Wat is een jaarafsluiting precies?
De jaarafsluiting is het proces waarbij je de administratie van het afgelopen boekjaar afsluit en klaarmaakt voor het nieuwe jaar. Dit betekent dat je alle inkomsten, uitgaven, investeringen en schulden van het betreffende boekjaar op een rijtje zet, zodat je de balans kunt opmaken.
Heb je een eenmanszaak?
Dan is het resultaat van je jaarafsluiting een balans en een winst- en verliesrekening.
Heb je een bv of nv?
Dan stel je bij de jaarafsluiting (samen met je boekhouder of accountant) een jaarrekening op. Zo’n jaarrekening bevat een balans, winst-en-verliesrekening, toelichting, eventuele accountantsverklaring, en ondertekening door bestuurders.
Goed om te weten: (middel)grote bv’s, nv’s, cv’s, onderlinge waarborgmaatschappijen, stichtingen en verenigingen zijn verplicht hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Waarom is de jaarafsluiting zo belangrijk voor ondernemers?
Waar je aan het begin van het jaar prognoses maakt, bekijk je bij de jaarafsluiting de werkelijke saldo’s. Wat voor jaar heb je gedraaid? Het is heel belangrijk om je boekjaar correct af te sluiten, niet alleen voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. Aan de hand van je jaarafsluiting kun je namelijk zien hoe de financiële zaken ervoor staan. Het helpt je bij:
Inzicht in je financiële situatie
Door alle cijfers op een rij te zetten, zie je precies hoe je bedrijf het afgelopen jaar heeft gepresteerd. Denk aan hoeveel winst en verlies je hebt gemaakt, wat je eigen vermogen is en wat het verschil is tussen je beginbalans en eindbalans. Dit helpt bij het maken van strategische beslissingen voor het komende jaar.
Een soepele aangifte inkomstenbelasting
Je maakt een jaarafsluiting niet alleen voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. Je jaarafsluiting vormt de basis voor je aangifte inkomstenbelasting of de vennootschapsbelastingaangifte. Fouten kunnen leiden tot boetes of naheffingen van de Belastingdienst.
Verplichte jaarrekening deponeren
Als je een bv hebt, ben je wettelijk verplicht om een jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Een foutloze administratie is hierbij cruciaal.
Checklist jaarafsluiting: de basisstappen
Wil je aan de slag met de jaarafsluiting van je onderneming? Hieronder vind je een checklist met de belangrijkste stappen voor het opstellen van de jaarafsluiting.
Controleer alle boekingen
Zorg ervoor dat alle inkomsten, uitgaven, investeringen en betalingen goed geboekt zijn. Mis je nog facturen of bonnetjes? Voeg die dan nog toe aan je administratie. Het is altijd goed om een boekhouder of accountant mee te laten kijken als je je jaarafsluiting doet. Zij weten precies welke aftrekposten je nog kunt toepassen, zodat je uiteindelijk minder belasting hoeft te betalen.
Bereken de btw-aangifte
Voor de laatste aangifte van het jaar moet je exact weten hoeveel btw je hebt betaald en hoeveel je hebt ontvangen. Controleer of je geen facturen of bonnen hebt gemist.
Afsluiten van rekeningen
Zorg ervoor dat alle bankrekeningen en kasstromen kloppen. Sluit de balans en winst- en verliesrekening van het boekjaar af.
Waardeer je voorraden:
Als je een voorraad hebt, moet je deze waarderen en de voorraadcorrecties doorvoeren in je administratie.
Afschrijvingen boeken
Zorg dat je afschrijvingen op materiële vaste activa, zoals machines of bedrijfswagens, correct zijn doorgevoerd in je boekhouding.
Wanneer moet je beginnen met de jaarafsluiting van het betreffende boekjaar?
