Wat is factuurfraude precies?
Factuurfraude is een vorm van fraude waarbij (cyber)criminelen op slinkse wijze misbruik maken van het facturatieproces om geld afhandig te maken van nietsvermoedende particulieren en bedrijven.
Dit kan gaan om het versturen van een volledig valse factuur van een niet-bestaande afzender aan willekeurige e-mailadressen. Of om een gemanipuleerde openstaande factuur waarbij bijvoorbeeld het bankrekeningnummer of bedrag is aangepast.
De financiële schade kan flink oplopen, soms tot duizenden euro’s per factuur. Naast directe financiële schade kan factuurfraude voor ondernemers ook leiden tot reputatieschade en juridische problemen.
Welke soorten factuurfraude zijn er?
Er zijn verschillende manieren waarop er fraude wordt gepleegd met facturen en waarvan ondernemers de dupe kunnen worden. De meest voorkomende zijn:
Spookfacturen
Criminelen sturen valse facturen voor goederen of diensten die nooit geleverd zijn van een zogenaamde afzender, in de hoop dat deze niet gecontroleerd maar direct betaald wordt. Vaak gaat het bij spookfacturen om kleine bedragen van maximaal € 250.
Valse facturen
Hierbij wordt een factuur onderschept, waarna het rekeningnummer gewijzigd wordt en de aangepaste factuur vervolgens doorgestuurd wordt naar de debiteur. Als de ontvanger niet goed oplet, wordt het geld naar de fraudeur overgemaakt in plaats van naar degene voor wie de betaling eigenlijk bestemd was.
Gepersonaliseerde nepfacturen
Een ondernemer krijgt een factuur uit naam van een bestaande zakelijke klant voor diensten of goederen die nooit geleverd zijn. Het bankrekeningnummer is ook in dit geval van de oplichters.
Valse wijzigingsmails betaalgegevens
De oplichter stuurt een valse e-mail uit naam van een bekende leverancier of klant met het verzoek om toekomstige facturen naar een ander rekeningnummer over te maken. Als dit niet gecheckt wordt, ontvangt de fraudeur de betalingen.
Gehackte e-mailaccounts bedrijven
Als een fraudeur toegang krijgt tot een e-mailaccount van een bedrijf, kan hij een valse factuur versturen vanuit deze mailbox en zo geld ontvangen op zijn eigen rekeningnummer.
CEO-fraude
Hierbij sturen fraudeurs een e-mail met een betaalverzoek naar werknemers van een bedrijf, zogenaamd uit naam van de CEO, CFO of een belangrijke manager van de onderneming. Vaak wordt in de factuur benadrukt dat de betaling urgent is.
Hoe herken je factuurfraude?
Als ondernemer doe je er goed aan alert te zijn op factuurfraude. Het kan lastig zijn om een echte factuur te onderscheiden van een vervalste. Ontvang je een factuur met de volgende kenmerken? Dan is het verstandig om na te gaan of het wel in de haak is.
- Factuur van een onbekende of onduidelijke afzender.
- Factuur met een afwijkende lay-out, spel- of taalfouten.
- Factuur met ongebruikelijke betaalinstructies.
- Factuur voor diensten of producten die niet zijn geleverd.
- Dubbele facturen voor dezelfde levering.
- Intern verzoek voor spoedbetaling zonder de gebruikelijke procedures.
7 belangrijke tips om je bedrijf te beschermen
Hoewel factuurfraude een serieuze bedreiging vormt, zijn er gelukkig concrete stappen die je als ondernemer kunt nemen om het risico te minimaliseren. Zo kun je de volgende preventieve maatregelen nemen.
- Zorg voor een gestructureerd factuurproces binnen je bedrijf met duidelijke controlestappen en dubbele autorisatie.
- Controleer alle openstaande facturen zorgvuldig voordat je gaat betalen. Wees alert op kleine veranderingen en check alle details. Is de afzender bekend? Klopt het factuurbedrag? Is het bankrekeningnummer correct en wat zijn de betaalinstructies?
