Win 3,5 uur per dag! 3 tips om ongestoord te werken

Win 3,5 uur per dag

Zit u net diep geconcentreerd te werken aan een belangrijk stuk, komt er weer iemand binnenvallen: “Heb je even?” Omdat u als ondernemer vaak in een kantooromgeving zit, komen er regelmatig mensen aan uw bureau met vragen.

Als u zich te veel laat (ver)leiden door de onderbrekingen door uw omgeving, dan doet u uw eigen werk en uw eigen belangen tekort. Daarentegen bent u wel druk met het werk en de belangen van een ander. Ten koste van uzelf.

Een rekenvoorbeeld

Zelfs al zijn deze interrupties onderdeel van uw werk als troubleshooter, dan nog wil dat niet zeggen dat uw deur altijd en voor iedereen open moet staan. Deze onderbrekingen kosten bijzonder veel tijd en energie en houden u af van belangrijke zaken.

Een rekenvoorbeeld om inzichtelijk te maken wat dit kost:

• Stel dat u elke dag 15 interrupties krijgt (en dat is voor een gemiddelde ondernemer niet eens veel);
• Stel dat elke interruptie 3 minuten duurt (en dat is voor een gemiddelde interruptie niet eens lang);
• Tel daarbij voor elke onderbreking nog 10 minuten extra op voor de tijd die u kwijt bent om weer volledig geconcentreerd aan het werk te zijn.

Dat is 13 minuten per onderbreking maal 15 onderbrekingen.

Omgerekend is dat 195 minuten, ofwel 3,5 uur per dag!

Hoe waardevol is uw tijd?

De verleiding om toe te geven aan de vraag: “Mag ik een minuutje van je tijd?” is bijna onweerstaanbaar.

Ten eerste lijkt het makkelijker om een snelle vraag meteen te beantwoorden dan dat hij blijft liggen en later nog terugkomt. Daarnaast voelt het vreselijk onbeleefd en bijna onredelijk om deze persoon een antwoord te weigeren.

U kunt er echter ook anders naar kijken. Want eigenlijk (meestal onbewust) zegt de vrager tegen u dat uw tijd minder waardevol is dan die van hem. En dat het hem niet uitmaakt wat u aan het doen bent en dat het vast gemakkelijk is om te onderbreken. Als u er zo naar kijkt, verdient deze vraag geen enkele aandacht van u op welke manier dan ook. Dit is het bijzonder heldere perspectief dat Dan Kennedy geeft in zijn boek No B.S. Time management for Entrepeneurs.

Realiseert u zich daarbij ook dat als mensen gewend zijn dat ze u mogen onderbreken, ze dit steeds vaker doen. Voor elke vraag die er bij ze opkomt, lopen ze langs om u te raadplegen.

Zo komt u van de “heb-je-even-voor-mij-interrupties” af

1. Geef aan dat u druk bent op dit moment. Hoe lastig het ook voor u is, geef niet toe en beantwoordt de vraag niet! Niet omdat u onbeleefd wilt zijn, maar omdat u uw eigen prioriteiten en tijd serieus wilt nemen.

2. Zeg bijvoorbeeld: “Laten we vanmiddag om 16:00 uur afspreken, dan heb ik een kwartier de tijd voor je”. Zo geeft u mensen een alternatief om hun vragen te stellen en u geeft uzelf de mogelijkheid om geconcentreerd te werken.

3. Vul dit aan met: “Vraag me dan in één keer alles wat er op je lijstje staat”. Zo kunt u uw omgeving opvoeden om respectvol met uw tijd om te gaan. Natuurlijk kunt u de mensen in uw omgeving niet in één keer opvoeden, en ook niet in twee keer. Het is voor hen een gewoonte en ze zullen het zeker een tijdje blijven proberen.

Maar als u volhoudt en elke keer dezelfde boodschap geeft, dan komt er een moment dat ze vragen: “Ik heb vijf dingen waar ik het met je over wil hebben, wanneer kunnen we even afspreken?”

Kortom: onverwachte interrupties in uw werk zorgen voor veel tijd- en energieverlies en houden u af van de belangrijke dingen waar u mee bezig bent. Door deze interrupties af te wenden en te verplaatsen naar een gepland moment van de dag, zult u merken dat mensen er aan gewend raken en de interrupties afnemen. Zo kunt ú met tijd en aandacht uw werk doen.

Van dezelfde auteur:

– 3 tips om plannen weer op te pakken »