Tip 1. Creëer de ideale kantoorindeling
Een modern kantoor inrichten begint met het in kaart brengen van de workflow en de behoeften van je werknemers. Maak op basis hiervan een indeling met verschillende ruimtes die elk een eigen functie hebben. Zoals plekken waar mensen geconcentreerd kunnen werken, een ruimte om samen te werken of te vergaderen en eentje voor ontspanning.
Ga je een klein kantoor inrichten en heb je niet voldoende ruimte voor alle gewenste functies? Ga dan voor slimme, multifunctionele oplossingen. Denk aan een vergaderruimte die buiten de meetings om dienst doet als stille werkplek. Of een gezellige zithoek waar ook informele besprekingen kunnen plaatsvinden. Flexibel meubilair is hierbij je beste vriend: verrijdbare bureaus en modulaire wanden maken het mogelijk om in een handomdraai de ruimte aan te passen aan de behoefte van het moment.
Je kunt ook overwegen om met flexibele werkplekken aan de slag te gaan waarbij collega’s een bureau delen. Hiervoor heb je minder vierkante meters en meubilair nodig en andere zaken zoals beeldschermen.
Groeit je bedrijf uit zijn jasje of zoek je meer flexibiliteit? Overweeg dan eens een plek in een business hub. Hier profiteer je van gedeelde voorzieningen zoals vergaderruimtes, telefooncabines, een professionele receptie en soms zelfs catering. Dit is niet alleen kostenefficiënt, maar het opent ook deuren naar nieuwe contacten en samenwerkingen.
Tip 2. Zet in op ergonomische meubelen
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om een ergonomisch verantwoorde werkomgeving te creëren voor je medewerkers. Dit betekent dat je moet zorgen voor geschikte werkplekken die voldoen aan de Arbowetgeving.
Concreet houdt dit in dat je verstelbare bureaus en ergonomische bureaustoelen, goede verlichting en ergonomische computerapparatuur zoals toetsenborden en muizen moet verstrekken. Let verder bij de inrichting op factoren als de juiste werkhoogte, voldoende beenruimte en bewegingsruimte. Plus de mogelijkheid om af te wisselen tussen zitten en staan. Vergeet ook niet om tocht te voorkomen en de temperatuur en luchtvochtigheid te reguleren.
Het inschakelen van een ergonomisch expert voor een professionele werkplekanalyse kan een slimme zet zijn. Door actief in te zetten op ergonomie bevorder je niet alleen de gezondheid en het welzijn van je werknemers, maar ook hun productiviteit en tevredenheid.
Tip 3. Zorg voor voldoende en goede verlichting
Goed licht op de werkplek zorgt niet alleen voor een prettige sfeer, het is ook essentieel voor de gezondheid en de productiviteit van je medewerkers. Daglicht heeft hierbij de voorkeur, omdat het de natuurlijke biologische klok van het lichaam ondersteunt en stress vermindert. Probeer daarom werkplekken zo dicht mogelijk bij ramen te plaatsen. Zorg natuurlijk wel voor goede zonwering om verblinding en oververhitting te voorkomen.
Als natuurlijk daglicht beperkt aanwezig is omdat er niet voldoende ramen zijn, kies dan voor kunstverlichting die daglicht zo goed mogelijk nabootst. Ledverlichting met een kleurtemperatuur van rond de 4000-5000 Kelvin is hier geschikt voor.
Tip 4. Let op de akoestiek
Een rustige werkplek zorgt voor meer focus, concentratie en productiviteit. Bovendien kunnen mensen elkaar goed verstaan als de akoestiek in orde is. In kantoren is er vaak sprake van te veel galm door het gebruik van harde materialen, zoals de muren en vloeren.
Wil je de akoestiek verbeteren? Dan doe je dit door het toevoegen van geluidsabsorberende materialen in de ruimte, zoals akoestische plafondpanelen of wandpanelen. Ook helpt het om zachte materialen te gebruiken bij de inrichting die geluid absorberen, bijvoorbeeld gordijnen, vloerbedekking of een stoffen bank.
Tip 5. Haal de natuur naar binnen
Planten in je kantoor doen meer dan alleen de ruimte opfleuren. Ze zorgen voor een goede luchtkwaliteit, juiste luchtvochtigheid, verbeteren van de gemoedstoestand, bevorderen van concentratie en het op natuurlijke wijze regelen van de temperatuur. En uit onderzoek is gebleken dat deze pluspunten voor tot wel 20 procent minder ziekteverzuim kunnen zorgen. Genoeg reden dus om in te investeren op planten voor je kantoor. Je hebt het bovendien zo terugverdiend.
