1. Thuiswerkvergoeding: klein bedrag, grote impact
Sinds 2022 mag je een thuiswerkvergoeding onbelast uitkeren. In 2025 is dat bedrag € 2,40 per thuiswerkdag. Je mag méér vergoeden, maar het bedrag boven de € 2,40 telt dan als belast loon. Tenzij je het aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Lees ook: Alles wat je moet weten over de onbelaste thuiswerkvergoeding
2. Werkhub: het alternatief voor thuiswerken of kantoor
Thuiswerken is niet voor iedereen prettig. Voor wie tussenoplossingen zoekt, zijn werkhubs (flexibele werkplekken buiten kantoor of huis) een uitkomst voor hybride werken. Als werkgever mag je deze kosten vergoeden of betalen zonder dat dit loon is. Declareert de werknemer het zelf? Dan zijn het intermediaire kosten – ook onbelast.
3. Arbo-proof thuiswerkplek? Vergoedingen mogelijk
Vanuit de Arbowet ben je als werkgever ook verplicht dat je werknemer op een werkplek thuis of ergens anders veilig en gezond kan werken. Arbovoorzieningen zoals een bureaustoel, bureau of beeldscherm mag je daarom gericht vrijgesteld vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen – mits:
- het om arbovoorschriften gaat uit de wet
- de werknemer ze gebruikt in zijn of haar werkruimte
- de werknemer er geen eigen bijdrage voor betaalt
Extra luxe wensen van je werknemer (bijvoorbeeld een leren bureaustoel in plaats van standaard stof)? De meerprijs valt buiten de vrijstelling. Je kunt in overleg eventueel dat deel in rekening brengen bij de werknemer.
Een goed alternatief: leen kantoormeubilair uit. Maak wel duidelijke afspraken op papier.
4. Noodzakelijke tools voor thuiswerken? Fiscaal geregeld
Voor laptops, mobiele telefoons of internetabonnementen geldt het noodzakelijkheidscriterium. Als de werknemer deze spullen écht nodig heeft om hybride zijn functie uit te voeren, mag je ze onbelast verstrekken of vergoeden.
Voorwaarden:
- Je betaalt als werkgever
- De werknemer moet het teruggeven bij uitdiensttreding of onbruik
- Geen onderdeel van een cafetariaregeling (een flexibel systeem van arbeidsvoorwaarden waarbij werknemers veel zelf kunnen kiezen)
Bij gecombineerde abonnementen (zoals internet, tv en bellen) mag je alleen het deel voor internet gericht vrijgesteld vergoeden. Kan dat bedrag niet gespecificeerd worden? Ga dan uit van het tarief voor een los internetabonnement bij die provider.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Lees ook: Hybride werken – zo zorg je voor een goede digitale werkplek
5. Thuiswerkvergoeding én reiskostenvergoeding? Let op!
Sinds de invoering van de onbelaste thuiswerkvergoeding zijn de regels rondom de reiskostenvergoeding iets veranderd. Voor dezelfde werkdag mag je namelijk niet én een onbelaste vergoeding voor thuiswerken én reiskostenvergoeding (woon-werkverkeer) combineren.
Werkt je medewerker bijvoorbeeld ‘s ochtends thuis en ‘s middags op kantoor? Dan moet je kiezen: óf je vergoed de kosten voor thuiswerken, óf de reiskosten.
Wel beide vergoeden?
- Wil je toch beide vergoeden? Dat mag, maar dan komt een van de twee ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling, of moet je het als belast loon verwerken.
- Je mag wél beide vergoedingen onbelast toepassen als de werknemer op zijn of haar dag thuis ook een zakelijke rit maakt (dus geen woon-werkverkeer). Dan gebruik je de gerichte vrijstellingen voor beide kostenposten.
Niet verplicht vergoeden
Belangrijk: je bent als werkgever niet verplicht om thuiswerken of reiskosten te vergoeden, tenzij daar afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of cao.
Werken vanuit het buitenland?
Hybride werken stopt niet bij de grens. Steeds meer medewerkers willen tijdelijk vanuit het buitenland werken. Dat kan, maar zorg dat je de juridische en fiscale impact vooraf helder hebt:
- Waar wordt belasting betaald?
- Welke sociale verzekeringen zijn van toepassing?
- Is er een arbeidscontract volgens buitenlands recht nodig?
Woont je werknemer blijvend in het buitenland én werkt hij of zij uitsluitend daar? Dan hoef je als werkgever in veel gevallen géén loonbelasting meer in te houden op het salaris. Ook ben je in dat geval niet verplicht om deze werknemer op te nemen in de aangifte loonheffingen.
Let op: dit betekent niet automatisch dat je overal vanaf bent. Mogelijk ben je nog wél premies voor sociale verzekeringen verschuldigd. De precieze regels hangen af van het woonland van de werknemer en eventuele internationale verdragen.
Conclusie: maak hybride werken fiscaal slim
Met de juiste inzet van de WKR kun je jouw werknemers prima faciliteren in hybride werken en thuiswerken – zonder extra lasten voor jou als werkgever. Maar let goed op de spelregels. Bepaal per situatie wat fiscaal voordelig én praktisch werkbaar is.
