Thuis laden zakelijk verrekenen? Dit moet je regelen

Kilowatturen die je zonder aparte meting laadt, krijg je achteraf niet meer onderbouwd. Of je thuis laden zakelijk kunt verrekenen, beslis je daarom niet achteraf maar bij de bestelling van de laadpaal. Je leest in dit artikel welke meting je nodig hebt, hoe je laadkosten registreert en welk tarief je zakelijk mag verrekenen.

Je energierekening telt niet als onderbouwing

Je energieleverancier meet wat je huis verbruikt, niet wat je auto verbruikt. Voor een declaratie of een boeking in je administratie heb je een meting nodig die alleen over het laden gaat en die een ander kan controleren.

Daarvoor bestaan twee routes. Een laadpaal met een ingebouwde MID-meter draagt het Europese meetkeurmerk van de Measuring Instruments Directive, waarmee je het aantal geladen kilowattuur hard maakt. De andere route legt elke laadsessie digitaal vast via de software in de paal, gekoppeld aan een laadpas.

Automatisch registreren of zelf de meterstand bijhouden

Bij de automatische route herkent de paal aan je laadpas wie er laadt. De sessies lopen door naar een laadplatform dat er een maandoverzicht en een factuur van maakt. Daar betaal je een abonnement voor, maar je houdt zelf niets bij. Laden er meerdere mensen op dezelfde paal, dan scheidt deze route het verbruik per persoon.

Heb je één auto en één paal, dan volstaat de handmatige route. Je leest periodiek de MID-meter af en verwerkt dat aantal kilowattuur in je administratie of in je declaratie. Geen vaste maandlasten, wel een terugkerend klusje in je agenda.

Wat je hier ook kiest, de paal moet het aankunnen. Software bijplaatsen lukt alleen als de paal het laadprotocol OCPP spreekt. Of er alsnog een MID-meter in past, hangt af van merk en model. Dat maakt de geschiktheid voor zakelijk verrekenen een aankoopvraag, geen instelling die je later aanzet.

Welk tarief mag je zakelijk verrekenen?

Rijd je als werknemer of dga in een auto van de zaak, dan schiet jij de stroom voor en vergoedt het bedrijf die kosten. De Belastingdienst ziet dat als intermediaire kosten: geen loon, zolang de vergoeding niet hoger ligt dan wat jij werkelijk per kilowattuur betaalt. In kennisgroepstandpunt KG:204:2024:13 staat dat het om de integrale kostprijs gaat, dus inclusief je vaste kosten, gedeeld door je verbruik.

Eén gemiddeld tarief voor al het personeel mag daarom niet zomaar. Energiecontracten, zonnepanelen en teruglevering lopen zo ver uiteen dat een gemiddelde prijs de werkelijke kosten van een individuele rijder niet benadert. Er is wel een tweede weg. Leggen werkgever en werknemer samen een marktconform tarief vast voor een afgesproken looptijd? Dan geldt dat als zakelijke afspraak en blijft de vergoeding buiten het loon.

Voor een privéauto ligt het anders. Daar zit de stroom al in de onbelaste kilometervergoeding, zoals RVO beschrijft in de regels rond het vergoeden van laadkosten. Vergoedt het bedrijf meer dan die onbelaste vergoeding, dan is het meerdere gewoon belast loon.

Wat je regelt, hangt af van je situatie

Verwar het verrekenen van laadkosten niet met de fiscale bijtelling. De bijtelling is een aparte afrekening over het privégebruik van de auto. Zet je laadpunten op je eigen terrein neer, dan spelen andere afwegingen: hoeveel punten je nodig hebt, wat je meterkast aankan en wie er mag laden. Bij een laadpaal voor je bedrijf maak je dus een andere rekensom dan thuis.

Regel de meting voordat de paal hangt

De vraag die je aan je leverancier stelt, past op één regel: meet deze paal het verbruik zo dat een ander het kan nakijken? Blijft het antwoord vaag, kies dan een andere paal. Een laadpaal gaat jaren mee. Zonder betrouwbare meting valt er in al die jaren niets zakelijk te verrekenen en betaal je die kilometers gewoon uit eigen zak.