Met een ordnersysteem heb je je administratie en boekhouding altijd op orde en weet je precies hoe je er financieel voorstaat. Zeker als startende ondernemer kun je dat goed gebruiken. Zo zet je een goed ordnersysteem op.

Inhoudsopgave

Heb jij vragen over het opstarten van een bv of holding? Schrijf je nu in voor de live webinar op 22 april of 3 mei en krijg direct antwoord op al je vragen. Slechts een beperkt aantal plekken beschikbaar!

 

Hoe sta je er financieel voor?

Als je een goed ordnersysteem gebruikt, kun je deze vraag zonder problemen beantwoorden. Want met een ordnersysteem is je administratie en boekhouding altijd op orde en heb je overzicht.

Maar ook als je de administratie uitbesteedt heeft het voordelen. Want hoe efficiënter je je spullen aanlevert, hoe minder tijd en geld het kost om deze te verwerken.

Het begin: ordners kopen

Koop 4 tot 7 ordners (ordnermappen) en 3 alfabetindelingen voor deze ordners. Schaf ook een doorschrijfkasboek aan met kolommen om de btw in te vullen.

Geef elke ordnermap een naam, in deze volgorde:

  • Kas
  • Bank
  • Debiteuren
  • Verkoopboek
  • Crediteuren
  • Inkoopboek
  • Correspondentie

Kleine administraties:
Voor een kleine administratie heb je maar 4 ordners nodig:

  • Kas/bank
  • Debiteuren/verkoopboek
  • Crediteuren/inkoopboek
  • Correspondentie

De ordners Debiteuren, Inkoopboek en Correspondentie verdeel je onder op alfabet.

Het ordnersysteem: zo werkt het

  1. Bankafschriften
    Stop alle bankafschriften in de ordner ‘Bank’. Dat kan bijvoorbeeld ook een print van je internetrekening zijn. Het meest recente afschrift komt bovenaan.
  2. I. Facturen maken
    Als je een factuur maakt voor een klant, vermeldt dan:
    – a. Je eigen (bedrijfs-)naam en adres, btw- en handelsregisternummer, volledige naam en adres van de klant;
    – b. Een datum en een doorlopend factuurnummer. In 2011 begin je bijvoorbeeld met 2011-001, en vervolg met 2011-002, en zo verder. Vind je het vervelend om met 001 te beginnen? Begin dan met 2011-100 en ga dan zo verder. Als de nummering maar doorlopend is!
    – c. Wat er geleverd of gedaan is;
    – d. Het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het btw-percentage en het totaal te betalen bedrag door de klant. Vergeet ook de betalingstermijn niet! Het origineel stuurt of geef je aan je klant.

    II. Kopieën van factuur maken en apart opbergen
    – De eerste kopie gaat in de ordner ‘Verkoopboek’. Op nummer, met het hoogste nummer bovenop. In deze ordner komen alle facturen die je in een boekjaar naar klanten hebt gestuurd, of ze nou betaald zijn of niet. Belangrijk: uit de ordner ‘Verkoopboek’ mag je nooit iets verwijderen.
    – De tweede kopie gaat in de ordner ‘Debiteuren’, op naam van de klant (alfabetisch).

  3. Inkoop- of kostenfacturen van leveranciers
    Maak eerst een kopie van de factuur en stop hem daarna in de ordner ‘Crediteuren’. Op naam van de leverancier of op betaaldatum, afhankelijk van wat je makkelijk vindt.
    Berg het origineel op in de ordner ‘Inkoopboek’, op naam van de leverancier (alfabetisch). Belangrijk: ook uit deze ordner mag je nooit iets verwijderen.
  4. Betalingen door klanten
    – Haal een kopie van de betreffende factuur uit de ordner ‘Debiteuren’. Stop deze, afhankelijk van hoe de klant heeft betaald, achter het afschrift van de kas of de bank;
    – Contante betalingen, zonder dat je daarvoor een factuur heeft gemaakt, noteer je in het kasboek of verwerk je in het kasboek via de dagelijkse boeking van de kasregisteruitdraai of eigen telling.
  5. Betalingen aan leveranciers
    – Haal de (kopie van de) inkoopfactuur van de leverancier uit de ordner ‘Crediteuren’. Stop hem, afhankelijk van hoe je de leverancier hebt betaald, voor in de map van de kas of bank;
    – Nadat je een afschrift van de bank heeft ontvangen waarop die betaling staat vermeld, of deze zelf heeft uitgeprint, berg je de (kopie van de) inkoopfactuur achter dit afschrift op;
    – Doe dit ook met pin- of chipbonnen. Let er op dat je ook de (originele) kassabon (niet alleen de pin- of chipbon) hebt waarop het bedrag aan btw staat. Anders is de btw niet aftrekbaar!
  6. Betalingen onderweg
    – Zolang je nog geen bankafschrift hebt ontvangen of gemaakt, bevinden zich bovenop het laatste afschrift alle inkoopfacturen die al zijn betaald. Je weet dus ook zonder computer altijd wat je banksaldo is.

Goed om te weten

Je bent wettelijk verplicht om je administratie minimaal zeven jaar lang te bewaren.

Met dank aan: Eric Leenderts, o.a. bedrijfsadviseur en trainer.
Voor meer informatie:
www.ericleenderts.nl

Er komt veel kijken bij het oprichten van een bv. Tijdens de live webinars op 22 april of 3 mei krijg jij de kans om al je vragen te stellen. Wacht niet te lang en schrijf nu in!

Lees ook…
i.s.m.
Voor veel ondernemers, met name de kleinere, speelt de prijs van boekhouding een belangrijke rol bij het maken van een keuze. Begrijpelijk, maar vaak…
Als slimme ondernemer wil je niet onnodig kosten maken. Eén manier om geld te verdienen is goed te kijken naar fiscale regelingen met betrekking tot…
Twijfel je over de financiële haalbaarheid van je nieuwe bedrijf of project? Stel dan een exploitatiebegroting op. Die helpt je bij het in kaart…
Wat is een service level agreement (sla)? En waarom is het belangrijk voor ondernemers? Wil je als ondernemer de kwaliteit van je dienstverlening…
Zwangere vrouwen die zzp’er zijn, hebben ook recht op zwangerschapsverlof. Het werkt wel wat anders dan verlof bij zwangere vrouwen in loondienst….
Een overzichtelijke administratie opzetten is een belangrijk onderdeel van het starten van je eigen bedrijf als zzp’er. We helpen je met een helder…