Als ondernemer ben je de term 'proforma factuur' vast en zeker eens tegengekomen. Vaak wordt dit vergeleken met een conceptfactuur of offerte, terwijl een proforma factuur eigenlijk een hele andere functie heeft. Wat is een proforma factuur en wanneer gebruik je die? In dit artikel lees je hoe je een proforma factuur maakt en wanneer je deze gebruikt.

Inhoudsopgave

Heb jij vragen over het opstarten van een bv of holding? Schrijf je nu in voor de live webinar op 22 april of 3 mei en krijg direct antwoord op al je vragen. Slechts een beperkt aantal plekken beschikbaar!

 

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een niet officiële, voorlopige factuur die een koper meer informatie biedt over de producten of diensten die zij gaan aanschaffen. Een bedrijf stuurt een proforma factuur wanneer de (potentiële) klant de offerte heeft geaccepteerd.

Op deze factuur staan de goederen of diensten vermeld, inclusief de prijzen en de btw. Ondanks dat, is een proforma factuur geen rechtsgeldig document, dus hoeft de ontvanger ook niet aan een betaalverplichting te voldoen.

Proforma facturen worden in verschillende situaties gebruikt, waaronder het vragen van een vooruitbetaling of het regelen van de benodigde vergunning voor de import van goederen.

Proforma factuur: officieel of niet?

Een proforma factuur is geen officiële factuur, en wordt ook wel een pro forma nota genoemd. Het is een conceptfactuur die vaak na het accepteren van de offerte verstuurd wordt. De ontvanger hoeft de proforma factuur dus niet te betalen, al kan een bedrijf met deze onofficiële factuur wel om een vooruitbetaling vragen.

Omdat het niet om een echte factuur gaat, is het niet nodig om proforma facturen in de administratie of btw-aangifte op te nemen.

Wat houdt proforma in?

Pro forma is Latijns en betekent ‘voor de vorm’. Doordat pro forma in de loop der tijd steeds vaker aan elkaar werd geschreven, schrijven we tegenwoordig ‘proforma factuur’.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Een proforma factuur stuur je voordat je daadwerkelijk gaat leveren, en wordt vaak voor grote internationale transacties gebruikt. Voor het importeren of exporteren van goederen moet men vaak aan allerlei douaneformaliteiten voldoen. Met een proforma factuur kan een bedrijf de benodigde vergunningen en documenten aanvragen voordat ze daadwerkelijk een transactie uitvoeren. Mocht de vergunning toch afgekeurd worden, is de koper in ieder geval geen geld kwijt. Ook wordt een proforma factuur gebruikt voor het vragen van een vooruitbetaling.

Hoe maak je een proforma factuur?

Een proforma factuur kun je eenvoudig in Word of Excel maken, al is het een stuk makkelijker om dit via je boekhoudprogramma te doen. Zo zorg je voor meer financieel overzicht en kun je vanuit de proforma invoice snel een officiële factuur opstellen. Het is belangrijk om een aantal punten in de proforma factuur te benoemen, zoals je hieronder leest.

Wat moet er in een proforma factuur staan?

Wil je een proforma factuur opstellen? Het gaat hier niet om een definitieve factuur, dus de Belastingdienst stelt ook geen regels over wat er in een proforma factuur moet staan, zoals ze wel bij een officiële factuur doen.

Het is belangrijk om het volgende op de proforma factuur te vermelden:

  • Dat het om een proforma factuur gaat
  • Datum van afgifte
  • Omschrijving van de diensten of producten die geleverd gaan worden
  • Prijs inclusief belasting
  • Overige kosten je op de uiteindelijke factuur verwacht


Proforma factuur voorbeeld

Hieronder vind je een voorbeeld van een proforma factuur.

Verschil tussen een proforma factuur, een factuur en een offerte

Een proforma factuur is niet hetzelfde als een definitieve factuur of offerte. Het belangrijkste verschil met een gewone factuur is dat een proforma factuur geen rechtsgeldig document is, welke je ook niet in de administratie opneemt. De ontvanger is ook niet verplicht om de proforma factuur te betalen.

Omdat een proforma factuur ook wel een voorlopige factuur wordt genoemd, ontstaat er vaak verwarring met de offerte. Met een offerte moet je de tegenpartij echter nog overtuigen tot aankoop. Daarom staat er in een offerte vaak meer tekst dan op een proforma factuur. Bij een proforma factuur is de deal in principe al gesloten.

Hoe ziet een pro forma factuur eruit?

Een proforma factuur ziet er vrijwel hetzelfde uit als een gewone factuur. Het enige verschil is dat er altijd duidelijk vermeld staat dat het om een proforma factuur gaat.

Controle Belastingdienst

Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!

Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.

Wat zijn de vereisten van een proforma factuur?

Dit zijn de belangrijkste vereisten van een proforma factuur:

  • Vermeld duidelijk dat het om een proforma factuur gaat.
  • De normale factuur mag niet hetzelfde factuurnummer als de proforma factuur hebben, tenzij dit op de chronologische nummering van je facturen aansluit. Houdt hier dus rekening mee bij het opstellen van proforma facturen.

Er komt veel kijken bij het oprichten van een bv. Tijdens de live webinars op 22 april of 3 mei krijg jij de kans om al je vragen te stellen. Wacht niet te lang en schrijf nu in!

Marlies Bonnike

Marlies Bonnike

Marlies Bonnike is uitgever, schrijver en redacteur. Zij startte haar loopbaan bij een internationale tijdschriftenuitgeverij, had haar eigen pr-bureau en was directeur van een tijdschriftenuitgeverij. Ze was de mede oprichter en eigenaar van Editio, een online schrijversacademie.
Lees ook…
Wanneer je als ondernemer een zakelijke betaalrekening opent, zul je ontdekken dat dit duurder is een particuliere bankrekening. Waar komt dit door? In…
Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet je documenten in je archief houden of op je computer laten staan?…
i.s.m.
Gefeliciteerd! Je hebt je eenmanszaak omgezet in een bv. Een slimme keuze als je onderneming groeit en meer winst gaat maken. Maar heb je ook bedacht…
Je kent het wel. Toch maar een bonnetje vragen na een lunch, een aankoop in een kledingzaak of een uurtje parkeren. Wellicht zijn het aftrekbare kosten…
i.s.m.
Boekhouden…De meeste ondernemers hebben er een hekel aan. Tegelijkertijd is een goede boekhouding onmisbaar voor iedere ondernemer en ieder bedrijf….
Veel zzp’ers houden zelf hun administratie bij en sturen zelf hun facturen aan klanten en opdrachtgevers. Een factuur moet voldoen aan wettelijke…