Wat is een organogram?
Een organogram is een schematische voorstelling van de interne structuur van je organisatie. Het geeft direct een helder overzicht over de opbouw en onderlinge verhoudingen tussen je werknemers, functies, afdelingen en teams.
Een organogram ziet er meestal uit als een diagram met vakken, lijnen, connecties en zelfs foto’s van je medewerkers. Het bekendst is een hiërarchisch organogram. Zo’n schematische weergave lees je van boven naar beneden. De hoogste niveaus (eigenaar, CEO, etc.) bovenaan staan en de lagere niveaus eronder.
De verschillende vakken zijn verbonden met verticale (en/of horizontale) lijnen. Zo’n schematische weergave laat zien wie aan wie rapporteert, waar de scheidingslijnen liggen en hoe verschillende afdelingen zich tot elkaar verhouden.
Organogram of organigram?
Een organogram wordt ook weleens organigram genoemd. Beide woorden betekenen hetzelfde en kun je door elkaar heen gebruiken.
Wat zijn de voordelen van een organogram?
Als iemand je bedrijf snel wil leren kennen, biedt een visuele benadering in de vorm van een organogram uitkomst. Dat kan handige inzichten opleveren voor belanghebbenden, bijvoorbeeld investeerders.
Ook voor nieuwe medewerkers biedt zo’n visuele weergave meerwaarde. Die zien direct hoe het bedrijf functioneert, hoe hun nieuwe rol zich verhoudt tot andere medewerkers en wat de positie is van de eigen afdeling.
De voordelen op een rij
- Duidelijke weergave van de hiërarchische structuur
- Alle contactgegevens van je werknemers op één plek
- Handig overzicht voor ondernemers en managers: het laat zien hoeveel werknemers er op elke afdeling werkzaam zijn en waar eventueel extra middelen of nieuwe mensen nodig zijn (resource planning).
- Communicatie: organogrammen tillen je interne communicatie naar een hoger niveau. Medewerkers begrijpen beter hoe informatie stroomt en beslissingen tussen de verschillende afdelingen en teams tot stand komen. Daarnaast ontstaat er meer duidelijkheid over besluitvorming.
- Werving & onboarding: een grafische weergave van je organisatiestructuur helpt je tijdens het wervings- en onboardingsproces om nieuwe werknemers te helpen begrijpen hoe ze in je organisatie passen en wie de belangrijkste contactpersonen zijn.
- Conflictbeheer: wanneer er een conflict op de werkvloer ontstaat over rollen en verantwoordelijkheden is een organogram een uitstekende referentie om op terug te vallen.
Kortom, een organogram, biedt tal van voordelen. Het dient als handig hulpmiddel om de structuur, communicatie en efficiëntie binnen je organisatie te verbeteren. Bovendien draagt het bij aan een beter begrip van de organisatiedynamiek voor alle betrokkenen.
Zo doe je dat: een eigen organogram maken
Met een kort stappenplan maak je zelf eenvoudig een eigen organogram:
1. Identificeer de belangrijkste afdelingen en functies binnen je onderneming
Maak een lijst van afdelingen, teams en functies die je wilt opnemen in het organogram. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: directie, verkoop, inkoop, marketing, administratie, hr, enzovoort.
2. Bepaal nu de hiërarchische structuur
Welke afdelingen staan direct onder jou als directeur-eigenaar? Welke teams rapporteren aan welke managers? Welk type organisatiestructuur past bij jouw organisatie: verticaal (hiërarchisch organogram) of horizontaal (vlak organogram)?
3. Kies een softwaretool voor je organogram
Je kunt verschillende tools gebruiken om een dergelijk schema te maken. Populaire tools zijn Microsoft Word, Excel en PowerPoint. Ook kun je Google Docs en Google sheets gebruiken of speciale organogram software, zoals Lucidchart en Canva.
4. Maak nu de basisstructuur
Gebruik nu je favoriete software om de basisstructuur van je organogram neer te zetten. Begin met de hoogste autoriteit en trek vervolgens verticale en horizontale lijnen naar verschillende niveaus, waarbij je elke afdeling en functie in de juiste volgorde plaatst.
5. Voeg namen en titels toe
Plaats de namen en functietitels van je werknemers in de overeenkomstige vakjes in het organogram en check of al deze informatie up-to-date is.
6. Optioneel: voeg extra details toe
Je kunt ook extra details toevoegen, zoals contactgegevens en foto’s van individuen.
7. Controleer en reviseer
Neem rustig de tijd om je organogram te checken op eventuele fouten en onnauwkeurigheden.
8. Opslaan en delen
Sla je organogram op in een geschikt formaat (bijvoorbeeld pdf) en deel het met alle personen binnen je organisatie.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Welke rol speelt het organisatieschema bij het aantrekken van investeerders?
Een organogram is niet alleen nuttig voor intern gebruik. Ook naar de buitenwereld toe kan het een belangrijke rol spelen. Een goed organogram schetst een duidelijk beeld van je organisatiestructuur voor potentiële investeerders. Dit bevordert transparantie en vertrouwen; investeerders zien in één oogopslag hoe de leiding en verantwoordelijkheden in elkaar steken.
Wie zijn de sleutelfiguren?
En dat is precies wat investeerders nodig hebben. Die willen weten wie de sleutelfiguren binnen je onderneming zijn. Met een organogram krijgen ze ook een beter begrip van de verschillende functies en verantwoordelijkheden. Al deze informatie helpt een investeerder om te beoordelen of jouw bedrijf de juiste mensen aan boord heeft om bepaalde doelen te bereiken.
Successieplanning
Wat in de overweging van een potentiële investeerder ook vaak meespeelt, is successieplanning. Een organogram kan ook informatie bevatten over eventuele opvolgingsplannen binnen je bedrijf.
Investeerders zijn meestal geïnteresseerd in de continuïteit van je onderneming en willen maar al te graag weten hoe het zit met plannen voor toekomstige leiders. Met deze informatie kan een investeerder een afweging maken of er intern genoeg kwaliteit aanwezig is voor de toekomst of dat er nieuwe mensen aangetrokken moeten worden.
