1. Ken je personeel en speel daarop in
Een onvergetelijke jaarafsluiting begint bij goed naar je team kijken. Voordat je begint met de organisatie van het event, is het belangrijk om stil te staan bij wat je medewerkers blij maakt en wat past bij de sfeer en waarden van het bedrijf. Heeft jouw team een informele, speelse vibe? Of is de sfeer juist wat formeler? Zijn je medewerkers graag actief bezig of houden ze van een ontspannen borrel? Kortom: stem het evenement af op je medewerkers.
Denk ook goed na over praktische zaken zoals de locatie. Is het handig om dicht bij het kantoor te blijven of is een uitstapje naar een verrassende plek verder weg wat je team nodig heeft om los te komen van het werk?
Sowieso is het een aanrader om de jaarafsluiting buiten de deur te vieren. Zo voorkom je dat je een paar medewerkers moet vragen om bijvoorbeeld boodschappen te doen of op te ruimen, maar kan echt iedereen volop genieten van het event.
2. Prik een handige datum
De donderdag voor Kerstmis is vaak dé dag waarop bedrijven een borrel of jaarafsluiting organiseren. Dit betekent niet alleen dat locaties snel volgeboekt zijn, maar ook dat je medewerkers mogelijk al andere uitnodigingen op zak hebben. Of met hun partner mee moeten naar een borrel of feest.
De oplossing? Kies een andere dag in de week voor kerst of een datum een paar weken eerder in december. Dan zijn de agenda’s nog wat leger en locaties makkelijker te boeken. Zo weet je zeker dat je een geschikte locatie kunt regelen en de meeste medewerkers aanwezig kunnen zijn.
3. Kies een verrassende locatie
Een bijzondere locatie kan de toon zetten voor een geslaagde avond. Kies voor de jaarafsluiting eens een andere locatie dan de bedrijfskantine of een café of restaurant waar jullie al vaker een bedrijfsfeest hebben gevierd.
Wat dacht je van een rooftopbar met een adembenemend uitzicht, een diner in een sfeervol kasteel of een industriële loods omgetoverd tot feestzaal? Een bijzondere omgeving zorgt voor een frisse energie en maakt indruk vanaf het eerste moment.
Kies je voor een locatie buiten de stad? Zorg dan voor een shuttlebus vanaf kantoor of een andere makkelijke manier voor je medewerkers om er te komen. Zo hoeft niemand zich druk te maken over vervoer. Het gaat immers om de beleving, van begin tot eind.
Tip: vergeet niet om je medewerkers te vragen of ze speciale dieetwensen en allergieën hebben en dit tijdig door te geven aan de locatie. Zo weet je zeker dat iedereen mee kan genieten van de hapjes of het diner. Ook niet onbelangrijk: dat er een goede bodem wordt gelegd voor de drankjes die ongetwijfeld genuttigd gaan worden.
4. Zorg voor entertainment
Of je nou een klein team hebt of heel veel medewerkers: entertainment maakt de jaarafsluiting feestelijker en het zorgt er bovendien voor dat de sfeer er meteen in zit. Van een fotobooth waar iedereen gekke foto’s kan maken, een optreden van een goochelaar of cabaretier of een dj of livemuziek – er zijn mogelijkheden genoeg. Ook als het gaat om het prijskaartje dat eraan hangt. Informeer bij de locatie of zij je kunnen helpen bij het kiezen van entertainment of kijk online naar mogelijkheden.
Ook leuk: maak de avond deels interactief. Laat medewerkers bijvoorbeeld hun favoriete liedjes insturen voor de playlist van de avond of organiseer een korte talentenshow voor wie durft.
