Wat is zakelijke mediation?
Zakelijke mediation is een proces waarbij een neutrale partij, de mediator, helpt om conflicten binnen een bedrijf op te lossen. In plaats van naar de rechter te gaan, gaan de betrokken partijen om de tafel met een mediator om een oplossing te vinden die voor iedereen werkt.
Mediation is een vrijwillig proces, waarbij het belangrijk is dat alle betrokken partijen willen meedoen en samen willen werken aan een oplossing.
Voordelen van zakelijke mediation
- Minder kosten. De kosten van een mediator vallen onder mediationkosten, niet onder juridische kosten. Vaak zijn deze kosten lager dan die van een rechtszaak. Ook duurt een mediationtraject vaak minder lang dan een rechtszaak, waardoor het minder kost.
- Minder tijd. Een rechtszaak kan maanden of zelfs jaren duren. Mediation kan vaak in een aantal sessies worden afgerond.
- Behoud van relaties. Mediation helpt om de relaties bij een zakelijk conflict te herstellen en te verbeteren.
- Hoge mate van vertrouwelijkheid. Alles wat je tijdens mediation bespreekt, blijft vertrouwelijk. In tegenstelling tot bij een rechtszaak, waar het kan zijn dat gevoelige informatie openbaar wordt gemaakt.
- Creatieve en duurzame oplossingen. Een mediator heeft ruimte om te kijken naar een oplossing die past bij alle betrokkenen. Een oplossing waar iedereen zich in kan vinden. Iets wat bij een rechterlijke uitspraak niet altijd mogelijk is.
Wanneer is mediation geschikt?
Business mediation is geschikt voor verschillende conflicten, zowel binnen als tussen bedrijven. Bijvoorbeeld bij zakelijke geschillen tussen zakelijk partners, aandeelhouders of maten in een maatschap, maar ook bij conflicten tussen ondernemers of leidinggevenden en werknemers of tussen medewerkers onderling. Een paar voorbeelden:
Conflicten over werklast en verwachtingen
Een werknemer voelt zich overweldigd door de hoeveelheid werk en heeft een geschil met zijn manager over de verwachtingen.
Wat mediation kan doen: met behulp van een zakelijk mediator kunnen deze partijen een plan maken dat de werklast beter verdeeld en duidelijke verwachtingen stelt. Hiermee kan een klacht bij de arbeidsinspectie of een rechtszaak vanwege onredelijke arbeidsomstandigheden worden voorkomen.
Meningsverschil tussen zakelijke partijen
Twee zakelijke partijen hebben een meningsverschil over de richting van het bedrijf. Partner A wil investeren in nieuwe technologie, partner B wil uitbreiden naar nieuwe markten.
Wat mediation kan doen: een mediator kan deze partners helpen om een strategie te vinden die beide visies combineert. Dit voorkomt dat ze uit elkaar gaan en juridische stappen nemen om het bedrijf te verdelen of elkaar aan te klagen vanwege contractuele verplichtingen.
Conflict tussen afdelingen
De marketing- en verkoopafdeling zijn het oneens over hun verantwoordelijkheden en dit zorgt voor een stroeve samenwerking. De marketingafdeling heeft het gevoel dat hun ideeën niet worden gebruikt, terwijl de verkoopafdeling deze ideeën niet realistisch vindt.
Wat mediation kan doen: mediation kan helpen in het verbeteren van de communicatie en het bevorderen van samenwerking. Zo voorkom je dat het probleem groter wordt en afdelingen elkaar de schuld geven van problemen.
Conflicten over promoties en loonsverhogingen
Een werknemer is teleurgesteld omdat hij geen promotie of loonsverhoging heeft gekregen. Hij denkt dat hij wordt overgeslagen.
Wat kan zakelijke mediation doen: een business mediator kan de werknemer en manager helpen om de situatie op een neutrale manier te bespreken en mogelijke oplossingen te vinden. Dit voorkomt dat de werknemer een juridische klacht indient voor discriminatie of onrechtvaardige behandeling.
Culturele of persoonlijke verschillen
Twee werknemers hebben regelmatig een meningsverschil of onenigheid, omdat ze verschillende culturele achtergronden hebben. Hun onenigheid leidt tot spanning en misverstanden op de werkvloer.
