Verzuimprotocol: wie doet wat bij ziekte?

Al doet u nog zo uw best, ziekte of arbeidsongeschiktheid zijn nooit helemaal te voorkomen. Leg daarom alle regels en afspraken aangaande verzuim en verzuimbeleid vast in een verzuimprotocol. Zo weet iedereen wat er van hem wordt verwacht en kan de re-integratie snel beginnen.
Verzuimprotocol: wie doet wat bij ziekte?

Waarom een protocol
Hoe sneller de re-integratie begint, des te sneller een zieke werknemer weer aan de slag kan. Daarom is het van belang dat voor alle betrokkenen duidelijk is wie wanneer wat moet doen. Dat kan door de procedures voor de ziek- en herstelmeldingen en andere afspraken aangaande verzuim vast te leggen in een verzuimprotocol.

Het verzuimprotocol maakt onderdeel uit van het verzuimbeleid en kan tevens dienen als leidraad voor een plan van aanpak of re-integratieverslag als de ziekte langer lijkt te gaan duren.

Ziekmelding: preventie aan de poort
Als een werknemer zich ziek meldt, hóeft u dat niet klakkeloos te accepteren. Met creatieve oplossingen kunt u het aantal ziekmeldingen soms eenvoudig reduceren: een administratief medewerker met een voet in het gips kan misschien worden opgehaald en thuisgebracht door een collega of een taxi. Of misschien kan er een paar uurtjes thuis worden gewerkt? Voor werknemers met een acuut probleem in de thuissituatie bestaat het calamiteitenverlof.

Met 'doorvragen' probeert u verzuim te voorkomen, maar ook te verhinderen dat klein verzuim lang gaat duren. Maak dat de werknemer duidelijk, zo voorkomt u dat hij uw voortvarendheid misschien opvat als een teken dat u zijn ziekmelding niet serieus neemt. Bovendien is hij niet verplicht te vertellen wat hij mankeert en wat de oorzaak is van zijn ziekte.

U mag de volgende informatie vragen aan de zieke werknemer:

  • waar de werknemer op dat moment is; telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • hoe lang de ziekte vermoedelijk gaat duren;
  • welke lopende afspraken en werkzaamheden moeten worden opgepakt/overgenomen;
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval (in dat geval moet u de Arbeidsinspectie inschakelen);
  • of de ziekte te maken heeft met zwangerschap of een orgaandonatie (in dat geval is namelijk de Ziektewet van toepassing en kunt u de loondoorbetaling claimen bij het UWV);
  • of er een derde schuld heeft aan het verzuim, bijvoorbeeld door het veroorzaken van een verkeersongeval of sportblessure. Wellicht kunt u dan de schade verhalen (regresrecht)»
  • of er werkzaamheden zijn die de werknemer eventueel wél kan uitvoeren.

U mag níet vragen: naar de ziekte zelf en de oorzaak. De werknemer is ook niet verplicht hierop te antwoorden als u er naar vraagt.

Procedure voor ziekmelding
De leidinggevende is de aangewezen persoon om ziekmelding te 'filteren', niet een directe collega. Dat is bovendien goed voor de betrokkenheid met uw werknemer en de onderlinge verstandhouding. U kunt immers meteen bespreken welke werkzaamheden er nog liggen en wat er mee gedaan moet worden of wie de taken kan overnemen.
Leg afspraken over verzuim- en herstelmeldingen vast in het verzuimprotocol, dan hoeft u niet de discussie aan te gaan op het moment dat het ziek-meld-telefoontje binnenkomt. In zo'n protocol staan bijvoorbeeld afspraken over:

  • het tijdstip van ziekmelding (bijvoorbeeld vóór 9.00 uur);
  • bij wie men zich moet ziekmelden (direct leidinggevende of diens vervanger);
  • wanneer de leidinggevende zelf contact opneemt met de werknemer, als hij de ziekmelding niet zelf heeft aangenomen (bijvoorbeeld voor 12.00 uur);
  • wie verantwoordelijk is voor het doorgeven van de ziekmelding aan de afdeling P&O of de arbodienst;
  • ziekte tijdens vakantie (bijvoorbeeld dat een werknemer die tijdens de vakantie ziek wordt, moet zorgen voor een doktersverklaring).

Overige afspraken
Zodra een werknemer zich ziek heeft gemeld, moet de werkgever bepaalde stappen ondernemen in het kader van de Wet verbetering poortwachter. Zo moet er regelmatig contact worden onderhouden en moet na een aantal weken een plan van aanpak worden opgesteld.

Behalve een procedure voor de ziekmelding bevat het verzuimprotocol dus ook regels over de vervolgstappen, zoals:

  • wie er verantwoordelijk is voor het plan van aanpak, uiterlijk in de achtste week, en voor het bijhouden van een re-integratiedossier;
  • welke re-integratieïnspanningen er worden verwacht van werkgever en werknemer;
  • hoe en hoe vaak de werkgever contact onderhoudt met de zieke werknemer;
  • het beleid rondom 'verzuimcontrole';
  • wanneer de werkgever passende arbeid moet aanbieden;
  • wanneer re-integratie bij een andere organisatie in gang wordt gezet;
  • wie (en wanneer) een second opinion of deskundigenadvies kan aanvragen;
  • wanneer de aanvraag voor de wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) wordt ingediend en door wie;
  • welke sancties de werkgever kan opleggen bij overtreding van gedragsregels.

Model verzuimprotocol
Op internet zijn diverse voorbeelden te vinden van verzuimprotocollen, die u kunt aanpassen naar de situatie in uw eigen bedrijf. Elk protocol is anders: het een is uitgebreider dan het andere, het een richt zich op de ziekmelding, het andere op de Wet verbetering Poortwachter. Twee voorbeelden:

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming