- Code zorgt voor beveiligde ‘tunnel’
- Kostenbesparing op meerdere niveaus
- VPN in de praktijk
- Installeren van een VPN
- Er is meer mogelijk
Vroeger konden alleen multinationals hun bedrijfsgegevens veilig versturen door van dure huurlijnen gebruik te maken. Met de komst van DSL kan nu iedereen vanaf zijn PC of netwerk een snelle verbinding via internet tot stand brengen. Internet is echter een zogenaamd publiek netwerk waardoor bedrijfsgegevens in principe gemakkelijk onderschept kunnen worden.
Code zorgt voor beveiligde ‘tunnel’
Een virtual private network (VPN) is een verbinding voor het beveiligd transporteren van computergegevens, bijvoorbeeld naar nevenvestigingen van een onderneming. De beveiliging bestaat uit een code die aan de verzending voorafgaat. Hoe belangrijker die gegevens, des te gecompliceerder de code moet zijn.
Het VPN wordt door de software, en eventueel extra hardware, via de DSL-verbinding tot stand gebracht. De code zorgt voor een denkbeeldige tunnel om die verbinding heen, het eigenlijke VPN. Via deze speciale internettunnel worden de gegevens razendsnel naar de computer van het bedrijf aan ‘de andere’ zijde verstuurd. Dat kan een paar straten verderop zijn, maar ook in een ander (deel van het) land.
- De tunnel is het best te vergelijken met de kanaaltunnel tussen Frankrijk en Engeland. Het water is het internet en de tunnel zorgt ervoor dat er geen water bij de treinen komt. De treinen brengen de gegevens van de ene naar de andere kant. (Zie de afbeelding.)
Kostenbesparing op meerdere niveaus
Er zijn twee belangrijke redenen om voor een VPN verbinding te kiezen. Om te beginnen natuurlijk de beveiliging, u wilt niet dat anderen uw bedrijfsgegevens zomaar in handen kunnen krijgen. Ook speelt kostenbesparing een belangrijke rol, enkele voorbeelden:
- Minder dure communicatieverbindingen – De besparingen op communicatieverbindingen zijn vaak aanzienlijk. De dure vaste verbindingen tussen vestigingen van hetzelfde bedrijf kunnen met de komst van DSL in de prullenbak.
- Lagere IT-kosten – IT-kosten bestaan voor een groot deel uit loonkosten. Op het moment dat een IT-beheerder niet meer in een auto rond hoeft te rijden om alle vestigingen langs te gaan, heeft deze effectief meer tijd te besteden. In wat grotere organisaties kan zelfs op arbeidsplaatsen worden bespaard.
- Tijdbesparing en meer veiligheid door zo nodig thuis te werken – Door het wegvallen van het woonwerkverkeer en daarmee ook de kans op files kunnen u en/of uw medewerkers op een veilige én snelle manier vanuit huis werken door via VPN contact met het bedrijf te onderhouden.
VPN in de praktijk
‘Multinationals maken al jarenlang gebruik van VPN via vaste verbindingen, maar met de komst van de DSL-technologie wordt extra bandbreedte betaalbaar. Voor het mkb biedt dat nieuwe mogelijkheden. Hieronder volgen een aantal voorbeelden:
- Bij sommige bedrijven kunnen medewerkers een deel van hun taken thuis vervullen. Door daarbij gebruik te maken van een VPN hoeven op de zaak geen databases meer gesynchroniseerd te worden, en vanaf huis hebben medewerkers altijd actuele gegevens tot hun beschikking. Ook de zakelijke e-mail kan thuis bekeken worden. Die voordelen gelden ook voor de ondernemer zelf. Hij kan op tijd naar huis om met het gezin te eten en vervolgens vanaf de thuis-PC verbinding met kantoor maken om het werk in een prettiger omgeving af te ronden.
- Besparen op IT-onderhoud. Huurt u een externe netwerkbeheerder in, dan hoeft deze niet meer steeds in de auto te stappen om naar u toe te komen. Via het VPN kan hij op afstand, vanaf zijn eigen PC, onderhoudswerkzaamheden aan uw systeem uitvoeren. Ook is de reactietijd korter in geval van storingen of calamiteiten.
- Gegevens altijd actueel – Ondernemers die over meerdere winkels beschikken en die overdag bereikbaar willen zijn, wisselen nogal eens ‘s nachts bestellingen en voorraadoverzichten uit via ISDN-lijnen. Daardoor kan een bepaald product ‘s avonds nog wel en de volgende ochtend niet meer voorradig zijn. Als de winkels met een VPN zijn verbonden, zijn voorraad- en andere gegevens altijd actueel. Dan is onverwacht nee verkopen er niet meer bij.
Er zijn nog meer voordelen te bedenken, al of niet afgestemd op specifieke bedrijfssituaties.
Installeren van een VPN
Een VPN functioneert alleen goed bij een breedbandverbinding (glasvezel, DSL of kabel) met internet. Daarvoor zijn een aansluiting en de benodigde hardware (modem of router) en software nodig. Ook laptops met een Mobile Connect-voorziening voor draadloze communicatie via GPRS of UMTS zijn in een VPN op te nemen.
Een VPN installeren vereist technische kennis. Een automatiseerder of ISP (internet service provider) beschikt daar doorgaans over. Met de volgende punten dient de ondernemer rekening te houden:
- Voor een verbinding tussen standalone PC’s of kleine netwerken is een recente Windowsversie (2000 of XP) met Outlook (Express) voldoende voor het afhandelen van e-mailverkeer.
- Gaat het om het verbinden van netwerken tussen meerdere vestigingen, dan is er extra hardware nodig in de vorm van een server en routers.
- Informeer bij verschillende aanbieders naar prijzen en mogelijkheden. Vraag ook naar de ervaringen van collega’s die al een VPN hebben.
- DSL is bijna overal in Nederland beschikbaar en ook het GPRS mobiel netwerk is bijna landelijk dekkend. Het mobiele UMTS netwerk zal dat pas rond 2006 zijn.
Er is meer mogelijk
De hierboven geschetste bedrijfsvormen – bedrijven met nevenvestigingen, winkelfilialen of thuiswerkers – vormen een klein deel van de talloze situaties waarin een VPN een uitkomst kan zijn. Juist voor kleinzakelijke ondernemingen met relatief hoge automatiseringskosten kan deze beveiligde internettechnologie om te beginnen al tot aanzienlijke besparingen leiden.