Wat kan mediation doen? Bij (interculturele) conflicten kan mediation helpen om begrip en respect te creëren voor verschillende perspectieven en gewoontes. Beide werknemers kunnen bij een mediator in een vertrouwelijke setting hun standpunten uitleggen om zo samen een manier te vinden die voor hen werkt. Hierdoor kun je klachten over discriminatie of pesterij voorkomen.
Soorten mediation
- Arbeidsmediation: richt zich op een arbeidsconflict tussen werknemers of tussen werknemers en werkgevers. Bijvoorbeeld op conflicten over arbeidsvoorwaarden en beoordelingsgesprekken.
- Partnerschapsmediation: richt zich op zakelijk partners of aandeelhouders die het oneens zijn over de bedrijfsstrategie of operationele zaken.
- Mediation bij bedrijfsovernames: richt zich op conflicten bij fusies en bedrijfsovernames, bijvoorbeeld over de waarde van het bedrijf of de integratie van verschillende bedrijfsculturen.
- Commerciële mediation: richt zich op conflicten tussen bedrijven, zoals contractuele verschillen of leveringsproblemen.
- Teammediation: richt zich op conflicten binnen teams of afdelingen van een bedrijf. Denk aan meningsverschillen over een projectaanpak, rolverdeling of samenwerking.
- Exitmediation: helpt bij het oplossen van conflicten die ontstaan bij het vertrek van een medewerker. Bijvoorbeeld bij discussies over de beëindigingsvoorwaarden, de vaststellingsovereenkomst of de overgang naar een nieuwe baan.
- OR-mediation: helpt bij onenigheid tussen de ondernemingsraad (OR) en de directie. Dit kan bijvoorbeeld gaan over medezeggenschap, bedrijfsbeleid en reorganisaties.
- Pensioenmediation: richt zich op het oplossen van onenigheid over pensioenregelingen, communicatieproblemen tussen pensioenfonds en deelnemers en andere conflicten over pensioenzaken.
- Overheidsmediation: richt zich op conflicten met de rijksoverheid, lokale overheden of overheidsinstanties als de Belastingdienst. Kan ook dienen als brug en/of vertaler tussen twee partijen
Een zakelijke mediator kiezen
De juiste mediator kan het verschil maken in het oplossen van een zakelijk conflict. Maar hoe kies je een zakelijk mediator die past bij je bedrijf en het probleem?
- Ervaring en expertise. Leuk als iemand jarenlange ervaring heeft in de consultancy, maar als jouw bedrijf in de bouw zit heb je daar niks aan. Kies een mediator die eerder in jouw branche heeft gewerkt of die veel werkt aan vergelijkbare conflicten.
- Stijl en aanpak. De ene mediator is heel informeel en zorgt vooral dat jullie met elkaar in gesprek gaan. De ander geeft meer richting aan het gesprek en helpt actief mee om een oplossing te vinden. Welke stijl past bij je bedrijf, bij de bedrijfscultuur en het conflict?
- Referenties en reviews. Vraag om referenties en lees reviews. Dit helpt je een beeld te krijgen van de zakelijke mediator en of deze persoon jou kan helpen bij je zakelijk conflict.
- Kosten en transparantie. Staan de kosten op de website van de mediator of kun je op een andere manier helder krijgen welke kosten je kunt verwachten? Werkt iemand met een uurtarief of met een vast tarief per sessie? Kijk of je meer duidelijkheid kunt krijgen over de kosten, zodat je verrassingen achteraf voorkomt.
- Vrijblijvend contact. De meeste mediators werken met een vrijblijvend gesprek om te zien of er een klik is en of zij de juiste persoon zijn voor jouw conflict. In dit gesprek kun je vragen stellen over de ervaring, aanpak en stijl van deze business mediator.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Hoe ziet een zakelijk mediation traject eruit?
Elk mediationtraject is anders, maar grofweg verloopt een traject volgens deze stappen.
- De voorbereiding. De zakelijke mediator maakt kennis met de partijen en legt uit wat ze kunnen verwachten. De partijen tekenen hier vaak ook de mediation-overeenkomst voor vertrouwelijkheid en vrijwilligheid.
- Intakegesprekken. De mediator spreekt eerst beide partijen afzonderlijk. Zo krijgt hij/zij inzicht in het conflict en de standpunten van beide partijen.