- Check bij twijfel altijd telefonisch bij de afzender of de factuur correct is. Gebruik hiervoor bekende en vertrouwde contactgegevens, niet de gegevens die op de verdachte factuur vermeld staan.
- Maak duidelijke afspraken met klanten over het factuurproces. Communiceer wijzigingen in betaalgegevens altijd via vaste en vertrouwde contactpersonen.
- Wees terughoudend en voorzichtig met het delen van gevoelige bedrijfsinformatie zoals KvK-nummers, btw-nummers en bankgegevens. Deel deze alleen als het strikt noodzakelijk is.
- Zorg voor adequate training en bewustwording onder medewerkers. Zorg dat ze alert zijn op factuurfraude en weten hoe ze valse facturen kunnen herkennen.
- Overweeg om fraudeverzekering af te sluiten die dekking en ondersteuning biedt in het geval van factuurfraude of andere vormen van oplichting waardoor je onderneming financiële schade lijdt.
De gevolgen van factuurfraude voor ondernemers
De gevolgen van factuurfraude kunnen enorm zijn. Naast directe financiële schade zijn er ook mogelijk indirecte gevolgen voor de langere termijn. Zo kan factuurfraude leiden tot een ernstig liquiditeitsprobleem, waardoor het bedrijf in betalingsproblemen komt.
Daarnaast kan de fraude resulteren in reputatieschade en verlies van vertrouwen bij klanten en andere zakelijke relaties. In sommige gevallen kan de schade zelfs zo groot zijn dat het voortbestaan van het bedrijf in gevaar komt.
Bovendien kost het veel tijd en energie om de fraude af te handelen. Tijd die niet besteed kan worden aan de kernactiviteiten van het bedrijf. Al met al ondermijnt factuurfraude de financiële gezondheid, stabiliteit en groei van ondernemingen. Met potentieel verstrekkende gevolgen voor de ondernemer en alle betrokkenen.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Wat als je het slachtoffer wordt van factuurfraude?
Factuurfraude komt vaak laat aan het licht. Meestal pas als de leverancier of klant vraagt om de openstaande factuur te betalen. In het verleden lieten ondernemers het er vaak bij zitten, omdat ze dachten dat ze het geld toch niet meer terug zouden krijgen.
Tegenwoordig zien we – vooral bij grote fraudes over grenzen heen – dat eenzelfde bankrekening voor meerdere fraudes wordt gebruikt. Hierdoor staat er soms veel geld op zo’n bankrekening. Dit vergroot de kans dat het geld kan worden teruggekregen als je de volgende stappen onderneemt:
- Je kunt jouw bank vragen de rekening waar het geld naartoe is gegaan te bevriezen. Je bank neemt dan contact op met de andere (buitenlandse) bank.
- Als het een Nederlandse rekening betreft, kun je beslag laten leggen op die rekening. Dit kan soms zelfs als je de dader niet kent, maar hiervoor heb je wel een advocaat nodig.
- Als het geld naar een buitenlandse rekening is gegaan, heb je meerdere opties. Je kunt in dat land een procedure starten om de rekening te bevriezen. De regels verschillen daar vaak van in Nederland. Maar als het een rekening bij een EU-bank betreft, kun je eenvoudig Europees bankbeslag (EAPO) laten leggen bij de Nederlandse rechter.
In alle gevallen is snelheid geboden. En het is belangrijk aangifte van elk crimineel feit te doen en proces-verbaal te laten opmaken, ook als het een buitenlandse rekening en dader betreft. Hoe meer meldingen er zijn, hoe beter de politie de werkwijze van de oplichters leert kennen en hoe groter de kans op een succesvol onderzoek en daadwerkelijk vervolging.
Wacht niet tot het te laat is
Factuurfraude is een reële bedreiging voor ondernemers, maar met de juiste maatregelen en waakzaamheid kun je het risico beperken. Door elke factuur zorgvuldig te controleren, duidelijke processen in te richten en medewerkers bewust te maken, bescherm je jouw bedrijf tegen deze sluwe vorm van criminaliteit. Wacht dus niet tot het te laat is, maar neem vandaag nog stappen om factuurfraude te voorkomen.