Veel ondernemers wachten tot het einde van het boekjaar met hun jaarafsluiting, maar eigenlijk kun je het hele jaar door voorbereidingen treffen. Het is verstandig om al vroeg in december te beginnen met het controleren en bijwerken van je administratie. Zo voorkom je dat je tegen het eind van het jaar in tijdnood komt met de uiteindelijke jaarafsluiting.
Deze tips helpen je om altijd bij te zijn met je administratie:
Maak elke maand tijd voor je administratie
Zorg ervoor dat je boekhouding elke maand up-to-date is. Dit bespaart je veel tijd en stress aan het einde van het jaar.
Gebruik een boekhoudprogramma dat bij je past
Houd jij je boekhouding nog bij in Excel? Dat is niet alleen arbeidsintensief, maar vergroot ook de kans op fouten. Door een boekhoudprogramma te gebruiken dat past bij je behoeften, kost de boekhouding je minder moeite en houd je het beter bij. Je kunt zo’n programma gebruiken voor het versturen van verkoopfacturen, maar ook voor het opslaan van inkoopfacturen. Ook kun je de (concept) cijfers van je huidige en vorige boekjaar eenvoudig vergelijken.
Voorschotten en betalingen controleren
Loop openstaande facturen en voorschotten na. Wat is de factuurdatum? En wanneer de betaaldatum? Dit geeft je meteen een inzicht in het betaalgedrag van je klanten.
Houd de btw-aangifte goed bij
Als ondernemer doe je doorgaans elk kwartaal btw-aangifte. Zorg dat je niet achterloopt, zodat je altijd een goed beeld hebt van je winst van het geselecteerde jaar.
Whitepaper Minimumuurloon 2024
Veelgemaakte fouten bij de jaarafsluiting (en hoe je ze voorkomt)
Zelfs de meest georganiseerde ondernemers maken weleens fouten tijdens de jaarafsluiting. In de laatste maanden van het jaar ontbreken er bijvoorbeeld wel eens facturen of bonnetjes. Controleer daarom of alle uitstaande facturen zijn betaald en of je bij elke betaling een bonnetje of inkoopfactuur hebt. Zorg dat je voor het einde van het jaar alles hebt geboekt in je boekhouding.
Daarnaast vergeten ondernemers soms afschrijvingen op activa zoals machines of voertuigen op te nemen. Zorg dat je deze goed bijhoudt gedurende het jaar. Heb je subsidies ontvangen, bijvoorbeeld voor de verduurzaming van je onderneming? Vergeet deze dan niet in je boekhouding te verwerken.
Wat zijn de gevolgen als ik fouten maak in mijn jaarafsluiting?
Fouten in je jaarafsluiting kunnen vervelende gevolgen hebben. Ten eerste kunnen fouten leiden tot een verkeerde belastingaangifte, waardoor je mogelijk een naheffing of boete van de Belastingdienst krijgt over de belasting die je het volgende jaar betaalt.
Daarnaast kan een onjuiste jaarafsluiting ervoor zorgen dat je een verkeerd beeld krijgt van de financiële gezondheid van je bedrijf, wat kan leiden tot slechte zakelijke beslissingen. Als je een jaarrekening moet indienen bij de KvK en deze niet klopt, kan dit juridische consequenties hebben.
Begin het nieuwe boekjaar goed
De jaarafsluiting hoeft geen bron van stress te zijn als je het goed aanpakt. Door op tijd te beginnen, je boekhouding zorgvuldig te controleren en slimme hulpmiddelen te gebruiken, kun je het proces soepel laten verlopen. Zo voorkom je fouten, bespaar je jezelf onnodige stress en begin je het nieuwe jaar met een schone lei en een goed overzicht van je financiële positie.
Heb je moeite met de jaarafsluiting of twijfel je over bepaalde zaken? Aarzel dan niet om hulp in te schakelen van een accountant of boekhouder. Zo weet je zeker dat alles correct verloopt voordat het boekjaar verstuurd is en voorkom je verrassingen achteraf.