Kan je om wat voor reden dan ook geen planten in het kantoor zetten? Studies hebben aangetoond dat zelfs foto’s van natuurtaferelen of kunstplanten een positief effect hebben op het welzijn van mensen.
Tip 6. Stimuleer beweging
Wist je dat een mens gemiddeld negen uur per dag zit? En mensen met een kantoorbaan nog veel langer. Geen goede zaak, want te weinig beweging kan leiden tot fysieke en mentale klachten en ziekteverzuim.
Dus ga je voor een nieuwe kantoorinrichting, doe dit zo dat bewegen wordt gestimuleerd. Denk aan ergonomisch meubilair dat het mogelijk maakt om af te wisselen tussen zitten en staan, zoals zit-sta-bureaus. Of meubels die zorgen voor beweging terwijl je zit, zoals een bureaufiets of zitbal in plaats van de standaard bureaustoel.
Is er een lift en een trappenhuis aanwezig in het kantoorpand? Stimuleer het nemen van de trap door te zorgen dat deze goed bereikbaar is en het trappenhuis er verzorgd uitziet. Plaats verder apparaten zoals printers en prullenbakken wat verder van de werkplek, zodat werknemers automatisch een stukje moeten lopen om deze te bereiken.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Tip 7. Maak het kantoor gezellig
Een moderne kantoorinrichting vraagt om meer dan alleen strakke lijnen, functionele meubels en een basic afwerking. Om een kantoor gezellig en aantrekkelijk te maken voor werknemers, zijn er paar simpele dingen die je kunt doen.
Voeg een persoonlijke touch toe
Door bijvoorbeeld een wand te vullen met foto’s van teamuitjes of andere leuke momenten van je werknemers of het bedrijf. Dit creëert een gevoel van verbondenheid en maakt het kantoor persoonlijker.
Maak gebruik van kleur en textuur
Neutrale kleuren zijn prima als basis voor moderne kantoorinrichtingen, maar een muur of meubels in een uitgesproken kleur maken een plek meteen een stuk gezelliger. Let ook op het materiaalgebruik: verschillende stoffen en texturen geven een ruimte meer sfeer.
Zorg dat de huisstijl van je bedrijf terugkomt in de inrichting
Laat bijvoorbeeld de kleur die in de branding wordt gebruikt terugkomen in het interieur en laat een groot bord of een letterbak maken met het logo van je bedrijf voor aan de wand.
Zorg voor sfeer
Denk bij inrichten niet alleen aan praktische zaken zoals bureaus, stoelen en beeldschermen, maar ook aan een fijne loungeset voor informele gesprekken of om even te relaxen. En een tafelvoetbalspel of pingpongtafel kunnen je medewerkers ongetwijfeld ook erg waarderen.
Tip 8. Kies voor slimme opbergsystemen
Een opgeruimd kantoor is een productieve werkomgeving. Zorg daarom voor voldoende opbergruimte. Investeer in slimme opbergoplossingen die passen bij de activiteiten van het bedrijf en de medewerkers.
Van kasten of lockers tot digitale archieven, zorg dat alles een vaste plek heeft en je niet tegen rommel aankijkt. Zorg ook voor opbergplek voor kleine spulletjes zoals pennen en paperclips. Een opgeruimd bureau werkt ook een stuk prettiger.
Tip 9. Denk duurzaam en milieuvriendelijk
Maak bewuste keuzes in je kantoorinrichting die goed zijn voor het milieu én je portemonnee. Kies voor duurzame materialen, energiezuinige apparatuur, gebruik gerecyclede materialen en overweeg tweedehands meubilair.
Zorg verder voor gescheiden afvalbakken voor papier, plastic, glas en organisch afval en schakel als het mogelijk is over op groene energiebronnen zoals wind- of zonne-energie. Dit is niet alleen goed voor de planeet, maar straalt ook maatschappelijke betrokkenheid uit naar je klanten en medewerkers.
Conclusie
Een doordacht ingericht kantoor doet meer dan alleen het oog strelen. Het heeft een directe invloed op onze gemoedstoestand, motivatie en zelfs onze creativiteit. Onderzoek toont aan dat medewerkers in een goed ontworpen kantooromgeving medewerkers maar liefst zo’n 30 procent productiever zijn.
Realiseer je wel dat de perfecte kantoorinrichting niet bestaat. Wat werkt, is persoonlijk en kan veranderen naarmate je bedrijf groeit en evolueert. Blijf daarom experimenteren, luister naar feedback en pas aan waar nodig.
