren. Om branchevoorwaarden te mogen gebruiken, moet men wel lid zijn van een branchevereniging.

U kunt er ook voor kiezen om zelf algemene voorwaarden op te stellen. Schakel hierbij de hulp van een juridisch adviseur in om zeker te weten dat uw voorwaarden aan alle eisen voldoen.

Deponeren

U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij twee instanties: de Kamer van Koophandel en de rechtbank. Deponeren is niet verplicht, maar kent wel een aantal voordelen: in het geval van een conflict kunt u bewijzen dat bepalingen in uw voorwaarden op een bepaalde moment van toepassing waren en het bied afnemers de mogelijkheid uw algemene voorwaarden in te zien als u niet in staat bent ze direct te verstrekken.
Aan deponeren zijn kosten verbonden: bij de Kamer van Koophandel bent u € 18,- per jaar kwijt (per deponering), bij de rechtbank betaalt u eenmalig een bedrag van ongeveer € 100, maar als u wijzigingen wilt aanbrengen dan bent u opnieuw dat bedrag verschuldigd.