Het aantal documenten op papier neemt, zeker in de zakenwereld, snel af. Instanties zoals banken sturen al jaren geen afschriften meer naar hun klanten, op enkele uitzonderingen na. Nutsbedrijven sturen jaarafrekeningen per e-mail en ook de Belastingdienst gaat de bekende blauwe enveloppen uiteindelijk in de ban doen. Wil je als bedrijf nog steeds op papier de communicatie met je klanten voeren of stap je over naar de digitale opties? Helemaal digitaal gaan is niet altijd mogelijk, zo blijkt.
Kan en mag het per e-mail?
Officiële instanties hebben nog heel lang hun correspondentie per brief gedaan. Dat moest wel, omdat de rechtbank per e-mail verstuurde correspondentie niet of in ieder geval niet altijd als rechtsgeldig beschouwde. Maar komt daar steeds meer op terug. Hierdoor stappen ook steeds meer bedrijven over op digitaal communiceren met hun klanten. Wie vandaag een artikel koopt krijgt soms ook in een fysieke winkel niet altijd meer een kassabon, maar kan die laten mailen. Het voordeel is niet alleen dat er minder papier wordt verspild, maar je kunt als ontvanger die aankoopbon ook gemakkelijker bewaren zonder dat je het risico loopt dat hij op den duur verbleekt en dus niet meer leesbaar is. De regel is vaak dat als correspondentie per e-mail kan, dit de voorkeur heeft boven het versturen van papieren documenten. Dit heeft uiteraard ook te maken met de flink gestegen posttarieven.
Biologisch verantwoord papier
Als bedrijf kun je niet helemaal zonder papier. Soms gaat het bijvoorbeeld om documenten waar een officiële handtekening op moet. In dat geval kun je gebruikmaken van biologisch gemaakt papier, dat als grondstof gerecycled papier heeft. Onder meer Palmpapier verkoopt papier en enveloppen die volledig duurzaam zijn geproduceerd. Dat betekent dat er geen nieuwe bomen voor zijn gekapt. Vroeger was gerecycled papier minder aantrekkelijk, want het was grauw van kleur en de kwaliteit liet soms ook te wensen over. Die tijd is voorbij, want nu kun je gewoon hagelwit papier kopen dat gerecycled en helemaal verantwoord is als je een duurzame keuze wilt maken.
Correspondentie versturen
Wanneer je correspondentie verstuurt en je wilt de hoogste kwaliteit enveloppen dan kun je met een gerust hart kiezen voor biologisch. Hiermee laat je aan je klanten zien dat je niet zomaar wat doet en dat je voortdurend een afweging maakt wat de juiste optie is. Natuurlijk is een mailtje sturen natuurlijk wel zo makkelijk. De ontvanger heeft de informatie meteen in handen, de kans dat een e-mail niet aankomt is niet zo groot, hij kan hooguit in de spam belanden, maar ook daar is hij doorgaans snel terug te vinden en alsnog te lezen. Het is geen probleem om e-mail te gebruiken waar dat kan. En in die gevallen waarin het nodig is om een brief op te stellen die op de post gaat, dan heb je duurzaam papier en enveloppen beschikbaar waar in ieder geval geen onnodige kap van bomen heeft plaatsgevonden.
