De notaris zet het zwart op wit

• Wat doet de notaris?
• Moet ik naar de notaris?
• Hoeveel kosten notariële diensten?
• Klachten over een notaris
• Meer weten?

Wat doet de notaris?

Rechtszekerheid is de belangrijkste dienst die een notaris levert: hij legt zaken vast in notariële aktes. Dat doet hij op verzoek, maar in een aantal gevallen is een notariële akte wettelijk verplicht. Zo’n akte heeft juridische rechtskracht. Koopovereenkomsten, overdrachten, schenkingen, wat er ook in wordt geregeld, de partijen die er hun handtekening onder zetten, zijn eraan gehouden.

Of en hoe de akte ontbonden kan worden, kunnen partijen ín de akte laten vastleggen. Soms volstaat een simpel briefje aan de notaris, soms moet er eerst een nieuwe akte worden opgesteld, voordat de oude vervalt. De notaris zal altijd met de contractpartijen overleggen hoe zij een eventuele ontbinding willen regelen

De notaris is een jurist. Maar anders dan bijvoorbeeld een advocaat, kan hij niet door één partij worden ingehuurd om uitsluitend

háár belangen te vertegenwoordigen bij de opstelling van een notariële akte. De wet verplicht de notaris tot onpartijdigheid en moet de belangen van alle betrokkenen wegen.

Een notaris kan ook worden ingehuurd als juridisch adviseur. De verplichting tot onpartijdigheid geldt dan niet. Hij kan bijvoorbeeld meedenken over de beste rechtsvorm voor uw bedrijf. Past de vorm die u ooit heeft gekozen nog wel? Zo niet, welke vorm is beter en welke juridische en fiscale gevolgen brengt een eventuele switch met zich mee?

Notaris is een beschermde titel. Iedere notaris

• is verplicht zich aan te sluiten bij de Koninklijke Notariële Beroepsgenootschap;
• heeft een geheimhoudingsplicht;
• valt onder speciaal tuchtrecht en onder specifieke regels voor financiële controle.

De overheid benoemt een notaris, maar pas nadat hij minstens zes jaar heeft gewerkt als kandidaat-notaris. Gedurende die tijd moet hij zich aanvullend scholen. Kandidaat-notarissen vallen onder hetzelfde regime als volwaardige notarissen, maar die laatsten dragen de eindverantwoordelijkheid voor het werk dat ‘hun’ kandidaat-notarissen verrichten. Alleen hij of zij is tekeningsbevoegd.

Moet ik naar de notaris?

In een aantal gevallen zijn partijen verplicht een notariële akte te laten opstellen. De belangrijkste zijn:

• oprichting (en wijziging van de statuten) van een naamloze vennootschap of een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid;
• overdracht en uitgave van aandelen op naam in een BV of NV;
• oprichting (en wijziging van de statuten) van een stichting;
• opmaken of wijzigen van huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden;
• opmaken of wijzigen van een testament;
• overdracht van onroerend goed, zoals huizen of bedrijfspanden;
• verlenen en doorhalen van een hypotheek.

Zoals gezegd, op verzoek kan het ook in andere situaties een akte opstellen. Voor schenkingen geldt bijvoorbeeld geen verplichting – tenzij de schenking pas na het overlijden van de schenker wordt uitgevoerd – maar het is niet ongebruikelijk om ook schenkingen bij leven en welzijn door de notaris te laten vastleggen.

Hoeveel kosten notariële diensten?

Iedere notaris hanteert zijn eigen tarieven. Het loont dus om verschillende notarissen om een offerte te vragen. En onderhandelen over de prijs kan ook. U kunt iedere notaris in elk deel van Nederland in de arm nemen.

Houd rekening met bijkomende kosten. Zo moet de notaris over zijn honorarium 19% BTW heffen. Bij de overdracht van onroerend goed betaalt u 6% overdrachtsbelasting en inschrijving in het kadaster is ook niet gratis. Vraag om al die bijkomende kosten op een rij te zetten, dat voorkomt vervelende verrassingen.

Bent u op zoek naar een notaris? Deze checklist helpt u op weg:

• Vraag een uurtarief: gewone ondernemers rekenen meestal de tijd die zij ergens aan kwijt zijn. Niets staat notarissen in de weg een soortgelijk systeem te hanteren.
• Vraag om een heldere en gespecificeerde offerte. Wat krijgt u voor welke diensten? Wat zijn de eventuele meerkosten en wanneer treden die op?
• Kies niet per definitie voor het laagste tarief. Voor een dubbeltje zit u niet per defenitie op de eerste rang. Een vergelijking van de tarieven kan hier on line worden geraadpleegd.
• Doe uw huiswerk: verzamel voor het eerste bezoek aan de notaris alvast alle mogelijke relevante papieren.
• Informeer naar de reputatie. Is het een nieuwkomer of een gevestigde naam in de markt? Hoe staat hij/zij bekend bij collega-ondernemers?
• Zoek een notaris met wie het klikt. Vertrouwen is belangrijk, u deelt immers soms zeer vertrouwelijke informatie.

Klachten over een notaris

Bent u ontevreden over de dienstverlening of diens declaratie en u komt er onderling niet uit, dan kunt u de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) vragen om bemiddeling. De KNB vraagt beide partijen hun kant van de zaak op papier te zetten en probeert via informele weg tot een oplossing te komen.

Inhoudelijke geschillenU kunt ook een officiële klacht indienen. Gaat die over het werk dat de notaris heeft geleverd, dan stapt u naar de Kamer van Toezicht. De Kamer huist in bij de rechtbank van het arrondisement waar de notaris gevestigd is. Dus: woont u in Den Bosch, maar uw notaris is gevestigd in Amsterdam, dan dient u uw klacht in bij de Amsterdamse Kamer van Toezicht.

De Kamer beoordeelt of uw klacht ontvankelijk is en zal ook bekijken of een minnelijke schikking mogelijk is. Gaat het echt om fundamentele zaken – de notaris heeft zijn beroepscode geschonden – dan komt er een openbare zitting. Wordt de klacht gegrond verklaard, dan kan de Kamer van Toezicht de notaris waarschuwen, berispen, voor zes maanden schorsen of zelfs afzetten. Het indienen van een klacht bij de Kamer van Toezicht is gratis.

DeclaratiegeschillenBent u het niet eens met de rekening, dan kunt u hem op basis van de Notariswet vragen om u op papier voor te rekenen hoe hij tot dat bedrag is gekomen. Blijft u het – ook na die specificatie – oneens met het bedrag, dan kunt u zich richten tot de ringvoorzitter van de KNB, de beroepsorganisatie van notarissen. Uw notaris weet wie dat is. De ringvoorzitter zal u uitnodigen voor een gesprek. Binnen acht weken doet hij uitspraak. Ook deze procedure is gratis.