Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een niet officiële, voorlopige factuur die een koper meer informatie biedt over de producten of diensten die zij gaan aanschaffen. Een bedrijf stuurt een proforma factuur wanneer de (potentiële) klant de offerte heeft geaccepteerd.
Op deze factuur staan de goederen of diensten vermeld, inclusief de prijzen en de btw. Ondanks dat, is een proforma factuur geen rechtsgeldig document, dus hoeft de ontvanger ook niet aan een betaalverplichting te voldoen.
Proforma facturen worden in verschillende situaties gebruikt, waaronder het vragen van een vooruitbetaling of het regelen van de benodigde vergunning voor de import van goederen.
Proforma factuur: officieel of niet?
Een proforma factuur is geen officiële factuur, en wordt ook wel een pro forma nota genoemd. Het is een conceptfactuur die vaak na het accepteren van de offerte verstuurd wordt. De ontvanger hoeft de proforma factuur dus niet te betalen, al kan een bedrijf met deze onofficiële factuur wel om een vooruitbetaling vragen.
Omdat het niet om een echte factuur gaat, is het niet nodig om proforma facturen in de administratie of btw-aangifte op te nemen.
Wat houdt proforma in?
Pro forma is Latijns en betekent ‘voor de vorm’. Doordat pro forma in de loop der tijd steeds vaker aan elkaar werd geschreven, schrijven we tegenwoordig ‘proforma factuur’.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur stuur je voordat je daadwerkelijk gaat leveren, en wordt vaak voor grote internationale transacties gebruikt. Voor het importeren of exporteren van goederen moet men vaak aan allerlei douaneformaliteiten voldoen. Met een proforma factuur kan een bedrijf de benodigde vergunningen en documenten aanvragen voordat ze daadwerkelijk een transactie uitvoeren. Mocht de vergunning toch afgekeurd worden, is de koper in ieder geval geen geld kwijt. Ook wordt een proforma factuur gebruikt voor het vragen van een vooruitbetaling.
Hoe maak je een proforma factuur?
Een proforma factuur kun je eenvoudig in Word of Excel maken, al is het een stuk makkelijker om dit via je boekhoudprogramma te doen. Zo zorg je voor meer financieel overzicht en kun je vanuit de proforma invoice snel een officiële factuur opstellen. Het is belangrijk om een aantal punten in de proforma factuur te benoemen, zoals je hieronder leest.
Wat moet er in een proforma factuur staan?
Wil je een proforma factuur opstellen? Het gaat hier niet om een definitieve factuur, dus de Belastingdienst stelt ook geen regels over wat er in een proforma factuur moet staan, zoals ze wel bij een officiële factuur doen.
Het is belangrijk om het volgende op de proforma factuur te vermelden:
- Dat het om een proforma factuur gaat
- Datum van afgifte
- Omschrijving van de diensten of producten die geleverd gaan worden
- Prijs inclusief belasting
- Overige kosten je op de uiteindelijke factuur verwacht
Proforma factuur voorbeeld
Hieronder vind je een voorbeeld van een proforma factuur.
Verschil tussen een proforma factuur, een factuur en een offerte
Een proforma factuur is niet hetzelfde als een definitieve factuur of offerte. Het belangrijkste verschil met een gewone factuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is, welke je ook niet in de administratie opneemt. De ontvanger is ook niet verplicht om de proforma factuur te betalen.
Omdat een proforma factuur ook wel een voorlopige factuur wordt genoemd, ontstaat er vaak verwarring met de offerte. Met een offerte moet je de tegenpartij echter nog overtuigen tot aankoop. Daarom staat er in een offerte vaak meer tekst dan op een proforma factuur. Bij een proforma factuur is de deal in principe al gesloten.
Hoe ziet een pro forma factuur eruit?
Een proforma factuur ziet er vrijwel hetzelfde uit als een gewone factuur. Het enige verschil is dat er altijd duidelijk vermeld staat dat het om een proforma factuur gaat.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Wat zijn de vereisten van een proforma factuur?
Dit zijn de belangrijkste vereisten van een proforma factuur:
- Vermeld duidelijk dat het om een proforma factuur gaat.
- De normale factuur mag niet hetzelfde factuurnummer als de proforma factuur hebben, tenzij dit op de chronologische nummering van je facturen aansluit. Houdt hier dus rekening mee bij het opstellen van proforma facturen.