- Mediationsessie(s). De partijen komen met de mediator samen om hun kant van het verhaal te vertellen. Hier helpt hij/zij de betrokkenen om onderliggende behoeften en belangen boven tafel te krijgen.
- Onderhandelen en oplossingen zoeken. Samen bedenken de partijen mogelijke oplossingen, waarbij de mediator creatief denken stimuleert en helpt om haalbare opties te vinden. Om ervoor te zorgen dat de oplossingen voor beide partijen werken, worden ze besproken en geëvalueerd.
- Overeenstemming en afronding. De partijen vinden een oplossing die voor iedereen werkt en leggen deze schriftelijk vast. Ook kijken ze samen met de mediator hoe ze de oplossing kunnen toepassen en wie daarvoor welke stappen moet nemen.
- Nazorg. Wanneer nodig, plant de mediator een extra sessie om te kijken of de uitkomst werkt voor beide partijen. Werken de afspraken of zijn er verbeteringen nodig?
Praktische tips zakelijke mediation
Overweeg je om business mediation te gebruiken om conflicten binnen je bedrijf op te lossen? Dan helpen deze tips je om het proces zo soepel en effectief mogelijk te laten verlopen.
- Bereid je goed voor. Verzamel informatie over het conflict, inclusief de relevante documenten. Denk ook na over wat je wilt bereiken met de mediation. Dit geldt voor beide partijen.
- Kies de juiste tijd en plaats. Kijk bij het plannen van de mediationsessies naar de tijd. Het moet een tijdstip zijn dat iedereen beschikbaar is en niet onder tijdsdruk staat. Zorg voor een locatie waar alle betrokken partijen zich prettig voelen. Dit kan het kantoor van de mediator zijn, maar ook een neutrale, externe locatie.
- Wees open en eerlijk. Wees bereid om open en eerlijk te delen over je standpunten en gevoelens. Hiermee zorg je voor vertrouwen tussen beide partijen. Luister naar wat de andere partij te zeggen heeft en probeer actief om hun perspectief te begrijpen.
- Richt je op het probleem, niet op de persoon. Blijf weg van aanvallen op de persoon en richt je op het conflict.
- Respecteer de vertrouwelijkheid van het traject. Wat tijdens de sessies wordt besproken, moet tussen jou en de andere partij blijven.
- Werk aan een duurzame oplossing. Kijk verder dan wat nu nodig is, maar ook naar wat op de lange termijn werkt en eventuele andere vormen van conflict voorkomt. Denk ook na over hoe een oplossing in de praktijk geïmplementeerd kan worden. Leg de uiteindelijke oplossing schriftelijk vast en zorg dat alle partijen deze ondertekenen.
Veelgestelde vragen over mediation bij zakelijke conflicten
Wat is zakelijke mediation precies?
Mediation is een proces waarbij een neutrale partij, de mediator, helpt om een conflict op te lossen. In plaats van naar de rechter te gaan, praten de betrokken partijen met elkaar onder begeleiding van de mediator om samen een oplossing te vinden.
Hoe lang duurt mediation meestal?
Dat verschilt, maar vaak zijn er meerdere sessies van een tot twee uur nodig. In de meeste gevallen kan het conflict binnen een paar weken of maanden worden opgelost. Dit is afhankelijk van hoe complex de situatie is en in welke mate de betrokken partijen samen willen werken.
Wat kost mediation?
De kosten van mediation zijn meestal lager dan de kosten van een juridische procedure. Hoeveel mediation precies kost, hangt af van de mediator, het aantal gesprekken en de tijd die het kost om het conflict op te lossen.
Is alles wat tijdens mediation wordt besproken vertrouwelijk?
Ja, alles wat tijdens de mediation wordt besproken blijft vertrouwelijk. Dit betekent dat de informatie niet buiten de sessies gedeeld mag worden en niet in een eventuele rechtszaak kan worden gebruikt als die er toch nog komt.
Wat als we tijdens de mediation geen oplossing vinden?
Als je niet tot een oplossing kunt komen tijdens de mediation, dan kun je nog steeds andere stappen zetten. Zoals naar de rechter gaan. Het is een vrijwillig proces, dus er blijven andere opties open.
