1. Stem je verwachtingen af met opdrachtgever
Voordat je lukraak aan de slag gaat met je offerte, is het tijd om een stapje terug te doen.
- Check of je potentiële klant behoefte heeft aan een complete offerte met uitgebreide beschrijvingen of dat een prijsindicatie volstaat. Anders doe je misschien een hoop overbodig werk.
- Probeer ook te achterhalen of je een serieuze kandidaat bent voor de opdracht. Niet altijd even makkelijk, maar soms wordt er puur voor de vorm of ter vergelijking om meerdere offertes gevraagd. Terwijl eigenlijk al vaststaat dat een opdrachtgever met een andere partij in zee gaat.
- Vraag je opdrachtgever ook naar de planning en het beschikbare budget. Staat de klus gepland voor een periode waarin je niet kunt leveren? Of is het beschikbare budget veel lager dan de prijs die je rekent? Dan kun je de opdracht beter laten schieten en jezelf de moeite besparen.
- Check ook of een potentiële klant financieel betrouwbaar is. Laat bijvoorbeeld een credit check uitvoeren of sluit een kredietverzekering af. Zo verzeker je jezelf tegen betaalrisico’s.
Het gaat erom in deze fases om zoveel mogelijk door te vragen over de opdracht. Dat levert extra informatie op die je kunt verwerken in de offerte. Voor opdrachtgevers levert dat meteen herkenning en vertrouwen op als ze jouw offerte inzien.
2. Duidelijke structuur
Als je eenmaal het onderdeel verwachtingsmanagement hebt afgerond, kun je de structuur van de offerte bepalen. Deel je offerte logisch in en maak gebruik van verschillende elementen: inleiding, beschrijving van je onderneming, voorgestelde oplossing, samenvatting en niet te vergeten: de prijsstelling en voorwaarden. Schrijf duidelijke en korte zinnen voor een goede leesbaarheid.
Heel belangrijk is dat je de offerte aanpast op de specifieke behoeften van je opdrachtgever. Beschrijf bijvoorbeeld onder het kopje ‘voorgestelde oplossing’ hoe jouw producten of diensten de behoeften van de opdrachtgever vervullen. Vermijd een generieke offerte en benadruk juist hoe de unieke aspecten van jouw aanbod uitkomst bieden.
Wees daarin concreet en specifiek en beschrijf de voorgestelde oplossing in detail. Geef specifieke informatie over wat je precies gaat leveren en welke resultaten de opdrachtgever kan verwachten. Gebruik waar mogelijk meetbare termen, zoals cijfers, percentages en deadlines. Op die manier wordt je offerte geloofwaardiger en overtuigender.
3. Competitieve prijsstelling
Een scherpe prijs is een belangrijk onderdeel van een winnende offerte. Zorg ervoor dat je prijs concurrerend is, maar wel winstgevend. Ga zeker niet te laag zitten en probeer een marktconforme prijs te rekenen. Jezelf te goedkoop wegzetten kan namelijk averechts werken en wantrouwen scheppen over de kwaliteit die je levert. Bovendien is prijs zeker niet voor alle opdrachtgevers de belangrijkste factor. Vertrouwen scheppen en een goed verhaal op papier is vaak belangrijker dan de goedkoopste zijn.
Probeer ook je aanbod zo veel mogelijk op te splitsen in verschillende onderdelen. Op die manier kan een opdrachtgever makkelijker bepaalde elementen schrappen, om zodoende toch binnen het budget te blijven.
Heb je geen flauw idee wat de concurrentie rekent? Vraag dan een offerte aan bij je concurrenten. Klinkt misschien flauw – aangezien je de offertes alleen als vergelijkingsmateriaal gebruikt – maar een andere offerte verschaft je wel waardevolle informatie.
4. Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden opnemen in een offerte is niet verplicht, maar wel verstandig. Zo kun je afspraken opnemen over de betaaltermijn of om een aanbetaling vragen. Daarmee verklein je financiële risico’s en voorkom je misverstanden of teleurstellingen. Vergeet ook niet een geldigheidsduur van je offerte te vermelden. Algemene voorwaarde kun je hier in een handomdraai zelf opstellen.
5. Relevante referenties
Heb je vergelijkbare klussen voor andere opdrachtgevers uitgevoerd? Voeg dan referenties toe. Bijvoorbeeld in de vorm van succesverhalen of positieve feedback van klanten. Dit kan zeker bijdragen aan het vertrouwen van een potentiële opdrachtgever en je geloofwaardigheid versterken. Pak ook de oude winnende offertes erbij. Misschien haal je daar nog nuttige informatie uit.
6. Professionele uitstraling
Een goede offerte is netjes vormgegeven en opgemaakt. Gebruik een professionele lay-out, voeg je bedrijfslogo toe aan elke pagina en zorg ervoor dat je offerte er verzorgd uitziet. Ben je inspiratieloos? Maak dan gebruik van een offerte-template of voorbeeld offerte die je naar smaak aanpast.
7. Review en proofread
Controleer je offerte grondig voordat je die verstuurt. Voer altijd een dubbelcheck uit op de tekstelementen – het liefst door iemand anders – en controleer op spelfouten en grammaticale fouten.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Offerte is de deur uit. En nu?
Is je offerte overtuigend en heb je alles gecheckt? Dan is het tijd voor (digitaal) versturen. Doe dit niet in een Word-bestand, maar in een pdf. Dan kunnen anderen niet zomaar aanpassingen doen zonder jouw medeweten en blijft de opmaak hetzelfde. Schrijf er een heldere begeleidende brief bij.
Nu is het afwachten geblazen. Rol je als winnaar uit de bus? Gefeliciteerd, je kunt aan de slag! Zodra je opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekent, is het document juridisch een bindend contract. Laat een reactie lang op zich wachten? Neem dan zelf even contact op met je opdrachtgever. Zo laat je meteen zien dat je oprecht geïnteresseerd bent in de opdracht.
Ontvang je een afwijzing? Volgende keer beter, maar ook een goed moment om de opdrachtgever te vragen waarom je het niet bent geworden. Misschien was je toch te duur of sloot je aanbod niet helemaal aan bij de behoefte van de opdrachtgever. Hoe dan ook, achterhalen waarom je het niet bent geworden is zeer waardevol. Deze praktische input kun je altijd meenemen in toekomstige offertes.