5. Voeg een vleugje teambuilding toe
Een jaarafsluiting draait om gezelligheid, maar is ook een uitgelezen moment om de teambinding te versterken. Een teambuildingsactiviteit toevoegen aan het programma is dan ook een aanrader. Denk bijvoorbeeld aan een escape room of een quiz waarbij het draait om samenwerking en communicatie. Een creatieve activiteit, zoals een kookworkshop waarbij iedereen samen een maaltijd bereidt, kan ook bijdragen aan de teamspirit. Net als een activiteit in de buitenlucht of iets sportiefs als lasergamen of bowlen.
Een winterwandeling met warme choco of glühwein in een winterse setting kan wonderen doen om je personeel uit de werkmodus te halen en in de kerst- en eindejaarssfeer te brengen. Wat je ook kiest, zorg dat het laagdrempelig blijft zodat iedereen mee kan doen en zich op z’n gemak voelt.
6. Geef je medewerkers een kerstcadeautje
Wil je jouw medewerkers een kerstcadeau geven om ze te bedanken voor hun inzet het afgelopen jaar? In plaats van iedereen hetzelfde te geven, kun je denken aan persoonlijke bedankjes. Met een handgeschreven kaartje of een klein cadeautje dat past bij de interesses van de ontvanger maak je gegarandeerd indruk.
Heb je veel medewerkers en wil je ze allemaal hetzelfde geven? Denk verder dan de standaard fles wijn of een tegoedbon. Online zijn er allerlei originele ideeën te vinden die je eventueel kunt laten bedrukken met het logo van jouw bedrijf: van lekkere geurkaarsen tot handige rolkoffers.
Wil je laten zien dat je om het milieu geeft? Ga dan voor duurzame relatiegeschenken, ook wel green gifts genoemd. Dit zijn geschenken die gemaakt zijn van duurzame en natuurlijke materialen, zoals bamboe, katoen, kurk, hout of gerecycled plastic.
Denk je dat je personeel maatschappelijke impact maken belangrijker vindt dan zelf iets ontvangen? Overweeg dan om iedereen een Nationale Goededoelenbon te geven. Hiermee kunnen je werknemers het geld dat jij hierop hebt gezet, schenken aan een goed doel naar eigen keuze.
Whitepaper Controle Belastingdienst
7. Vier de successen en kijk alvast vooruit
Een jaarafsluiting is niet compleet zonder terug te kijken op wat je samen hebt bereikt. Dit is het moment om successen te vieren en iedereen te laten voelen dat hun bijdrage van grote waarde is geweest.
Overweeg een korte presentatie met hoogtepunten van het jaar. Een leuke video of een slideshow met foto’s van teamuitjes en werkmomenten kan een glimlach op de gezichten toveren. Maar blijf niet te lang hangen in het verleden – een blik op de toekomst is minstens zo belangrijk. Moedig je team aan om mee te denken over doelen voor het komende jaar.
8. Houd een motiverende en leuke speech
Een speech is de perfecte manier om jouw waardering te uiten, belangrijke momenten van het jaar te benoemen en vooruit te blikken op het komende jaar. Maar let op: een lange toespraak met feiten en cijfers wil niemand horen. Oefen je speech daarom vooraf en houd het kort – 5 minuten is vaak al meer dan genoeg.
Houd de speech luchtig en persoonlijk. Vertel een grappig of ontroerend verhaal dat het team herkent, en bedank specifieke personen of teams voor hun inzet. Humor en authenticiteit doen wonderen, dus wees niet bang om jezelf te laten zien!
Maak er verder vooral geen monoloog van, maar zorg voor interactie: stel bijvoorbeeld een vraag aan het team of reflecteer op gezamenlijke hoogtepunten. Sluit af met een inspirerende boodschap die iedereen energie geeft voor het nieuwe jaar.
Conclusie
Een eindejaarsfeest hoeft niet dertien in een dozijn te zijn. Door goed na te denken over de locatie, de activiteiten en de persoonlijke touch, kun je een evenement organiseren dat niet alleen leuk is, maar ook echt indruk maakt. Het is een uitgelezen kans om successen te vieren, de teamspirit te versterken en je medewerkers te motiveren voor het nieuwe jaar.
