Inhoudsopgave
Zorgplicht werkgever
Of iemand nu thuis werkt of op kantoor, je zult goed voor je werknemers moeten zorgen. Dat houdt onder andere in dat je zorgt voor een goede, comfortabele en veilige thuiswerkplek zodat iemand goed kan thuiswerken. Dat is in de wet vastgelegd als zorgplicht.
Je kunt je werknemer dus niet gewoon vanaf de keukentafel of eettafel zijn werk laten doen. Of vanuit een ongemakkelijke hoek in de slaapkamer. Daarmee zou je iemand gezondheid onnodig in gevaar kunnen brengen.
Een thuiskantoor verdient de nodige aandacht. Want hoe beter deze werkplek, hoe prettiger hij voor je kan werken. Hoe ziet het perfecte thuiskantoor eruit? Met de volgende stappen helpen we je op weg.
Stap 1: zorg voor goede ergonomie
Het is in eerste instantie belangrijk om te denken aan het welzijn van je werknemer. Ook in een thuiskantoor moet hij of zij veilig en comfortabel kunnen werken. Kortom: denk na over de ergonomie.
Zorg voor een breed scala aan meubels waarmee hij of zij heel wat veilige en comfortabele uurtjes op de werkplek kan doorbrengen.
De juiste meubels
Wat zijn de juiste meubels voor het kantoor van een thuiswerker? Natuurlijk om te beginnen een goed bureau. Normale tafels hebben een vaste hoogte. Maar voor het thuiskantoor heb je verstelbare bureaus nodig, zodat de medewerker zelf de perfecte instelling kan bepalen.
Hou rekening met de optie voor staand werken. Het sta-zit-bureau is bijvoorbeeld erg populair. Daarmee kan je werknemer zittend werken achter het bureau afwisselen met staand werken, bijvoorbeeld tijdens een meeting.
Wat zeker niet mag ontbreken bij een ergonomisch bureau, is een goede bureaustoel. Deze is waarschijnlijk net zo belangrijk als het bureau zelf en is dus een essentieel onderdeel van de thuiswerkplek. Zorg voor een comfortabele bureaustoel die helemaal aan te passen is op de wensen van je werknemer.
De juiste apparatuur
Voor een ergonomische thuiswerkplek heb je naast de juiste meubels ook de juiste apparatuur nodig. Veel werkgevers geven hun personeel een laptop van de zaak, waarmee je dus meteen een computer hebt voor de thuiswerkplek. Maar zo eenvoudig werkt het niet. De Arbowet zegt:
Beeldscherm en toetsenbord mogen bij gebruik van meer dan 2 uur per dag niet aan elkaar vast zitten. De laptop moet in die gevallen dus voorzien zijn van een los beeldscherm of van een los toetsenbord.
Het is dus erg belangrijk om toe te zien op een ergonomisch toetsenbord, een ergonomische muis en een goed beeldscherm. Misschien vraagt de taak van je werknemers wel om twee schermen.
En last but not least: zorg voor goede verlichting, bijvoorbeeld een plafondlamp of bureaulamp die de juiste hoeveelheid licht geeft.
De juiste afstelling
De goede inrichting alleen is niet genoeg. Alle onderdelen van de werkplek moeten ook goed ingesteld worden. De monitor waar iemand de laptop op aansluit moet op de goede hoogte staan, het liefst een vaste hoogte. De hoogte van het bureau moet goed zijn, net als de stand van de bureaustoel.
Je kunt natuurlijk niet altijd ter plaatse controleren of alles goed staat. Zorg daarom voor een duidelijke handleiding bij de apparatuur die je ter beschikking stelt, zodat iedereen het thuiskantoor net zo veilig kan inrichten als het echte kantoor. Dat brengt ons bij de volgende stap.
Stap 2: denk aan de sfeer
Wat heeft sfeer te maken met iemands werkplek? Het is misschien geen harde eis, maar het is wel bepalend voor hoe je werknemer zich voelt als hij aan het werk is. Hij of zij moet de hele dag achter het bureau kunnen zitten. Het zou dan erg fijn zijn als de inrichting zo is dat die aansluit bij de behoefte van je werknemer: minimalistisch of juist gezellig.
Veel werkgevers geven hun personeel daarom de vrijheid om bepaalde details van hun thuiskantoor zelf te kiezen: de kleur van de bureaustoel, bepaalde accessoires die het thuiskantoor aankleden, fijne verlichting.
Inrichting kan een groot verschil maken. Bijvoorbeeld een mooie afbeelding om aan de muur hangen of een paar planten om extra sfeer te creëren. Geef werknemers de ruimte om de aanpassingen te doen die er voor hen toe doen.
Het zijn de kleine dingen die het verschil maken: een leuk fotolijstje onder de monitor, een whiteboard aan de wand, en ga zo maar door. Als je iemand de vrijheid geeft bij het inrichten, neemt het plezier bij het thuiswerken toe. En dat is heel wat waard.
Als laatste over de sfeer: niet iedereen heeft een hele kamer beschikbaar voor het thuiskantoor. Om een afgescheiden kantoor te creëren, zou je kunnen werken met een verplaatsbare wand die aan het eind van de dag opgeruimd kan worden. Zo kan iemand toch een prettige werkplek inrichten, misschien in een hoek van de slaapkamer.
Stap 3: Ga voor productiviteit
Het gaat bij een werkplek natuurlijk ook om productief kunnen werken. Hierbij speelt goede apparatuur natuurlijk ook een rol: een laptop die vlot werkt, een monitor die niet vermoeiend is voor de ogen, een printer en andere producten die het werkproces vlotter maken. Maar er zijn ook andere elementen die bijdragen aan de productiviteit.
Niet iedereen heeft behoefte aan een opgeruimd bureau om goed te kunnen concentreren, maar accessoires die orde scheppen zijn geen overbodige luxe. Te veel dingen op het bureau leiden af.
Orde scheppen kan met goede mappen, rekken en een ladenblok, zodat documenten makkelijk en snel een logische plek kunnen krijgen. Zo is alles aan het eind van de dag opgeruimd.
Vergeet niet te helpen om een logische mappenstructuur te maken op de laptop, zodat je medewerker ook digitale documenten snel kan opbergen.
Snel en betrouwbaar internet is ook een cruciaal onderdeel van efficiënt werken. Natuurlijk kun je nooit 100 procent zekerheid hebben, maar internet via een partij die dat goed op orde heeft, is absoluut een pre.
Stap 4: Denk professioneel
Een werkkamer is wat anders dan een kantoor. Een kantoor straalt meer professionaliteit uit. Zeker in een tijd waarin videobellen belangrijker is geworden, is het goed om na te denken over de uitstraling van bijvoorbeeld de achtergrond. Hoe ziet een wand eruit?
Is de wand een rommelige verzameling van persoonlijke items? Of ziet de wand er strak uit? Natuurlijk hoeft het allemaal niet minimalistisch te zijn, maar muren die rust brengen als iemand in een meeting zit, dragen bij aan de professionaliteit.
Hierbij is belichting ook een ding. Iemand die een raam heeft als achtergrond is bijna niet te zien tijdens een videoconference. Dat komt natuurlijk niet professioneel over. Je zou dit kunnen aanpassen met goede verlichting of door een andere hoek van de kamer te kiezen als werkplek.
Akoestiek is nog iets waar je rekening mee wilt houden. In een ruimte met een kale wand kan iemands geluid tijdens een meeting hol gaan klinken, zoals in een badkamer. Voor een betere akoestiek kun je een geluidsabsorberende wand neerzetten, waarmee de ergste weerkaatsingen opgevangen worden.
Thuiskantoren hergebruiken
Werknemers komen en gaan. Hoe pak je het aan als iemand vertrekt en thuis spullen van het bedrijf heeft staan?
Bedenk een manier om thuiskantoren te hergebruiken. Het is vaak goed mogelijk om gebruikte bureaus, bureaustoelen, een scherm voor de akoestiek en andere items op te halen en aan iemand anders ter beschikking te stellen. Dat scheelt kosten en is tegelijkertijd duurzaam.
Het perfecte thuiskantoor
Om een perfect thuiskantoor te creëren, heb je een breed scala van elementen nodig: verstelbare bureaus (of een optimale tafel), een goede monitor, een bureaustoel en alle spullen die het jouw medewerker mogelijk maken de hele dag met plezier en productief te kunnen werken.
Maak een plek die prettig voelt, maar tegelijkertijd een zakelijke uitstraling heeft. Een perfect thuiskantoor is best wat werk, maar het zal zich uiteindelijk terugbetalen. Het zal bijdragen aan betere concentratie, een blijere werknemer en dus een blijere werkgever.
