Het beheer en onderhoud van hard- en software is uitgegroeid tot één van de grootste kostenposten in het bedrijfsleven. Die kosten kunnen aanzienlijk lager uitvallen, wanneer er meer via internet wordt gewerkt. Zowel grote (zoals Microsoft) als kleine bedrijven bieden steeds meer diensten op dat gebied aan onder de gezamenlijke noemer "the cloud".

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Wat is ‘de cloud’?

De letterlijke betekenis zal iedereen begrijpen, maar eigenlijk is de ‘cloud’ een andere term voor Software-as-a-service (SaaS). Een software model waarbij software niet verkocht wordt, maar wordt doorberekend op basis van gebruik.
De software wordt niet meer op uw computer(s) geinstalleerd, maar is beschikbaar als een gehoste service die toegankelijk is via internet en waarbij afrekening plaatsvindt via een abonnementsstructuur. Voor u, als klant, zit de belangrijkste waarde in het wegvallen van activiteiten met betrekking tot onderhoud en beheer.

De ‘cloud’ is vergelijkbaar met de dienst die u afneemt bij een hostingbedrijf (uw maandelijkse of jaarlijkse internetverbruik of website).

Waar kunt u de ‘cloud’ voor gebruiken?

Back-up

Lees het artikel ‘Het hoe en waarom van een back-up’

  • Beveiliging

    Diverse aanbieders van online beveiligingsoplossingen. Bijvoorbeeld: Panda Cloud AntiVirus.

  • Boekhouding

    Lees het artikel ‘Internetboekhouden’.

  • Communicatie

    Gmail en Google Docs zijn in feite ook (gedeeltelijk gratis) voorbeelden van ‘de cloud’. Microsoft’s Office 365 is een andere mogelijkheid.

  • Data-opslag

    Gratis bij Microsoft’s SkyDrive, Dropbox of Google’s Drive.

  • Debiteurenbeheer

    Kijk bijvoorbeeld eens bij Billink.

  • E-mail archivering

    Zie Microsoft’s Online Diensten hierboven.

  • Klantenservice

    Diverse aanbieders van online secretariaatswerk

  • Samenwerking

    Behalve Microsoft, bijvoorbeeld Timebridge.

Wat is het verschil tussen private cloud en publieke cloud?

Bij publieke cloud wordt er geen maatwerk geleverd. Het programma is – uiteraard voorzien van een login en wachtwoord – vrij toegankelijk.
Bij ‘private cloud’ is de omgeving op maat voor uw bedrijfsvoering ingericht en gelden er procedures die de bedrijfscontinuïteit moeten waarborgen.

Zijn uw gegevens veilig?

Net als voor elke andere dienst die u afneemt, geldt ook voor aanbieders van cloud-diensten dat er veel kaf tussen het koren zit. Verzeker u ervan dat u te maken heeft met een legitiem bedrijf. En in het geval van cloud-diensten zijn ook de volgende zaken uw aandacht waard:

  • eventuele versleuteling van de gegevens mag geen belemmering vormen voor uw toegang;
  • eventuele licenties worden uitdrukkelijk vermeld;
  • het eigendom van de data blijft ten allen tijde in handen van de gebruiker.

Wat kost het?

In sommige gevallen kost het u helemaal niets (zoals Google Docs of Microsoft’s SkyDrive). Bij meer op maat gemaakte diensten neemt u de software af op abonnementsbasis. Afhankelijk van de dienst(en) die u afneemt, betaalt u doorgaans niet meer dan een paar euro per maand per gebruiker.

Er zijn een aantal bedrijven in Nederland die hun sporen al verdiend hebben met het realiseren van cloud-diensten voor het mkb.
Stel: u wilt effectiever communiceren met uw klanten. Een bedrijf als e_Office kan daar al referenties voor tonen.
Maar u kunt natuurlijk ook – vanaf € 5,25 per maand per gebruiker – rechtstreeks bij Microsoft – terecht voor zaken als online samenwerken, een online plek om documenten te delen en/of uw e-mail en agenda synchroniseren.

Wat zijn de voordelen?

Elke keer wanneer in uw bedrijf weer een nieuwe applicatie wordt ingevoerd, wordt er niet alleen een aanslag op uw budget gedaan, maar krijgt u ook te maken met capaciteitsvraagstukken.
Een voorbeeld uit de praktijk ter illustratie: steeds meer bedrijven komen tot de ontdekking dat hun e-mail omgeving zo langzamerhand uit zijn voegen barst. De vraag is dan: koopt u een nieuwe mailserver of kiest u voor ‘de cloud’?

Dit zijn de voordelen van cloud computing:

  • kostenbesparing;
  • gemotiveerder personeel;
  • geen zorgen meer over updates en/of nieuwe software;
  • sneller werken;
  • efficiënter werken.

Wat zijn de nadelen?

  • Wanneer u gebruik maakt van ‘publieke cloud’ is er dus geen sprake van maatwerk. Wanneer u clouddiensten afneemt van een betrouwbare leverancier hoeft dat geen punt van zorg te zijn.
    Bij problemen met de verwerking van uw bedrijfsgegevens bent u aangewezen op de algemene service die de aanbieder van de cloud-dienst biedt.
  • Zware applicaties (zoals CAD/CAM-programma’s) worden niet als softwaredienst aangeboden. Dat geldt ook voor grafische programma’s als InDesign of Illustrator. Hoofdzakelijk gaat het om veelgebruikte kantoorapplicaties. U bent dus beperkt in uw keuze.
  • Er zitten nogal wat juridische haken en ogen aan het gebruik van cloud-diensten. Verzeker u er daarom van dat Europese wetgeving van toepassing is bij geschillen. Mocht het onverhoopt tot een rechtszaak komen, dan zijn de kosten nog te overzien.
  • Zorg ervoor dat duidelijk is op welke locatie uw gegevens worden opgeslagen. Microsoft bijvoorbeeld biedt u de keuze uit het Ierse Dublin of Amsterdam.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
Je hoeft geen glazen bol te hebben om te voorspellen dat kunstmatige intelligentie de manier waarop werken ingrijpend verandert. Als ondernemer is het…
Hybride werken is in veel organisaties de norm geworden. Mensen werken op kantoor én vanuit huis. Dat kan voordelen opleveren op het gebied van…
Succesvolle organisaties leveren kwaliteit, werken graag efficiënt en zijn innovatief. Maar hoe zit het dan met het afval dat vrijkomt? Denk…
Iedereen die in Word met nummering in documenten werkt voor hoofdstukken en paragrafen loopt er vroeg of laat tegenaan: de nummering geeft ‘ineens’ een…