De methode: ‘Getting Things Done’ van David Allen
Het lijkt voor veel mensen onbegonnen werk, hun inbox leeg houden. Toch zijn de timemanagement guru’s het er over eens dat het veel baat oplevert om dat een paar keer per dag te doen. Het levert meer rust en overzicht op, mits u er een goede managementmethode voor hebt. Hier zijn er veel van, ik beschrijf hieronder een afgeslankte versie van een van de meest populaire methoden: ‘Getting Things Done’ van David Allen.
Laagdrempelige methode
Ik noem het specifiek de afgeslankte versie. Waarom? Dit is namelijk een hele goede eerste stap en voor veel mensen al een sprong vooruit. Het is zo laagdrempelig dat u het eenvoudig kunt implementeren en nog belangrijker, de kans is groot dat u het blijft gebruiken.
Van start: actiemappen aanmaken
Om met de methode Getting Things Done (GTD) van start te gaan, maakt u eerst actiemappen aan in uw inbox en bij voorkeur een enkele archiefmap om mail in te bewaren.
Deze mappen zijn:
1) Bewaren
2) Doen deze week
3) Later/ Misschien
4) Wachten op
Naast de actiemappen speelt uw agenda een belangrijke rol in het systeem.
2x per dag uw inbox legen
Begin boven aan uw mailbox en verwerk uw mails één-voor-één volgens onderstaande methode. Ga vooral niet scannen naar belangrijke mailtjes, ze komen allemaal aan bod en zo heeft u veel sneller uw inbox leeg en kunt u verder met het belangrijke werk.
Voor elke email gaat u als volgt te werk:
- Kunt u het in twee minuten afhandelen? Nu doen!
- Is het een actie voor een bepaald tijdstip? Moet u bijvoorbeeld een afspraak maken of heeft u een deadline van een project? Zet het in uw agenda.
- Hoeft het niet deze week? Dan verplaatst u de mail naar de map: ‘Later/ Misschien’.
- Is een ander er mee bezig? Dan verplaatst u de mail naar de map: ‘Wachten op’.
- Bent u van plan deze week de mail (en de bijhorende taak) te behandelen? Dan verplaatst u de mail naar de map: ‘Doen deze week’.
- Hoeft u niks te doen? Dan verplaatst u de mail naar de map: ‘Bewaren of verwijderen’.
Pleeg wekelijks een keer onderhoud
Zet het wekelijks onderhoud in uw agenda en doe dat ook trouw. Zo houdt u overzicht en blijft uw systeem betrouwbaar.
Dit doet u elke week een keer:
- Controleer uw agenda van afgelopen week. Is er nog iets dat u bent vergeten?
- Controleer uw agenda van komende week. Is er nog iets dat u nog moet plannen?
- Controleer de map ‘Doen deze week’. Gaat het u lukken alle taken te doen?
- Controleer de map ‘Later misschien checken’. Moet er iets naar de map ‘Doen deze week’ of kan er iets weg?
- Controleer de map ‘Wachten op’. Moet u nog een actie opvolgen?
Met deze methode blijft uw inbox onder controle. Ik noem het ‘Getting Things Done Lite’, simpel en daarom sterk.
 Over de auteur: Richard Wolfe is oprichter van Email Handyman en ondernemer in internet en telecom gerelateerde bedrijven. Hij helpt bedrijven effectiever met e-mail om te gaan. Wolfe geeft workshops, en spreekt daarnaast regelmatig op evenementen en congressen om het onderwerp e-mail als ‘productivity tool & productivity killer’ onder de aandacht te brengen. |
