Inhoudsopgave
Wat is een proces?
Een proces is een manier om activiteiten binnen een bedrijf te organiseren en is gericht op het behalen van een specifiek doel. Meestal is dat het produceren of verkopen van een product of dienst.
Er zijn een aantal onderdelen waar een proces uit bestaat:
- Processen beginnen met een trigger of bepaalde input (er komt bijvoorbeeld een factuur binnen of een klant wil een offerte).
- Er is sprake van een aantal processtappen die gedaan worden om tot het specifieke resultaat te komen.
- Een proces moet waarde opleveren (output) voor een klant, dit kan een externe (in het geval van een offerte) of interne klant (de factuur die verwerkt moet worden) zijn.
Binnen organisaties zijn er drie soorten processen:
- Primaire processen
- Ondersteunende processen
- Besturende processen
Waarom is het beschrijven van processen nodig?
Processen vastleggen is belangrijk en zorgt voor focus en voorspelbaarheid. Als een proces volkomen helder is en er duidelijke afspraken zijn over de werkwijze komt dat de kwaliteit van het product of dienst ten goede. Hier komen (goede) procesbeschrijvingen om de hoek kijken.
Dit zijn een aantal redenen om procesbeschrijvingen te maken:
- Duidelijkheid voor medewerkers
- Kwaliteit waarborgen
- Controle en bijsturen
- Kennisdeling
- Communicatie tussen afdelingen en medewerkers
- Verbeteren van processen
- Voldoen aan wetgeving, certificatie verkrijgen
Procesbeschrijving opstellen
Een procesbeschrijving maken begint met procesdecompositie. Dat is het opsplitsen van een hoofdproces in deelprocessen. Hierbij zoom je net zo lang in op de deelprocessen tot je op het niveau van werkinstructies bent uitgekomen.
Een goede procesbeschrijving moet de volgende dingen bevatten:
- Wat er moet gebeuren
- Wie moet dat doen (de proceseigenaar)
- De processtappen
- KPI’s (prestatie indicatoren) en normen waaraan de beoogde output moet voldoen
- Hulpmiddelen die gebruikt kunnen worden
- Trigger of aanleiding van het proces
Als werkgever begin je met het in kaart brengen van het globale bedrijfsproces. Dit leg je vast in een globaal processchema. Vervolgens kun je per afdeling en deelproces in gesprek gaan met individuele proceseigenaars om alle deelprocessen in kaart te brengen.
Er zijn vier detailniveaus waarop je processen kunt beschrijven:
- Hoofdproces of globale bedrijfsproces
- Deelprocessen (processtappen)
- Activiteiten: wat er moet gebeuren
- Werkinstructie: gedetailleerde beschrijving van hoe een taak moet worden uitgevoerd
Wat is een procesdiagram?
Een procesdiagram, stroomdiagram of flowchart is een visuele, schematische weergave van de processtappen.
Voorbeeld van een procesdiagram:
Stappenplan procesbeschrijving
- Inventarisatie bedrijfsprocessen
- Procesdecompositie
- Processen vastleggen en beschrijven in stroomschema’s/flowcharts.
- Werkinstructies maken
Tools voor procesbeschrijving
Er zijn verschillende tools waarmee je bedrijfsprocessen kunt beschrijven. Met PowerPoint of gratis tools zoals draw.io of Lucidchart bijvoorbeeld, maar voor grotere organisaties kan investeren in geavanceerde software met meer functionaliteiten lonend zijn.
Veelgestelde vragen over procesbeschrijvingen
Wat moet er in een procesbeschrijving staan?
Wat er moet gebeuren, wie dat moet doen en hoe.
Wat is een procesbeschrijving?
Een procesbeschrijving is een stappenplan dat aangeeft hoe een proces moet worden uitgevoerd.
Welke drie soorten processen zijn er?
Primaire processen, besturende processen en ondersteunende processen.
Hoe maak je een werkproces?
Een werkproces maken begint met inventarisatie van alle bedrijfsprocessen. Vervolgens kun je per proces beschrijvingen en visualisaties maken.
