Met een ordnersysteem heb je je administratie en boekhouding altijd op orde en weet je precies hoe je er financieel voorstaat. Zeker als startende ondernemer kun je dat goed gebruiken. Zo zet je een goed ordnersysteem op.

Inhoudsopgave

Ben jij het zat om zelf te worstelen met je boekhouding? Een professionele boekhouder biedt uitkomst. Door jouw administratie uit te besteden aan een boekhoudkantoor, zijn je cijfers altijd up-to-date en worden je aangifte correct en op tijd ingediend. Vergelijk boekhouders uit de buurt >>

Hoe sta je er financieel voor?

Als je een goed ordnersysteem gebruikt, kun je deze vraag zonder problemen beantwoorden. Want met een ordnersysteem is je administratie en boekhouding altijd op orde en heb je overzicht.

Maar ook als je de administratie uitbesteedt heeft het voordelen. Want hoe efficiënter je je spullen aanlevert, hoe minder tijd en geld het kost om deze te verwerken.

Het begin: ordners kopen

Koop 4 tot 7 ordners (ordnermappen) en 3 alfabetindelingen voor deze ordners. Schaf ook een doorschrijfkasboek aan met kolommen om de btw in te vullen.

Geef elke ordnermap een naam, in deze volgorde:

  • Kas
  • Bank
  • Debiteuren
  • Verkoopboek
  • Crediteuren
  • Inkoopboek
  • Correspondentie

Kleine administraties:
Voor een kleine administratie heb je maar 4 ordners nodig:

  • Kas/bank
  • Debiteuren/verkoopboek
  • Crediteuren/inkoopboek
  • Correspondentie

De ordners Debiteuren, Inkoopboek en Correspondentie verdeel je onder op alfabet.

Het ordnersysteem: zo werkt het

  1. Bankafschriften
    Stop alle bankafschriften in de ordner ‘Bank’. Dat kan bijvoorbeeld ook een print van je internetrekening zijn. Het meest recente afschrift komt bovenaan.
  2. I. Facturen maken
    Als je een factuur maakt voor een klant, vermeldt dan:
    – a. Je eigen (bedrijfs-)naam en adres, btw- en handelsregisternummer, volledige naam en adres van de klant;
    – b. Een datum en een doorlopend factuurnummer. In 2011 begin je bijvoorbeeld met 2011-001, en vervolg met 2011-002, en zo verder. Vind je het vervelend om met 001 te beginnen? Begin dan met 2011-100 en ga dan zo verder. Als de nummering maar doorlopend is!
    – c. Wat er geleverd of gedaan is;
    – d. Het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het btw-percentage en het totaal te betalen bedrag door de klant. Vergeet ook de betalingstermijn niet! Het origineel stuurt of geef je aan je klant.

    II. Kopieën van factuur maken en apart opbergen
    – De eerste kopie gaat in de ordner ‘Verkoopboek’. Op nummer, met het hoogste nummer bovenop. In deze ordner komen alle facturen die je in een boekjaar naar klanten hebt gestuurd, of ze nou betaald zijn of niet. Belangrijk: uit de ordner ‘Verkoopboek’ mag je nooit iets verwijderen.
    – De tweede kopie gaat in de ordner ‘Debiteuren’, op naam van de klant (alfabetisch).

  3. Inkoop- of kostenfacturen van leveranciers
    Maak eerst een kopie van de factuur en stop hem daarna in de ordner ‘Crediteuren’. Op naam van de leverancier of op betaaldatum, afhankelijk van wat je makkelijk vindt.
    Berg het origineel op in de ordner ‘Inkoopboek’, op naam van de leverancier (alfabetisch). Belangrijk: ook uit deze ordner mag je nooit iets verwijderen.
  4. Betalingen door klanten
    – Haal een kopie van de betreffende factuur uit de ordner ‘Debiteuren’. Stop deze, afhankelijk van hoe de klant heeft betaald, achter het afschrift van de kas of de bank;
    – Contante betalingen, zonder dat je daarvoor een factuur heeft gemaakt, noteer je in het kasboek of verwerk je in het kasboek via de dagelijkse boeking van de kasregisteruitdraai of eigen telling.
  5. Betalingen aan leveranciers
    – Haal de (kopie van de) inkoopfactuur van de leverancier uit de ordner ‘Crediteuren’. Stop hem, afhankelijk van hoe je de leverancier hebt betaald, voor in de map van de kas of bank;
    – Nadat je een afschrift van de bank heeft ontvangen waarop die betaling staat vermeld, of deze zelf heeft uitgeprint, berg je de (kopie van de) inkoopfactuur achter dit afschrift op;
    – Doe dit ook met pin- of chipbonnen. Let er op dat je ook de (originele) kassabon (niet alleen de pin- of chipbon) hebt waarop het bedrag aan btw staat. Anders is de btw niet aftrekbaar!
  6. Betalingen onderweg
    – Zolang je nog geen bankafschrift hebt ontvangen of gemaakt, bevinden zich bovenop het laatste afschrift alle inkoopfacturen die al zijn betaald. Je weet dus ook zonder computer altijd wat je banksaldo is.

Goed om te weten

Je bent wettelijk verplicht om je administratie minimaal zeven jaar lang te bewaren.

Met dank aan: Eric Leenderts, o.a. bedrijfsadviseur en trainer.
Voor meer informatie:
www.ericleenderts.nl

Op zoek naar professionele hulp voor je administratie en boekhouding? Vergelijk boekhouders uit de buurt >> 

Lees ook…
Pensioenleeftijd in zicht en toch blijven ondernemen? Of starten met een nieuw bedrijf? Dan ben je niet de enige. Naast werknemers in loondienst werken…
Het urencriterium is de sleutel tot veel fiscale voordelen voor ondernemers. Begrijp jij de fijne kneepjes van deze regeling? In dit artikel duiken we…
Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet je documenten in je archief houden of op je computer laten staan?…
Voor veel ondernemers is de jaarafsluiting een behoorlijk stressvolle activiteit. Alles moet kloppen: de administratie, kosten en de btw-aangifte. Een…
Om een bedrijf te starten of te laten groeien, moet je investeren. Maar hoeveel geld heb je precies nodig? Dat is afhankelijk van meerdere factoren….
Je kent het wel. Toch maar een bonnetje vragen na een lunch, een aankoop in een kledingzaak of een uurtje parkeren. Wellicht zijn het aftrekbare kosten…